GIÁM ĐỐC VẬN HÀNH - COO

1. GIỚI THIỆU CÔNG TY

NEMI GROUP là một hệ sinh thái bao gồm thương mại điện tử và các dịch vụ liên quan. Mục tiêu của NEMI GROUP là trở thành một đơn vị tiên phong trong khai phá thị trường mới thông qua thương mại điện tử và hỗ trợ các nhà bán hàng triển khai global hiệu quả.

Là đơn vị tiên phong trong việc khai phá các thị trường tiềm năng thông qua thương mại điện tử và cung cấp đầy đủ các dịch vụ giúp các nhà bán hàng triển khai Global hiệu quả tối đa

Achieve Your Goals mang theo tinh thần xây dựng ước mơ và sự nghiệp không chỉ cho NEMI mà cho mỗi cá nhân trong công ty. Không chỉ coi đây là một công việc mà hãy coi nó là một sự nghiệp để cùng nhau CHẠM TỚI ƯỚC MƠ!

Fanpage: NEMI - Achieve Your Goals

2. MỤC TIÊU VỊ TRÍ:

Group Operations Director chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống quản trị toàn NEMI Group, giúp CEO có khả năng:

• Nhìn thấy chính xác tình trạng hoạt động của từng Business Unit.
• Đo lường hiệu suất bằng dữ liệu.
• Phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro.
• Đảm bảo các quyết định của CEO được triển khai đến cùng.
• Tăng accountability của đội ngũ quản lý.
• Chuẩn hóa hoạt động giữa các Business Unit.
• Giảm sự phụ thuộc của tổ chức vào việc CEO trực tiếp điều hành.

Mục tiêu cuối cùng:

Xây dựng một management system giúp NEMI có thể scale từ 180 lên 300+ nhân sự mà không làm tăng tương ứng mức độ tham gia vận hành trực tiếp của CEO.

3. TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

A. Organization & Governance

Đánh giá và thiết kế lại cơ cấu quản trị toàn Group.

• Bao gồm:
• Organization Structure.
• Reporting Line.
• Span of Control.
• Job Accountability.
• Decision Rights.
• Delegation of Authority.
• RACI.
• BU Charter.
• Shared Services model.
• Đảm bảo mỗi vị trí quản lý đều rõ:
• Tôi chịu trách nhiệm cho outcome nào?
• Tôi có quyền quyết định điều gì?
• Khi nào phải escalate?

B. Business Performance Management

• Phối hợp cùng CEO, Finance và các BU Lead xây dựng hệ thống KPI cho toàn Group.
• Thiết lập:
• Group KPI.
• BU KPI.
• Functional KPI.
• Management Dashboard.
• Weekly/Monthly/Quarterly Performance Review.
• Theo dõi các chỉ số quan trọng như:
• Revenue.
• Gross Profit.
• Contribution Margin.
• Net Profit.
• Cost.
• Productivity/head.
• Revenue/head.
• Profit/head.
• Marketing efficiency.
• Inventory.
• Warehouse productivity.
• Working capital.
• Headcount efficiency.
• Chủ động phát hiện:
• Performance deterioration.
• Cost inefficiency.
• Resource inefficiency.
• Operational bottleneck.
• Organizational problems.
• Không chỉ báo cáo số liệu mà phải:
• Identify → Diagnose → Assign → Follow up → Close.

C. CEO Execution Office

Chuyển các priority của CEO thành chương trình hành động cụ thể.

Ví dụ:

• CEO đưa ra mục tiêu:
• “Giảm 15% overhead.”
• “Chuẩn hóa quản trị toàn Group.”
• “Tăng productivity/head 20%.”
• “Restructure warehouse.”

Operations Director chịu trách nhiệm:

• Breakdown mục tiêu.
• Xây project plan.
• Xác định owner.
• Xác định KPI.
• Deadline.
• Theo dõi execution.
• Xử lý blocker.
• Escalate khi cần thiết.
• Báo cáo kết quả cho CEO.
• CEO không trực tiếp project-manage các initiative này.

D. Management Operating System

• Thiết kế và điều hành management cadence:
• Weekly Business Review
• Theo dõi:
• KPI.
• Variance.
• Red flags.
• Root cause.
• Corrective actions.
• Monthly Business Review
• Review sâu:
• Business performance.
• Financial performance.
• Productivity.
• Forecast.
• Risks.
• Resource requirements.
• Quarterly Business Review
• Phối hợp CEO review:
• Strategy.
• Capital allocation.
• Organization.
• Leadership.
• Portfolio performance.
• Đảm bảo meeting tạo ra:
• Decision + Owner + Deadline
• thay vì chỉ trao đổi thông tin.

E. Cross-functional Operations

• Điều phối hoạt động giữa:
• Business Units.
• HR.
• Finance.
• Warehouse.
• Ads.
• Procurement/Sourcing.
• E-commerce.
• Administrative Operations.
• Phát hiện và giải quyết các vấn đề nằm giữa nhiều phòng ban mà không có một owner rõ ràng.

F. Operational Excellence

• Liên tục đánh giá:
• Process.
• Cost.
• Productivity.
• Manpower.
• Automation.
• Resource allocation.
• Đề xuất và triển khai các chương trình cải thiện hiệu suất.
• Nguyên tắc:
• Không tăng headcount nếu vấn đề có thể giải quyết bằng process, technology hoặc organization design.

G. Leadership Accountability

• Thiết lập accountability đối với đội ngũ manager/BU Lead.
• Khi KPI không đạt:
• Xác định variance.
• Yêu cầu root-cause analysis.
• Thống nhất corrective action.
• Chỉ định owner.
• Deadline.
• Follow-up.
• Escalate nếu không thực hiện.
• Operations Director không làm thay manager nhưng chịu trách nhiệm đảm bảo manager xử lý vấn đề đến cùng.

H. Internal Control & Risk

• Phối hợp Finance/HR xây dựng các control quan trọng:
• Expense approval.
• Procurement.
• Inventory.
• Payroll.
• Advertising accounts.
• Contract.
• Payment.
• Cash management.
• Employee compliance.
• Data/reporting.
• Chủ động phát hiện operational risk và đề xuất biện pháp kiểm soát.

4. KPI:

Không đánh giá COO bằng “hoàn thành công việc”.

• Organization
• % vị trí quản lý có accountability/KPI rõ ràng.
• % BU vận hành đúng management cadence.
• % action items hoàn thành đúng deadline.
• Performance
• Productivity/head.
• Profit/head.
• Overhead/Revenue.
• Operational cost.
• Performance variance.
• Execution
• % CEO strategic initiatives đạt deadline.
• % red flags được xử lý đúng SLA.
• Average issue resolution time.
• Management
• Reporting accuracy.
• Reporting timeliness.
• Forecast accuracy.
• Management discipline.
• CEO Dependency
• Giảm số lượng operational decisions cần CEO trực tiếp tham gia.

5. YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

• Ưu tiên ứng viên:
• 6–10+ năm kinh nghiệm.
• Tối thiểu 3–5 năm ở vị trí Head/Director/COO/Deputy COO tương đương.
• Đã trực tiếp quản trị organization từ 150–500+ nhân sự.
• Có kinh nghiệm xây management system từ giai đoạn chưa hoàn thiện.
• Có năng lực P&L và financial analysis tốt.
• Có kinh nghiệm KPI/OKR/Performance Management.
• Có kinh nghiệm restructuring.
• Có khả năng làm việc trực tiếp với Founder/CEO.
• Strong analytical thinking.
• Strong execution.
• Strong stakeholder management.
• Ưu tiên background:
• E-commerce, Retail, FMCG, Distribution, Technology, Logistics, Startup/Scale-up hoặc mô hình multi-BU.

6. KHÔNG PHÙ HỢP NẾU :

• Ứng viên chủ yếu mạnh:
• Administration.
• Office management.
• ISO/process documentation.
• Logistics đơn thuần.
• Reporting.
• Project coordination.
• nhưng thiếu:
• P&L thinking + Data + Organization + Execution + Leadership.

7. QUYỀN LỢI :

• Lương cứng: 60-80tr Gross Fixed + 15–30% annual performance bonus
• ESOP sau 12 tháng
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, có cơ hội thăng tiến.
• 12 ngày nghỉ phép/ năm, phụ cấp gửi xe
• Tham gia các hoạt động tập thể của công ty,
• Thưởng lễ Tết, sinh nhật,... lương tháng 13 đầy đủ
• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN… và các chế độ khác theo quy định của công ty
• Du lịch công ty 2 lần/ năm

8. ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN LÀM VIỆC

Địa chỉ - VP HN : 102 Trường Chinh - Kim Liên - Hà Nội

Thời gian làm việc:

Thứ 2 - Thứ 6: 08:00 -17:30

Thứ 7: 08:00 - 16: 00 ( Happy hour 16:00 - 17:00)

Nghỉ chiều thứ 7 xen kẽ