CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH

I. BẠN SẼ LÀM GÌ?

– Quản lý văn thư, lưu trữ và tài liệu

• Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ công văn, hồ sơ và tài liệu hành chính.
• Soạn thảo các văn bản hành chính (thông báo, tờ trình, quyết định nội bộ) theo chỉ đạo.
• Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.

– Thủ tục hành chính & làm việc với cơ quan chức năng

• Theo dõi, thực hiện các thủ tục hành chính và làm việc với cơ quan chức năng khi được phân công.
• Theo dõi tiến độ và thời hạn các thủ tục hành chính, giấy phép, chứng nhận,...
• Phối hợp thực hiện các công tác PCCC, ATTP, an toàn lao động, môi trường, an ninh trật tự...

– Quản lý nhà cung cấp & dịch vụ hành chính

• Làm việc, theo dõi và đánh giá nhà cung cấp/dịch vụ hành chính.
• Quản lý các dịch vụ: vệ sinh, tạp vụ, bảo vệ, chuyển phát, internet, diệt côn trùng...
• Theo dõi hợp đồng, chất lượng dịch vụ, nghiệm thu và thanh toán.
• Chủ động tìm kiếm phương án thay thế/tối ưu khi chất lượng hoặc chi phí dịch vụ chưa phù hợp.

– Quản lý mua sắm, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC)

• Quản lý, cấp phát, theo dõi và kiểm kê tài sản, CCDC, VPP và vật tư hành chính.
• Kiểm soát tồn kho và duy trì mức tồn hợp lý.
• Phối hợp với Kế toán thực hiện thanh toán, quyết toán chi phí.

– Quản lý cơ sở vật chất, tài sản và an ninh văn phòng

• Theo dõi và xử lý các vấn đề liên quan đến điện, nước, máy lạnh, internet, thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất.
• Làm việc với Ban quản lý tòa nhà/chủ nhà/nhà thầu để xử lý sự cố.
• Theo dõi lịch bảo trì, bảo dưỡng và đề xuất sửa chữa/thay thế.

– Công tác PCCC, an toàn và xử lý sự cố

• Theo dõi hồ sơ, lịch kiểm tra, bảo trì trang thiết bị PCCC.
• Phối hợp tổ chức huấn luyện, kiểm tra, diễn tập PCCC theo kế hoạch.
• Phối hợp xử lý các tình huống hành chính khẩn cấp.

– Quản lý hợp đồng & chi phí hành chính

• Theo dõi danh mục hợp đồng, thời hạn gia hạn và các điều khoản liên quan.
• Theo dõi ngân sách, chi phí hành chính và đề xuất phương án tối ưu.
• Phối hợp kiểm soát, đối chiếu và thanh toán chi phí.

– Hậu cần & hỗ trợ Ban lãnh đạo

• Thực hiện hậu cần công tác: vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, visa...
• Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị và các điều kiện phục vụ Ban lãnh đạo.
• Hỗ trợ các công việc hành chính, đối ngoại theo phân công.

– Xây dựng & cải tiến hệ thống hành chính

• Xây dựng, cập nhật quy trình, biểu mẫu và các file/hệ thống quản lý hành chính.
• Thực hiện báo cáo và đề xuất giải pháp cải tiến, số hóa hoạt động hành chính.

II. YÊU CẦU TẠI VỊ TRÍ?

1. Trình độ chuyên môn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính học, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Nắm vững các thể thức soạn thảo văn bản hành chính theo quy định pháp luật.
• Có kiến thức tốt về công tác hành chính doanh nghiệp, quản lý văn thư – lưu trữ, tài sản/CCDC, nhà cung cấp và chi phí hành chính.

2. Kinh nghiệm:

• Kinh nghiệm: Có tối thiểu từ 4 năm kinh nghiệm liên tục làm việc ở vị trí tương đương (Chuyên viên Hành chính, Administrative Assistant, Office Admin).
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp có hệ thống nhiều địa điểm, chuỗi F&B, bán lẻ, Hospitality hoặc môi trường vận hành quy mô lớn.

3. Kỹ năng:

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học và quản lý thời gian hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo trong ứng xử và xử lý tình huống linh hoạt.
• Thành thạo tin học văn phòng (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint).
• Kỹ năng thương lượng, đàm phán.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, chủ động.

4. Phẩm chất cá nhân:

• Nhanh nhẹn, trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực.
• Thân thiện, bảo mật thông tin tốt, có tư duy dịch vụ (service mindset) hỗ trợ nội bộ tốt.

III. TẠI SAO BẠN NÊN ỨNG TUYỂN?

• Mức lương: up to 20.000.000 VNĐ (thỏa thuận theo năng lực)
• Được cung cấp trang thiết bị làm việc.
• Chế độ BHXH, BHYT, BHTN và ngày phép năm theo quy định.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.
• Có cơ hội trực tiếp tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống hành chính của doanh nghiệp.

Thời gian thử việc: 2 tháng