Job description for [EVENT-SUMMIT] Account and Coordinator (3-month-freelance) at The Purpose Group
#EVENT_COORDINATOR
#EVENT_ACCOUNT_EXECUTIVE
#EVENT_OPERATIONS_MANAGER
Vietnam Brand Purpose đang tìm kiếm các bạn freelancer phụ trách chuẩn bị - lên kế hoạch - điều phối - triển khai và tổ chức sự kiện/hội thảo trong 03 tháng.
_
1. Event Execution
- Tham gia planning và execute từ pre-event đến onsite.
- Follow timeline, checklist, event flow và đảm bảo các hạng mục được chạy đúng tiến độ.
- Quản lý các hạng mục từ venue, setup, branding, AV/technical, printing, catering, transportation, guest materials...
- Có mặt onsite, coordinate các bên liên quan và xử lý các tình huống phát sinh để chương trình diễn ra suôn sẻ.
2. Guest / VIP / Speaker Management
- Chuẩn bị chu đáo và hỗ trợ tận tình cho các khách mời VIP, diễn giả, chuyên gia, hội đồng bầu cử/chấm giải, nhà tài trợ, đối tác... trước - trong - và sau event.
- Phụ trách soạn & gửi thư mời và các thông tin cần thiết cho khách mời.
- Đón tiếp, hướng dẫn và hỗ trợ khách mời xuyên suốt chương trình.
3. Client / Partner / Vendor Coordination
- Làm việc trực tiếp với các bên liên quan để follow-up yêu cầu, timeline và deliverables.
- Brief, follow & coordinate với các bên vendor / supplier / production house / venue / hotel / transportation partners...
- Luôn nắm bắt tốt tình hình, chủ động đặt vấn đề và giải pháp phù hợp khi xảy ra tình huống bất ngờ.
4. Event Content & Social
- Tham gia triển khai đăng tải nội dung truyền thông trên các kênh social media.
- Làm việc với các team Social / Creative / Media để đảm bảo event communication đúng thông điệp, đúng mục tiêu.
5. Post-event
- Follow-up các công việc sau event, từ content, media materials đến vendor documents: nghiệm thu & thanh toán.
- Tổng hợp feedback, hình ảnh, data và các thông tin cần thiết cho post-event report.
##REQUIREMENTS
- Có ít nhất 2–3 năm kinh nghiệm chạy Event, làm việc trong Event Agency với các vị trí: Account, Project Coordination, Marketing/Communication hoặc các vị trí tương đương.
- Có kinh nghiệm chạy high-level event / conference / summit / workshop / corporate event; từng chạy các event có VIP, ban giám khảo, diễn giả hoặc khách mời cấp cao là một lợi thế.
- Giao tiếp tốt, làm việc được với nhiều người.
- Tư duy tổ chức và hệ thống hóa tốt, cẩn thận tỉ mỉ và multi-task.
- Có khả năng follow timeline, checklist và chase deliverables tới cùng.
- Xử lý tình huống nhanh, linh hoạt và biết ứng biến trong mọi hoàn cảnh.
- Mạnh về customer-service mindset và tinh tế trong việc take care khách mời.
- Tiếng Anh tốt, đặc biệt là khả năng giao tiếp và soạn email tới khách mời/đối tác.
- Thành thạo MS Office / Google Workspace.
- Sẵn sàng onsite, chạy event và làm ngoài giờ khi có yêu cầu.
###PAYMENT
Lương/thù lao được thỏa thuận trong phỏng vấn và trả theo từng tháng.
