CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH VẬN HÀNH

I. BẠN SẼ LÀM GÌ?

– Quản lý hồ sơ và tuân thủ cơ sở

• Quản lý danh mục, theo dõi thời hạn và phối hợp thực hiện thủ tục cấp mới/gia hạn giấy phép cho từng cơ sở theo sự phân công.
• Đầu mối tổ chức khám sức khỏe định kỳ và khám sức khỏe nghề nghiệp cho nhân sự (báo giá, lịch trình, triển khai và lưu trữ).
• Phối hợp các bên liên quan theo dõi tiến độ huấn luyện ATVSLĐ, PCCC, kiểm định thiết bị, quan trắc môi trường và hồ sơ ATTP cơ sở.
• Phối hợp với bộ phận phụ trách ATTP, vận hành và các đơn vị tư vấn để chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra; theo dõi việc khắc phục các nội dung được yêu cầu và báo cáo vướng mắc cho cấp trên.

– Quản lý tài sản và cơ sở vật chất

• Xây dựng, cập nhật dữ liệu tài sản và trang thiết bị theo từng địa điểm; theo dõi mua mới, cấp phát, điều chuyển, thu hồi và đề xuất thanh lý theo quy trình.
• Phối hợp kiểm kê, đối chiếu số liệu với thực tế; ghi nhận chênh lệch, xác minh nguyên nhân và đề xuất xử lý với các bộ phận liên quan.
• Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, theo dõi bảo trì/bảo hành; điều phối nhà cung cấp và kịp thời báo cáo sự cố ảnh hưởng đến hoạt động cơ sở.

– Quản lý nhà cung cấp và chi phí hành chính

• Tìm kiếm, so sánh và đề xuất nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, thu gom rác thải, bảo trì và sửa chữa; đàm phán giá, phạm vi dịch vụ và điều kiện thực hiện để trình phê duyệt.
• Giám sát tiến độ, chất lượng dịch vụ và phối hợp nghiệm thu các hạng mục kỹ thuật.
• Quản lý hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán; theo dõi cam kết dịch vụ, tổng hợp chi phí và đề xuất phương án tiết kiệm phù hợp.

– Chuẩn hóa quy trình và phối hợp nội bộ

• Xây dựng biểu mẫu, quy trình hướng dẫn về quản lý tài sản, dịch vụ và lưu trữ hồ sơ hành chính; trình phê duyệt và phối hợp triển khai.
• Sử dụng Excel, Google Sheets và các công cụ nội bộ để theo dõi công việc; lập báo cáo tiến độ, chi phí và các vấn đề cần xử lý cho Trưởng bộ phận.
• Điều phối, hướng dẫn công việc cho nhân sự Admin hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ phát sinh; thực hiện các công việc liên quan đến phạm vi vị trí được giao.

II. YÊU CẦU TẠI VỊ TRÍ?

1. Trình độ chuyên môn & Kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp CĐ/ĐH các ngành Quản trị, Hành chính, Quản lý công nghiệp hoặc ngành liên quan.
• Có từ 03 năm kinh nghiệm hành chính vận hành tại doanh nghiệp nhiều cơ sở, chuỗi F&B, bán lẻ hoặc doanh nghiệp có kho/xưởng; có kinh nghiệm quản lý tài sản và điều phối nhà cung cấp.
• Có khả năng quản lý hồ sơ, theo dõi thời hạn và phối hợp thực hiện thủ tục tại cơ sở.
• Ưu tiên từng theo dõi hồ sơ PCCC, an toàn thực phẩm hoặc an toàn, vệ sinh lao động.

2. Kỹ năng:

• Sử dụng tốt Excel và Google Sheets để theo dõi dữ liệu, chi phí và tiến độ; sử dụng được Google Docs, Drive. Biết ứng dụng công cụ AI/tự động hóa cơ bản để tối ưu năng suất là điểm cộng.
• Có kỹ năng so sánh báo giá, đàm phán dịch vụ và đọc hiểu báo giá kỹ thuật cơ bản; biết xác định khi nào cần hỗ trợ chuyên môn.

3. Phẩm chất cá nhân:

• Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm và khả năng theo sát tiến độ công việc.
• Sẵn sàng di chuyển giữa các cơ sở theo yêu cầu công việc.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực, quản lý nhiều đầu việc và deadline cùng lúc.
• Nhanh nhẹn, linh hoạt và khéo léo trong giao tiếp.
• Thân thiện, bảo mật thông tin tốt, có tư duy dịch vụ (service mindset) hỗ trợ nội bộ tốt.

III. TẠI SAO BẠN NÊN ỨNG TUYỂN?

• Mức lương: Từ 18.000.000 VNĐ (thỏa thuận theo năng lực)
• Được cung cấp trang thiết bị làm việc.
• Chế độ BHXH, BHYT, BHTN và ngày phép năm theo quy định.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.
• Có cơ hội trực tiếp tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống hành chính của doanh nghiệp.

Thời gian thử việc: 2 tháng