Job description for Kế toán công trình at CỔ PHẦN BIA QUỐC TẾ CAMEL
1. Theo dõi nhập – xuất – tồn tại công trình
• Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ tại công trình.
• Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ nhập, xuất, điều chuyển vật tư.
• Lập và cập nhật phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo đúng quy trình.
• Ghi nhận số liệu nhập – xuất – tồn hằng ngày trên file Excel hoặc phần mềm quản lý của Công ty.
• Theo dõi vật tư được cấp phát theo từng tổ đội, bộ phận hoặc hạng mục thi công.
• Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, chứng từ và báo cáo của thủ kho.
• Phát hiện và báo cáo kịp thời các trường hợp:
o Chênh lệch số liệu nhập – xuất – tồn.
o Vật tư thiếu, thừa hoặc hư hỏng.
o Chứng từ không đầy đủ.
o Xuất vật tư không đúng quy trình hoặc chưa được phê duyệt.
• Lập báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu.
• Tham gia kiểm kê vật tư, thiết bị và công cụ dụng cụ định kỳ hoặc đột xuất.
• Phối hợp theo dõi việc thu hồi vật tư, thiết bị và công cụ dụng cụ sau khi sử dụng.
2. Kiểm tra hồ sơ, hóa đơn và chứng từ
• Tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại công trình.
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn gồm: tên đơn vị, mã số thuế, nội dung hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế…
• Kiểm tra sự phù hợp giữa hóa đơn với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận.
• Tổng hợp chứng từ và chuyển về Phòng Kế toán theo đúng thời hạn.
• Theo dõi các chứng từ còn thiếu và phối hợp với bộ phận liên quan để hoàn thiện.
• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo từng tháng, nhà cung cấp và nội dung phát sinh.
• Không tiếp nhận hoặc đề xuất thanh toán đối với hồ sơ không đầy đủ, sai thông tin hoặc chưa được phê duyệt.
3. Thực hiện công tác hành chính tại dự án
• Theo dõi, tổng hợp và thực hiện chấm công cho cán bộ, nhân viên và người lao động tại dự án.
• Kiểm tra thời gian làm việc, nghỉ phép, đi muộn, về sớm, làm thêm giờ và nghỉ công.
• Tổng hợp bảng chấm công và gửi về bộ phận phụ trách đúng thời hạn.
• Theo dõi danh sách nhân sự làm việc tại công trường.
• Cập nhật tình hình tăng, giảm và điều chuyển nhân sự tại dự án.
• Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ ra vào công trường và các giấy tờ hành chính liên quan.
• Tiếp nhận, chuyển giao và lưu trữ công văn, biểu mẫu, đề nghị, biên bản tại dự án.
• Hỗ trợ chuẩn bị biểu mẫu, báo cáo và hồ sơ theo yêu cầu của Chỉ huy trưởng công trình.
• Phối hợp với Phòng Hành chính – Nhân sự trong các công việc liên quan đến người lao động tại dự án.
4. Phối hợp và hỗ trợ công việc kho
• Phối hợp với thủ kho trong việc tiếp nhận, kiểm đếm và bàn giao vật tư, thiết bị.
• Hỗ trợ lập phiếu nhập kho, xuất kho và biên bản giao nhận.
• Đối chiếu số liệu kho với số lượng vật tư thực tế.
• Hỗ trợ sắp xếp hồ sơ kho và chứng từ nhập, xuất.
• Tạm thời thực hiện hoặc thay thế một số công việc của thủ kho khi:
o Thủ kho nghỉ phép hoặc vắng mặt.
o Công trình có khối lượng nhập, xuất lớn.
o Có yêu cầu từ Chỉ huy trưởng hoặc cấp quản lý.
• Khi thay thế thủ kho, phải thực hiện đầy đủ việc kiểm đếm, bàn giao và lập biên bản theo quy định.
• Không tự ý xuất vật tư khi chưa có phiếu xuất hoặc chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
5. Lập báo cáo công việc
• Báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư, thiết bị và công cụ dụng cụ.
• Báo cáo tình hình chấm công và nhân sự tại dự án.
• Báo cáo hóa đơn, chứng từ đã nhận, còn thiếu hoặc cần điều chỉnh.
• Báo cáo các khoản chi phí và phát sinh tại công trường theo phân công.
• Báo cáo kết quả kiểm kê và các chênh lệch phát hiện.
• Báo cáo ngay cho cấp quản lý khi phát hiện nguy cơ thất thoát vật tư, sai lệch chứng từ hoặc vi phạm quy trình.
• Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng, Chỉ huy trưởng hoặc Ban Giám đốc.
6. Công việc khác
• Phối hợp với các bộ phận kế toán, kho, vật tư, hành chính và kỹ thuật để hoàn thành công việc.
• Hỗ trợ công tác kiểm kê, nghiệm thu và bàn giao tại dự án.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
• Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin, số liệu và hồ sơ của Công ty.
