Job description for Kesekretariatan & Pengadaan at Pusat Koperasi Karyawan PT. Perkebunan Nusantara VIII
Kesekretariatan & Pengadaan
Kami membuka kesempatan bagi individu yang teliti, bertanggung jawab, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik untuk bergabung sebagai Staf Kesekretariatan & Pengadaan.
Posisi ini berperan dalam mendukung kelancaran operasional koperasi melalui pengelolaan administrasi kesekretariatan, pengarsipan dokumen, korespondensi, penjadwalan kegiatan, serta proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan prosedur koperasi. Kandidat diharapkan mampu bekerja secara sistematis, menjaga kerahasiaan dokumen, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, serta mampu berkoordinasi dengan berbagai unit kerja maupun mitra eksternal.
Posisi ini sangat cocok bagi individu yang menyukai pekerjaan administratif, memiliki kemampuan organisasi yang baik, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
Tanggung Jawab Utama
* Mengelola administrasi surat masuk dan surat keluar perusahaan.
* Menyusun, mendistribusikan, dan mengarsipkan dokumen perusahaan baik dalam bentuk fisik maupun digital.
* Membantu penyusunan surat, memo, notulen rapat, laporan, dan dokumen administrasi lainnya.
* Mengatur jadwal rapat, agenda pimpinan, serta kebutuhan administrasi kegiatan perusahaan.
* Melakukan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
* Meminta dan melakukan evaluasi penawaran harga dari vendor/supplier.
* Menyiapkan dokumen pengadaan seperti permintaan pembelian, purchase order (PO), berita acara, dan dokumen pendukung lainnya.
* Melakukan koordinasi dengan vendor terkait proses pemesanan, pengiriman, hingga penyelesaian administrasi pembelian.
* Memastikan proses pengadaan berjalan sesuai prosedur, anggaran, dan jadwal yang telah ditetapkan.
* Mengelola database vendor serta melakukan evaluasi administratif terhadap kinerja supplier.
* Melakukan monitoring stok barang kebutuhan operasional bersama unit terkait.
* Membantu pelaksanaan administrasi aset dan inventaris perusahaan.
* Menyusun laporan administrasi kesekretariatan dan pengadaan secara berkala.
* Melaksanakan tugas administratif lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai kebutuhan perusahaan.
Kualifikasi
* Pendidikan minimal D3/S1 dari semua jurusan (Administrasi Perkantoran, Manajemen, atau bidang terkait lebih diutamakan).
* Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi, sekretariat, atau pengadaan menjadi nilai tambah.
* Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan baik.
* Memiliki kemampuan administrasi dan pengarsipan dokumen yang rapi.
* Memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi, dan koordinasi yang baik.
* Teliti, disiplin, jujur, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi.
* Mampu bekerja dengan target waktu (deadline) serta mengelola beberapa pekerjaan secara bersamaan.
* Memiliki kemampuan analisis sederhana dalam membandingkan penawaran vendor menjadi nilai tambah.
* Bersedia mempelajari sistem administrasi dan pengadaan yang diterapkan perusahaan.
Kualifikasi Pribadi
* Berorientasi pada pelayanan (service oriented).
* Memiliki kemampuan problem solving yang baik.
* Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
* Memiliki inisiatif tinggi dan mampu bekerja secara proaktif.
* Mampu bekerja sama dalam tim maupun secara mandiri.
* Memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.
