9 Cách Xử Lý Tình Trạng Trễ Deadline Hiệu Quả

Ngày đăng: 28/09/2019 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 25/04/2022

Để mở đầu bài viết này, Glints có câu hỏi dành cho bạn.

Tất cả công việc của bạn đều cần có thời hạn, hay còn gọi là deadline.

Vậy, bạn có thích deadline không?

Khả năng bạn chọn KHÔNG chắc hẳn là rất cao. Và có thể bạn sẽ gặp tình trạng trễ Deadline thường xuyên.

Tuy nhiên, một thời hạn nhất định; đi kèm với kế hoạch cụ thể sẽ giúp công việc luôn diễn ra suôn sẻ. Và việc bạn cần làm chính là quản lý deadline hiệu quả.

Deadline là gì?

Deadline là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong công việc. Đó là một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành công việc cụ thể.

Vai trò của deadline quan trọng trong công việc vì là động lực thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả với tốc độ nhanh chóng.

Từ cơ sở khoảng thời gian cố định, chúng ta tự tạo và tuân theo kỷ luật của bản thân; đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành tốt; quản lý thời gian để cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Thói quen làm việc đúng hạn có tác dụng tích cực về lâu dài; giúp bạn xây dựng nền móng sự nghiệp vững chắc.

Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả?

Hướng dẫn cách tránh tình trạng trễ Deadline

Nếu bạn có mong muốn sớm xây dựng kế hoạch làm việc kịp thời, thì hãy cùng Glints thực hành cách làm việc khoa học dưới đây:

Tip 1: Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày

Một kế hoạch chi tiết về các công việc cần làm sẽ giúp bạn theo sát tiến trình cụ thể. Hãy chia thời gian cho từng nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng. Thêm nữa, bạn nên chuẩn bị lịch làm việc của ngày mai vào buổi tối hôm trước. Điều này giúp bạn có tâm thế sẵn sàng cho ngày làm việc hiệu quả.

Tip 2: Sử dụng Gantt Chart

Sơ đồ ngang Gantt là mô hình được sử dụng để quản lý tiến độ hiệu quả nhất nhì hiện nay. Khi bạn có nhiều tasks, deadline chồng chéo lên nhau, Gantt Chart là một vị cứu tinh cho bạn đấy.

Ngoài sự trực quan dễ thấy, việc tạo dựng Gantt Chart cũng khá dễ, bạn có thể tạo trên Excel, Tool, App, Phần mềm,…

Các nền tảng quản lý công việc như Trello, Wework cũng có hỗ trợ chế đọ xem Gantt view đấy.

Tip 3: Việc hôm nay chớ để ngày mai

Nhiều người thường có thói quen chần chừ và hứa hẹn vì thấy deadline còn xa. Tuy nhiên, điều này nếu lặp lại nhiều lần sẽ hình thành thói quen ảnh hưởng xấu tới bạn, lại còn dẫn đến sản phẩm hoàn thiện không đạt kết quả cao.

Thay vì nghĩ đến việc chần chừ, bạn hãy tự hỏi bản thân mình đang cần làm gì vào thời điểm hiện tại; và hãy bắt tay vào hành động ngay!

Đọc thêm: Làm thế nào để KHÔNG trì hoãn công việc?

Tip 4: Chia nhỏ công việc

Một trong những mẹo hay tiếp theo Glints muốn giới thiệu đến bạn chính là chia nhiệm vụ lớn thành những việc nhỏ; sau đó viết ra giấy note và dán ở bàn làm việc để có thể dễ dàng theo dõi. Bạn cũng có thể sử dụng phối hợp ứng dụng quản lý thời gian để nhân đôi hiệu quả quản lý deadline.

Tip 5: Tắt thiết bị di động để tập trung vào công việc

Một cuộc khảo sát gần đây của People Management cho thấy 54% người lao động thường kiểm tra điện thoại hơn 10 lần trong ngày.

Công nghệ tạo ra sự phân tâm và gây nghiện vì những việc cá nhân hoặc nguồn tin khác.

Đây được xem là nguyên nhân gây mất tập trung hàng đầu. Do đó, bạn cần tự đặt cho mình những cam kết về thời gian sử dụng thiết bị công nghệ. Bạn nên xem điện thoại trong giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm.

Đọc thêm: Cách rèn luyện tính kỷ luật

Tip 6: Biết tự lượng sức

Chúng ta luôn nghĩ mình có dư dả thời gian cho đến khi thật sự bắt tay vào công việc. Có thể bạn muốn có thêm thu nhập từ nhiều dự án một lúc, muốn thể hiện năng lực hay tạo thiện cảm trong mắt đồng nghiệp. Nhưng bạn có chắc là cơ thể mình sẽ không kêu gào bởi làm việc gần 24 tiếng một ngày không?

Trước khi chấp nhận thời hạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, hãy đánh giá khối lượng công việc, ước tính thời gian, khả năng của bản thân và đưa ra thỏa thuận hợp lý hơn với sếp hoặc khách hàng.

Tip 7: Sắp xếp việc ưu tiên

Khi có trong tay danh sách dài những việc phải làm, đây là lúc bạn phân loại thứ tự ưu tiên của chúng. Bạn hãy lên kế hoạch để giải quyết các nhiệm vụ khó khăn và cấp bách trước tiên.

Một bản cáo cần phải nộp trong ngày mai dĩ nhiên sẽ quan trọng hơn bài thuyết trình tận 2 tháng tới. Tất nhiên, ta sẽ chỉ thoải mái làm việc nếu ngày hôm đó không có deadline nào treo lơ lửng trên đầu.

Tip 8: Thường xuyên cập nhật tình hình

Hãy thường xuyên gửi tiến độ công việc cho sếp hoặc khách hàng hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng qua email hoặc trong các buổi họp.

Bằng cách này, bạn sẽ có những phản hồi quan trọng và kịp thời nếu có vấn đề gì nảy sinh. Việc giao tiếp này còn tạo nên mối quan hệ thân thiết, cởi mở và giảm áp lực công việc rất nhiều nữa đó.

Tip 9: Tối ưu hóa công việc

Nếu hàng ngày bạn phải làm những công việc lặp đi lặp lại y hệt nhau, hãy tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để rút ngắn thời gian xử lý chúng. Bạn có thể chuẩn bị những mẫu báo cáo hàng tuần, hàng tháng, lưu vào máy những slide mẫu PowerPoint hoặc đơn giản hơn là xin bí kíp từ những người đi trước.

Tip 10: Hiểu rõ yêu cầu công việc

Bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả nếu biết rõ mình cần phải làm gì. Giao tiếp là yếu tố rất quan trọng, hãy dành thời gian trao đổi với cấp trên hay khách hàng. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát nhất về nhiệm vụ của mình, hiểu rõ nội dung và yêu cầu của công việc.

Đừng bao giờ ôm nỗi hoang mang rồi làm bừa, làm bậy bởi điều này chỉ làm cho bạn và mọi người tốn thời gian và công sức hơn thôi.

Đọc thêm: Điều bản thân cần làm để vượt qua nỗi sợ Sự Thất Bại

Khi bạn bắt đầu xem deadline như một thử thách quan trọng, bạn sẽ đạt hiểu quả công việc cao hơn; lại còn rèn luyện kỹ năng chuyên môn thành thạo sau từng ngày. Glints luôn đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển bản thân!

Bài viết được đóng góp bởi Tany