Job description for Art & Gallery Operation Executive at The A List
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chúng tôi tìm kiếm một Operations Executive (Gallery & Art Operations) trực tiếp quản lý vận hành không gian Art Gallery, đồng thời phụ trách các tác vụ vận hành – hành chính cho toàn bộ hệ sinh thái của Collective.
Bạn sẽ là mắt xích quan trọng đảm bảo sự mượt mà cho mọi quy trình: từ vận hành không gian trưng bày, hậu cần sự kiện/triển lãm, quản lý hàng hóa – tác phẩm, đến các thủ tục hành chính, pháp lý và theo dõi kế toán phát sinh trong toàn hệ sinh thái.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Vận hành các công tác Hành chính
- Hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép các hoạt động triển lãm, sự kiện tại Gallery và hệ sinh thái A Collective.
- Công tác hành chính: Quản lý, lưu trữ hồ sơ giấy tờ và thực hiện các báo cáo vận hành định kỳ theo chỉ đạo của Line Manager.
2. Vận hành Triển lãm, Sự kiện & Retail
- Phối hợp setup (chuẩn bị không gian, lắp đặt, giám sát), đón tiếp khách và giới thiệu triển lãm/tác phẩm.
- Hỗ trợ Retail & Hậu cần: Phối hợp trưng bày, kiểm soát tồn kho và hỗ trợ bán hàng tại các buổi Workshop, Art Tour, Talk, Private View; ghi chép nội dung và chuẩn bị hậu cần.
3. Quản lý Logistics, Kho & Tác phẩm
- Điều phối vận chuyển: Giám sát vận chuyển hàng hóa, thiết bị và tác phẩm nghệ thuật an toàn, đúng tiến độ.
- Quản lý kho: Sắp xếp, bảo quản, kiểm kê định kỳ và lập hồ sơ theo dõi xuất – nhập tồn khớp đúng với thực tế.
4. Phối hợp vận hành với các phòng ban khác
- Phối hợp với kế toán để theo dõi tiến độ giải ngân hồ sơ thanh toán, tạm ứng chi phí vận hành thường nhật, theo dõi hoàn ứng, hóa đơn đầu vào/đầu ra và công nợ với nhà cung cấp, đối tác.
- Cập nhật thông tin, hình ảnh và phối hợp với team truyền thông trong các hoạt động của gallery.
- Hỗ trợ các công việc phát sinh theo phân công của Line Manager.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Art Coordinator, Operation Admin hoặc các vị trí quản trị vận hành tương đương.
- Có hiểu biết/quan tâm đến nghệ thuật đương đại; có kinh nghiệm liên quan đến event, exhibition, retail, art space là một lợi thế.
- Ưu tiên: Ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành Dịch vụ, Art Gallery, Sự kiện hoặc Tổ hợp bán lẻ/LIFESTYLE.
- Học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính - Kế toán, Thương mại, Ngoại thương hoặc các ngành liên quan.
Khác:
- Làm việc linh hoạt, sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ trong giai đoạn setup triển lãm.
- Tỉ mỉ, chủ động, tinh thần học hỏi và trách nhiệm.
- Giao tiếp linh hoạt, khéo léo khi làm việc với đối tác, nhà cung cấp ,...
- Giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện rủi ro vận hành và chủ động đưa ra giải pháp.
- Sử dụng công cụ: Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Google Sheets, Word)
- Tiếng Anh giao tiếp và làm việc cơ bản.
QUYỀN LỢI
- Lương & Thưởng: Mức lương cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực) + Thưởng hiệu quả công việc
- Đãi ngộ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động.
- Môi trường làm việc: Môi trường sáng tạo, năng động, văn minh tại tổ hợp Nghệ thuật - Cà phê - Dịch vụ độc đáo.
- Chế độ khác: Giảm giá ưu đãi khi sử dụng dịch vụ trong hệ sinh thái A Collective (A+C Coffee, Gallery, Hospitality), teambuilding, du lịch hàng năm.
THỜI GIAN & ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
- Thời gian làm việc: Từ 9:00 đến 18:00 từ thứ 3 đến Chủ nhật.
- Địa điểm làm việc: 230/18 Pasteur, P. Xuân Hòa, TP. HCM.
