Job description for Internal Operations Coordinator at Công ty TNHH Truyền Thông Xu Hướng Sài Gòn - Saigon Trend Media
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Đóng vai trò đầu mối điều phối và kết nối thông tin giữa Ban Giám đốc (BOD) và các phòng ban, đảm bảo các hoạt động nội bộ được triển khai thống nhất, hiệu quả và đúng định hướng của Công ty.
- Tiếp nhận, rà soát và đánh giá các đề xuất, yêu cầu từ phòng ban; phân tích tính hợp lý, khả thi và mức độ ưu tiên trước khi trình BOD xem xét, phê duyệt. Theo dõi việc thực hiện các quyết định, nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp tối ưu quy trình, chi phí và nguồn lực.
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Tiếp nhận, rà soát và đánh giá đề xuất nội bộ
- Tiếp nhận các đề xuất, yêu cầu phê duyệt và vấn đề phát sinh từ phòng ban trước khi trình BOD.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, phù hợp với quy định và định hướng của Công ty.
- Phân tích tính khả thi, mức độ cần thiết, hiệu quả dự kiến và tác động đến ngân sách, nguồn lực.
- Làm việc với bộ phận liên quan để xác minh, làm rõ và bổ sung thông tin.
- Tổng hợp nhận định, đánh giá và đề xuất phương án xử lý để BOD ra quyết định.
2. Điều phối hoạt động giữa BOD và các phòng ban
- Truyền đạt thông tin, chỉ đạo và quyết định từ BOD đến các bộ phận liên quan.
- Điều phối công việc liên phòng ban, làm rõ trách nhiệm và tiến độ.
- Theo dõi nhiệm vụ BOD giao, nhắc nhở và cập nhật tình trạng thực hiện.
- Nhận diện điểm nghẽn, đề xuất giải pháp và báo cáo vấn đề vượt thẩm quyền.
- Đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và bảo mật.
3. Giám sát và tối ưu vận hành nội bộ
- Theo dõi việc tuân thủ quy trình, quy định và quyết định quản lý.
- Rà soát quy trình phối hợp, nhận diện chồng chéo và lãng phí nguồn lực.
- Đề xuất cải tiến quy trình, đơn giản hóa thủ tục và nâng cao hiệu quả.
- Phối hợp triển khai và đánh giá hiệu quả giải pháp đã được phê duyệt.
4. Báo cáo và hỗ trợ BOD ra quyết định
- Tổng hợp báo cáo tiến độ, tình trạng công việc và vấn đề cần BOD xem xét.
- Phân tích thông tin, số liệu và đưa ra nhận định khách quan, có cơ sở.
- Chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ họp điều hành khi được yêu cầu.
- Theo dõi kết quả sau phê duyệt, đảm bảo triển khai đúng nội dung và thời hạn.
- Thực hiện nhiệm vụ điều phối khác theo phân công của BOD/COO.
III. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
1. Trình độ và kinh nghiệm
- Ứng viên Nữ, tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Vận hành, Kinh tế hoặc liên quan.
- Có tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm ở các vị trí Operations Coordinator, Business Operations, Executive Assistant, Project Coordinator hoặc các vai trò tương đương trong lĩnh vực Web3/Blockchain.
- Ưu tiên kinh nghiệm làm việc trực tiếp với BOD và điều phối nhiều phòng ban.
- Kinh nghiệm rà soát đề xuất, tổng hợp báo cáo, theo dõi tiến độ và cải tiến quy trình là lợi thế.
2. Kỹ năng chuyên môn
- Analytical & Critical Thinking: Phân tích, đánh giá tính hợp lý và rủi ro của đề xuất.
- Coordination & Follow-up: Điều phối, quản lý tiến độ và thúc đẩy phối hợp.
- Problem Solving: Xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp thực tế.
- Communication: Giao tiếp rõ ràng, đặt câu hỏi và làm rõ thông tin.
- Reporting: Tổng hợp báo cáo ngắn gọn, logic, tập trung vào giải pháp.
- Thành thạo Google Workspace, Microsoft Office và công cụ quản lý công việc;
- Thành thạo tiếng Anh, có khả năng giao tiếp, trao đổi công việc và soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.
3. Phẩm chất cá nhân
- Tư duy logic, khách quan, cẩn thận, chú trọng chi tiết.
- Có chính kiến, khả năng phản biện và đánh giá độc lập.
- Chủ động, trách nhiệm, theo sát công việc đến khi hoàn thành.
- Khéo léo trong giao tiếp và phối hợp liên phòng ban.
- Bảo mật thông tin, tuân thủ nguyên tắc và quản lý tốt nhiều đầu việc.
