Chuyên viên Tổ chức Sự kiện

Mô tả công việc

1. Lập kế hoạch và phối hợp sự kiện

• Phát triển kế hoạch: hợp tác với các bên liên quan để lên ý tưởng và phát triển kế hoạch sự kiện phù hợp với thương hiệu, mục tiêu và các giá trị cốt lõi của CREASIA.
• Công tác hậu cần: quản lý việc lựa chọn địa điểm, đàm phán với nhà cung cấp, lập ngân sách, ăn uống và yêu cầu kỹ thuật.
• Quản lý thời gian: tạo ra các mốc thời gian chi tiết cho từng sự kiện, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
• Quản lý nhà cung cấp: tìm kiếm, liên lạc và phối hợp với các nhà cung cấp bên ngoài (ví dụ: địa điểm, ẩm thực, thiết bị AV, vận chuyển) để đảm bảo các khía cạnh của sự kiện được quản lý tốt.
• Quản lý rủi ro: xác định và giải quyết bất kỳ thách thức hoặc rủi ro tiềm ẩn liên quan đảm bảo sự kiện được thực hiện suôn sẻ.

2. Điều phối & Quản lý sự kiện

• Điều phối sự kiện: đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, gồm giám sát nhân viên, nhà cung cấp và các thành viên trong nhóm tại chỗ.
• Quản lý khách mời: quản lý danh sách khách mời, thư mời, quy trình đăng ký và đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho khách tham dự.
• Dịch vụ khách hàng: thể hiện giá trị Omotenashi (hiếu khách xuất sắc) bằng cách dự đoán nhu cầu của khách mời, cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và đảm bảo trải nghiệm tích cực cho khách tham dự.
• Giải quyết vấn đề: xử lý bất kỳ sự cố hoặc thay đổi phút chót một cách điềm tĩnh đảm bảo sự kiện thành công.

3. Quản lý Ngân sách

• Theo dõi ngân sách: hỗ trợ việc lập và duy trì ngân sách sự kiện, đảm bảo tất cả chi phí được theo dõi, giám sát và không vượt quá ngân sách đã phê duyệt.
• Đàm phán chi phí: Làm việc với các nhà cung cấp và đối tác để đàm phán hợp đồng và đảm bảo có được mức giá và giá trị tốt nhất cho CREASIA.
• Thực hiện báo cáo chi phí sự kiện theo yêu cầu.

4. Xây dựng & Phát triển mối quan hệ

• Tương tác với khách hàng: xây dựng và duy trì mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng sự kiện, đối tác và nhà tài trợ, đảm bảo rằng nhu cầu & kỳ vọng của họ được đáp ứng
• Hợp tác nội bộ: phối hợp chặt chẽ với các phòng ban Thiết kế, Vận hành và Kinh doanh,… để đảm bảo sự kiện phù hợp với mục tiêu chung.
• Mở rộng mối quan hệ: đại diện cho CREASIA tại các sự kiện ngành và cơ hội kết nối để phát triển mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, đối tác và cộng tác viên.

5. Cải tiến liên tục và Đổi mới

• Đổi mới sự kiện: cập nhật xu hướng ngành sự kiện và các phương pháp tốt nhất để liên tục cải thiện việc thực hiện sự kiện và đưa ra ý tưởng mới.
• Cải tiến quy trình: đề xuất và triển khai cải tiến trong quy trình sự kiện nhằm tăng hiệu quả và nâng cao trải nghiệm của khách tham dự.
• Thu thập phản hồi: thu thập và phân tích phản hồi từ người tham dự để cải thiện công tác tổ chức sự kiện trong tương lai.

Yêu cầu công việc:

• Tốt nghiệp Đại học ngành Quản Lý Sự Kiện, Marketing, Du Lịch, hoặc các ngành liên quan.
• Ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hoặc điều phối sự kiện, ưu tiên trong môi trường doanh nghiệp hoặc công ty tổ chức sự kiện.

Kỹ năng:

• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc xuất sắc & chi tiết.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng lời và văn bản.
• Khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý nhiều sự kiện cùng lúc.
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint) và quen thuộc với phần mềm quản lý sự kiện.

Phẩm chất Cá nhân:

• Nhiệt huyết, năng động và đam mê với việc tổ chức sự kiện.
• Sáng tạo, với khả năng phát triển các ý tưởng sự kiện mới mẻ và độc đáo.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ và xử lý tình huống căng thẳng một cách chuyên nghiệp.

Phù hợp với các Giá trị cốt lõi:

• Chính Trực: Hành động với sự trung thực và minh bạch trong mọi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan.
• Omotenashi: Cung cấp dịch vụ hiếu khách xuất sắc cho mọi khách tham dự sự kiện, đảm bảo họ có một trải nghiệm đáng nhớ.
• Vị Tha: Đảm bảo rằng mỗi khách hàng và khách tham dự cảm thấy được trân trọng và hỗ trợ, cả trước và trong sự kiện.
• Đam Mê: Thể hiện đam mê trong việc tổ chức các sự kiện chất lượng vượt trội, vượt qua mong đợi của khách hàng.
• Sáng Tạo: Tiên phong trong việc áp dụng các ý tưởng sáng tạo cho sự kiện, sử dụng các xu hướng mới và cải tiến quy trình.
• Đoàn kết: Hợp tác hiệu quả với các nhóm đa chức năng để đảm bảo sự kiện phù hợp với mục tiêu chiến lược và thương hiệu của CREASIA