Nhân viên hành chính (biết tiếng Trung)

1. Công tác lễ tân & tiếp đón

● Phụ trách trực quầy lễ tân và đón tiếp khách hàng, đối tác,

cơ quan ban ngành, ứng viên và khách đến làm việc tại văn

phòng.

● Thực hiện đăng ký, hướng dẫn và điều phối khách đến đúng

bộ phận/người phụ trách; đảm bảo tác phong và hình ảnh

chuyên nghiệp của Công ty.

● Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến khách đến

làm việc, đồng thời cập nhật và lưu trữ thông tin tiếp đón.

● Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, phòng tiếp khách, nước uống

và các công tác hậu cần phục vụ cuộc họp, tiếp khách, sự

kiện nội bộ.

2. Công tác hành chính văn phòng

● Theo dõi và duy trì tình trạng vệ sinh, trật tự và hình ảnh

chuyên nghiệp của khu vực văn phòng.

● Quản lý văn phòng phẩm và các vật tư hành chính: nhập

kho, cấp phát, theo dõi sử dụng, kiểm kê và lập đề xuất mua

sắm khi cần.

● Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ, chứng

từ, văn bản hành chính; duy trì đầy đủ các file và bảng theo

dõi liên quan.

● Theo dõi và tổng hợp các chi phí hành chính, chi phí văn

phòng và các khoản chi nhỏ phát sinh.

3. Công tác hậu cần & vận hành văn phòng

● Phối hợp với Ban quản lý tòa nhà và các đơn vị cung cấp

dịch vụ liên quan đến điện, nước, internet, vệ sinh, sửa

chữa và các vấn đề cơ sở vật chất.

● Theo dõi, xử lý và báo cáo kịp thời các sự cố liên quan đến

trang thiết bị, cơ sở vật chất và môi trường làm việc.

● Quản lý việc tiếp nhận, đăng ký và phân phát thư từ, bưu

phẩm, hồ sơ và hàng hóa gửi đến văn phòng.

● Có khả năng xử lý các lỗi cơ bản của thiết bị văn phòng

như máy in, máy chiếu và các thiết bị hỗ trợ họp.

4. Thông tin & phối hợp với Tổng bộ

● Tiếp nhận các thông tin, yêu cầu và chỉ đạo từ Tổng bộ; chủ

động phối hợp với các bộ phận liên quan để triển khai và

theo dõi tiến độ.

● Soạn thảo, tổng hợp và báo cáo các thông tin hành chính,

tình hình vận hành văn phòng theo yêu cầu của cấp trên.

● Thực hiện trao đổi công việc bằng tiếng Trung với nhân sự

Tổng bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, rõ

ràng và kịp thời.

● Tiếp nhận và phản hồi các cuộc gọi, tin nhắn, yêu cầu hành

chính từ các kênh liên lạc của Công ty; chuyển tiếp đến

đúng người phụ trách khi cần.

5. Hoạt động nội bộ & các công việc khác

● Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ như team building,

sinh nhật, phúc lợi lễ Tết, hoạt động văn hóa doanh

nghiệp...

● Hỗ trợ triển khai các thông báo, quy định và chính sách của

Công ty đến nhân viên.

● Thực hiện các công việc hành chính, hậu cần và các nhiệm

vụ phát sinh khác theo sự phân công của cấp trên.