Job description for Lễ Tân Kiêm Hành Chánh Văn Phòng at Công ty Cổ Phần Năng Lượng Samurai
Lễ Tân Kiêm Hành Chánh Văn Phòng
CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG SAMURAI
- Giới thiệu công ty
Samurai Solar cung cấp thiết bị, vật tư mang thương hiệu Samurai và các giải pháp điện năng lượng mặt trời cho nhà dân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp và dự án. Hoạt động gồm tư vấn, cung cấp thiết bị, thi công, lắp đặt và bảo dưỡng hệ hòa lưới bám tải, hệ Hybrid có lưu trữ; đồng thời kinh doanh sản phẩm từ các nhà cung cấp khác.
Chúng tôi hướng đến xây dựng thương hiệu Việt uy tín trong lĩnh vực công nghệ năng lượng mặt trời, cùng mạng lưới đối tác và đội ngũ chuyên môn có năng lực.
- Thông tin vị trí
-Hình thức làm việc: Toàn thời gian.
-Thời gian làm việc: 08h đến 17h, nghỉ trưa 1 tiếng.
-Báo cáo cho: Ban Giám đốc.
-Thu nhập từ 8.000.000 VNĐ/tháng.
- Mục tiêu công việc
Đảm bảo hoạt động đón tiếp và hành chánh văn phòng chuyên nghiệp; hỗ trợ tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự và kết nối khách hàng với đúng bộ phận phụ trách.
- Mô tả công việc
Lễ tân và đón tiếp
-Đón tiếp khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và ứng viên tại văn phòng hoặc showroom; xác nhận nhu cầu và liên hệ người phụ trách.
-Tiếp nhận điện thoại, tin nhắn qua các kênh được phân công; ghi nhận đầy đủ thông tin, chuyển cho kinh doanh, kỹ thuật hoặc chăm sóc khách hàng và theo dõi việc tiếp nhận.
-Chuẩn bị phòng họp, lịch hẹn, khu vực tiếp khách; giữ tài liệu giới thiệu, bảng thông tin và khu vực lễ tân gọn gàng, cập nhật.
Hành chánh văn phòng
-Tiếp nhận, phân loại, chuyển và lưu trữ công văn, thư từ, bưu phẩm; soạn thông báo, biểu mẫu và biên bản theo hướng dẫn.
-Quản lý văn phòng phẩm, vật dụng và danh mục tài sản; theo dõi cấp phát, bảo trì và đề xuất mua sắm theo phê duyệt.
-Hỗ trợ đặt lịch họp, lịch công tác, phương tiện và nơi lưu trú; tập hợp chứng từ chi phí hành chánh chuyển kế toán.
-Quản lý con dấu, hồ sơ và tài liệu trong phạm vi được giao; không tự ý ký hoặc đóng dấu.
-Cập nhật danh bạ, nhắc lịch và theo dõi các yêu cầu hỗ trợ; bảo mật thông tin khách hàng và tài liệu công ty.
Hỗ trợ tuyển dụng và nhân sự
-Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng đã được Ban Giám đốc phê duyệt; hỗ trợ cập nhật mô tả công việc và đăng tin trên các kênh được phân công.
-Tiếp nhận, sắp xếp và sàng lọc thông tin ứng viên theo tiêu chí đã thống nhất; chuyển hồ sơ cho người phụ trách đánh giá.
-Liên hệ ứng viên, sắp xếp và nhắc lịch phỏng vấn, theo dõi kết quả; gửi thông báo hoặc thư mời nhận việc theo nội dung đã được duyệt.
-Chuẩn bị hồ sơ, nơi làm việc và hướng dẫn nhân sự mới; cập nhật danh sách nhân sự, theo dõi thời gian thử việc và nhắc lịch đánh giá.
-Tổng hợp chấm công, nghỉ phép, tăng ca và biến động nhân sự; chuyển dữ liệu đã được xác nhận cho kế toán lập bảng lương.
-Bảo mật hồ sơ ứng viên, nhân viên; không tự quyết định tuyển dụng, mức lương hoặc điều kiện nhận việc.
- Yêu cầu ứng viên
-Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học; ưu tiên hành chánh, quản trị văn phòng hoặc ngành liên quan.
-Ưu tiên từ 1 năm kinh nghiệm lễ tân hoặc hành chánh; ứng viên ít kinh nghiệm nhưng phù hợp có thể được xem xét.
-Giao tiếp rõ ràng, lịch sự; biết lắng nghe, xử lý tình huống cơ bản và phối hợp với nhiều bộ phận.
-Sử dụng được Word, Excel, email và công cụ lịch làm việc; có khả năng quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ.
-Cẩn thận, đúng giờ, chủ động và bảo mật; ưu tiên từng hỗ trợ tuyển dụng hoặc làm tại showroom, doanh nghiệp kỹ thuật.
- Tiêu chí đánh giá công việc
-Đón tiếp và chuyển thông tin đúng người, đầy đủ, không bỏ sót.
-Hồ sơ, tài sản và đầu việc hành chánh được quản lý rõ ràng, đúng hạn.
-Lịch phỏng vấn, hồ sơ ứng viên và dữ liệu chấm công được cập nhật chính xác.
- Thu nhập và quyền lợi
-Thu nhập từ 8.000.000 VNĐ/tháng; mức cụ thể được trao đổi theo năng lực và kinh nghiệm.
-Thời gian thử việc: 1 tháng; thời hạn cụ thể trong hợp đồng không vượt giới hạn pháp luật áp dụng cho công việc.
-Lương thử việc bằng 85% lương chính thức đã thỏa thuận cho vị trí.
-Hợp đồng thử việc rõ ràng, thể hiện công việc, thời hạn, mức lương và quyền, nghĩa vụ của hai bên. Khi đạt yêu cầu thử việc, ký hợp đồng lao động chính thức với các điều khoản rõ ràng.
-Được tham gia và hưởng chế độ BHXH theo đúng quy định của Nhà nước; các chế độ bảo hiểm, nghỉ phép và quyền lợi khác thực hiện theo quy định áp dụng.
-Được hướng dẫn nghiệp vụ hành chánh, hỗ trợ tuyển dụng, quy trình tiếp nhận khách và thông tin sản phẩm.
-Các khoản phụ cấp, thưởng và chế độ công tác hoặc làm thêm giờ liên quan được trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.
