Legal Operations Executive

1. Mục tiêu vị trí

• Phụ trách vận hành và triển khai các công việc pháp lý – doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ, thủ tục, chứng từ và timeline được xử lý đầy đủ, chính xác và đúng hạn.
• Là đầu mối phối hợp giữa Legal Lead, các phòng ban nội bộ, đối tác/vendor và các đơn vị liên quan; chủ động theo dõi, cảnh báo rủi ro và xử lý các vấn đề phát sinh.

2. Trách nhiệm chính

• Corporate Legal Operations (35%): Thực hiện/theo dõi thành lập, thay đổi thông tin doanh nghiệp, NĐD, cổ đông/UBO, địa chỉ, ngành nghề, vốn, chi nhánh/VPĐD, tạm ngừng, chuyển nhượng, giải thể; kiểm tra checklist và follow hồ sơ đến khi hoàn tất.
• Người đại diện theo pháp luật: Tìm kiếm, sàng lọc và duy trì network ứng viên; kiểm tra thông tin/hồ sơ và phối hợp thủ tục bổ nhiệm/thay đổi NĐD.
• Legal Documentation & Compliance (20%): Quản lý corporate records, giấy phép, hồ sơ pháp lý; theo dõi thời hạn gia hạn/cập nhật; hỗ trợ BHXH, ngân hàng, văn phòng và các compliance matters cơ bản.
• Partner/Vendor Coordination (20%): Làm việc với law firm, kế toán, ngân hàng, corporate service provider và đối tác; theo dõi scope, timeline, quotation, invoice, deliverables và issue phát sinh.
• Internal Coordination & Reporting (15%): Chuyển yêu cầu thành checklist/action plan; phối hợp Accounting, Finance, HR, Admin và các team liên quan; cập nhật tracker, deadline, pending matters và đề xuất cải tiến quy trình.
• International Corporate Support (10%): Hỗ trợ corporate matters tại nước ngoài, làm việc với foreign service providers, theo dõi hồ sơ/chi phí/timeline và trao đổi email, tài liệu bằng tiếng Anh.

3. Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Luật/ Luật Kinh tế hoặc lĩnh vực kinh tế.
• Từ 2 năm kinh nghiệm trong Legal Operations, Corporate Legal, Corporate Affairs, Legal/Compliance hoặc Corporate Services.
• Có kinh nghiệm thực tế về hồ sơ doanh nghiệp và quy trình thay đổi đăng ký doanh nghiệp; hiểu cơ bản về corporate governance, NĐD, cổ đông/chủ sở hữu/UBO, chi nhánh/VPĐD và giải thể.
• Có khả năng quản lý nhiều hồ sơ và deadline cùng lúc; chủ động follow-up và ownership đến khi hoàn tất.
• Cẩn thận, chú ý chi tiết, có khả năng kiểm tra hồ sơ và phát hiện thiếu/sai thông tin.
• Giao tiếp và phối hợp tốt với các phòng ban nội bộ, vendor và đối tác.
• Tiếng Anh tốt trong đọc hiểu tài liệu và viết email; có thể trao đổi công việc với đối tác nước ngoài.
• Thành thạo Word/Excel/Google Workspace; biết sử dụng công cụ quản lý task/document là lợi thế.

4. Ưu tiên

• Từng quản lý nhiều pháp nhân/corporate matters cùng lúc.
• Từng làm việc tại law firm, corporate service provider hoặc công ty/tập đoàn có yếu tố nước ngoài.
• Có kinh nghiệm làm việc với foreign clients/partners hoặc xử lý corporate matters tại nhiều jurisdiction.
• Có khả năng xây dựng checklist, tracker và cải tiến quy trình Legal Operations.