MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Công Việc Hành Chính Tại Văn Phòng
a. Triển khai quản lý và theo dõi các hợp đồng dịch vụ, hợp đồng NCC tại công ty
· Soạn thảo, sắp xếp công văn, văn bản hành chánh theo quy định công ty.
· Sắp xếp, lưu trữ hợp đồng, theo dõi thời hạn hợp đồng và tái ký hợp đồng.
· Theo dõi nhà cung cấp việc thực hiện các dịch vụ theo hợp đồng đảm bảo quyền lợi của công ty theo hợp đồng.
· Cập nhật các thay đổi và hiệu chỉnh (nếu có).
· Tổ chức thực hiện và giám sát công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, quy trình theo đúng quy định công ty.
b. Quản lý công tác hành chánh văn phòng và thanh toán các chi phí hành chánh có liên quan
· Quản lý và cấp phát trang thiết bị vật tư thuộc quản lý của bộ phận hành chính văn phòng.
· Kiểm tra và làm đề nghị thanh toán các chi phí hành chánh: điện thoại, internet, điện, nước sinh hoạt, nước uống, mua sắm VPP, CCDC, cước phí bưu chính, sửa chữa…
· Đặt hoa cho các sự kiện hoặc đám hiếu, đặt khách sạn cho CBNV, nước uống, giấy vệ sinh, nước rửa tay theo nhu cầu cho VP…
· Theo dõi và thực hiện đặt lịch xe hàng tuần cho VP
· Chuẩn bị và kiểm tra giám sát công tác bố trí phòng hội họp, đào tạo, sự kiện phù hợp theo yêu cầu
· Đảm bảo văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, đủ các điều kiện cần thiết cho môi trường làm việc
· Giám sát công việc hàng ngày của nhân viên tạp vụ văn phòng đảm bảo bên trong và bên ngoài VP luôn sạch đẹp.
c. Đảm bảo đầy đủ phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động kinh doanh.
· Tổ chức và thực hiện công tác cung cấp phương tiện, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồng phục… phục vụ cho hoạt động của VP
· Kiểm tra, đề xuất nâng cấp, thanh lý, sửa chữa … cơ sở vật chất thuộc phạm vi quản lý khi có tình trạng xuống cấp, hư hỏng.
· Theo dõi và quản lý kế hoạch làm việc của đội NSO
d. Báo cáo các chi phí hành chánh thuộc phạm vi quản lý. Kiểm soát chi phí hành chánh không vượt quá ngân sách được duyệt
e. Thường xuyên duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng, NCC
2. Công Việc Hành Chính Thuộc Khối Vận Hành
a. Quản lý chi phí vận hành
· Hoàn tất các chứng từ thanh toán mua hàng: VTTH, CCDC
· Đại diện nhận chứng từ của siêu thị chuyển về CSC: phân loại và bàn giao chứng từ
· Kiểm soát định mức: VTTH, nước đá, nước bình, điện, nước, gas…
b. Quản lý kế hoạch làm việc của bộ phận Ops
· Quản lý lịch họp với các bộ phận
· Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các QLST theo yêu cầu của Ban QL chuỗi
c. Tham gia tổ chức các chương trình, hoạt động, sự kiện, mở mới siêu thị
· Phụ trách những công việc hỗ trợ Ops tại CSC
· Tham gia hỗ trợ trực tiếp tại Store
d. Quản lý các nghiệp vụ liên quan đến phạm vi công việc
· Tổ chức, sắp xếp quy trình làm việc hiệu quả
e. Tham gia thiết lập và vận hành chương trình đảm bảo chất lượng phù hợp với mô hình kinh doanh của Công Ty
Cập nhật, hoàn thiện và tiếp tục bổ sung các quy định, quy trình, tiêu chuẩn VSATTP, tiêu chuẩn 3Q6S5S; các tiêu chí đánh giá, KPI.
Tham gia thiết lập hệ thống kiểm tra chất lượng thực phẩm, hàng hóa; nhập, xuất, lưu kho, trưng bày.
Tham gia xây dựng tài liệu và tổ chức huấn luyện kiến thức VSATTP cho các cấp Quản Lý, Trợ Lý, Nhân Viên Khối Siêu Thị, Kho Tổng, Xưởng Trung Tâm và Khối Thương Mại.
Tổ chức kiểm tra, giám sát, đánh giá nhằm đảm bảo sự tuân thủ liên quan đến chương trình đảm bảo chất lượng. Theo dõi, xem xét, đánh giá sự hiệu quả của các quy định, quy trình, tiêu chuẩn từ đó tiến hành cập nhật, cải thiện khoa học và hiệu quả hơn.
Kiểm soát và lưu trữ các giấy tờ liên quan tới VSATTP, chất lượng và nguồn hàng hóa.
Kiểm soát các mối nguy, rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Phối hợp với R&D thực hiện các quy trình, hướng dẫn sản phẩm mới.
Tổ chức thực hiện các yêu cầu của Nhà máy liên quan tới VSATTP 3Q6S5S.
Làm việc với các cơ quan chức năng: Chi cục VSATTP, Bộ Y Tế, Ban ATTP, …
Địa điểm làm việc: 23/15 Đường Số 37, Khu phố 7, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, HCM
Thời gian làm việc: từ thứ 2 tới hết ngày thứ 7
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngàng QTKD, kinh tế, ngoại thương...
- Ưu tiên Ứng viên đã từng làm bên chuỗi retail, FnB...
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Kỹ năng phân tích, làm báo cáo tốt
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
- Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc khoa học
- Tư duy logic, giải quyết vấn đề
- Làm việc độc lập và nhóm tốt
- Năng động, chịu được áp lực công việc
- Bảo hiểm theo quy định nhà nước
- Hỗ trợ ăn trưa tại Công ty
- Môi trường năng động, trẻ trung, tôn trọng ý kiến cá nhân
- Có cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài, ổn định và thăng tiến trong sự nghiệp