Top Các Kỹ Năng Excel Cơ Bản Bắt Buộc Phải Có Dành Cho Dân Văn Phòng

Ngày đăng: 15/02/2023 | No Comments

Ngày cập nhật: 15/02/2023

Thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản cho phép chúng ta quản lý và sắp xếp bảng tính một cách hiệu quả hơn. Người dùng Excel cơ bản phải hiểu các chức năng cốt lõi và logic đằng sau các công thức Excel. Thông qua bài viết dưới đây, Glints sẽ giới thiệu đến bạn top các kỹ năng Excel cơ bản dành cho dân văn phòng giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn!

Tầm quan trọng của việc thành thạo Excel

Vậy tại sao bạn nên thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản? Excel là một trong những phần mềm tốt nhất hiện có trên thị trường trong việc tạo bảng tính để xử lý các con số và báo cáo cũng như lưu trữ và quản lý dữ liệu. Phần mềm này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1987, và kể từ đó, nó đã phát triển trở thành một trong những phần mềm phổ biến nhất dành trên thế giới của Microsoft.

Mặc dù đã hơn 30 năm tuổi, nhưng mức độ phổ biến của Microsoft Excel trong kinh doanh đang tăng theo cấp số nhân. Với việc 82% công việc hiện được báo cáo yêu cầu các kỹ năng năng suất kỹ thuật số như thành thạo Excel, đơn giản là không thể bỏ qua nó như một kỹ năng quan trọng đối với các nhà tuyển dụng.

Trình bày chi tiết về các kỹ năng Excel cơ bản của bạn trên CV rất hấp dẫn đối với nhà tuyển dụng vì nó thể hiện khả năng xử lý và diễn giải dữ liệu, một kỹ năng thiết yếu trong thế giới việc làm hiện đại. Tin học văn phòng, đặc biệt là kỹ năng sử dụng excel vô cùng quan trọng và cần thiết cho người đi làm.

Các kỹ năng Excel cơ bản cần thiết trong công việc

Thành thạo các Shortcuts

Một trong số các kỹ năng Excel cơ bản nhất chính là thành thạo các Shortcuts. Các thao tác này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc. Ngoài hai phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V quen thuộc dùng để sao chép và dán một đoạn văn bản, Excel còn nhiều lựa chọn Shortcuts khác dành cho bạn.

Các phím tắt hữu ích khác trong Excel bao gồm Ctrl+Z, để hoàn tác hành động cuối cùng, Ctrl+PageUp để chuyển giữa các tab trang tính, Ctrl+A để chọn toàn bộ trang tính, Ctrl+F để tìm các mục và Ctrl+K để chèn đoạn URL. 

Nhập Data từ các nguồn website

Học cách nhập dữ liệu là một chức năng thiết yếu có thể tăng tốc đáng kể quy trình làm việc của bạn. Giả sử bạn muốn xuất data từ một website bất kỳ trên mạng, bạn có thể dễ dàng có được một trang tính đầy đủ dữ liệu mình mong muốn bằng cách bấm vào File > Import External Data và bấm vào New Web Query. 

Ngay sau đó, một cửa sổ mới sẽ hiện ra với đầy đủ data và nguồn URL của trang web mà bạn nhập trước đó. Chọn trang web và cách bạn muốn hiển thị, sau đó sao chép và dán liên kết vào hộp Address. Nhấp OK và thế là xong! Nguồn data mà bạn cần đã được tải về và nhập vào một trang tính trên Excel của bạn!

Đọc thêm: 10 Thủ Thuật Tin Học Văn Phòng Nâng Cao Năng Suất Làm Việc

Lọc kết quả

Nếu bạn có một bảng tính lớn với nhiều thông tin trên đó, sử dụng tính năng Autofilter là điều thông minh nhất bạn có thể làm. Để làm điều đó, hãy nhấn vào Data > Filter > Autofilter. Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong các lựa chọn của câu lệnh và lọc kết quả theo nhu cầu của riêng bạn.

AutoCorrect và AutoFill

Một nguyên tắc chung khi sử dụng Excel chính là việc tận dụng các công cụ tự động hoá nhằm tiết kiệm thời gian một cách tối đa. Có hai cách để thực hiện việc này: AutoFill và AutoCorrect. AutoCorrect tự động sửa các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản. Để bật AutoCorrect, chọn tab Tools và sau đó là AutoCorrect.

Tính năng AutoFill giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu, đặc biệt là khi bạn đang cố nhập một danh sách được đánh số theo cách thủ công. Để kích hoạt nó, hãy chuyển đến menu Edit, chọn Fill và nhấp vào Series.

Sử dụng các hàm cơ bản

Có một số công thức hay hàm mà bạn cần biết đối với các kỹ năng Excel cơ bản:

• SUM: Hàm này cung cấp cho bạn tổng các giá trị bạn đã chọn. Bạn có thể sử dụng số, tham chiếu ô, mảng và các giá trị khác được chấp nhận trong bảng tính.
• AVERAGE: Hàm trung bình cung cấp cho bạn giá trị trung bình của các giá trị bạn đã nhập.
• MAXIMUM/MINIMUM: Các hàm này được sử dụng thường xuyên vì chúng cung cấp cho bạn các giá trị tối đa và tối thiểu trong phạm vi ô bạn đã chọn.
• COUNT: Hàm này cung cấp cho bạn số ô có chứa số. 

Quản lý Page Layout

Bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bản in của mình trông đẹp như hiển thị trên màn hình, vì vậy bạn sẽ cần biết cách quản lý bố cục trang. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn này bằng cách nhấp vào tab Page Layout. Cân nhắc thử với các tùy chọn như đánh số trang, cột và đường viền trang để xem cách chúng hoạt động, sau đó phân nhánh.

Sử dụng bảng Pivot 

PivotTable là một tính năng Excel được sử dụng để tạo báo cáo từ các tập dữ liệu lớn. Đây là một công cụ mạnh mẽ vì nó cho phép người dùng xem xét cùng một dữ liệu từ các góc độ khác nhau. Bạn có thể sử dụng PivotTable để tính toán, tóm tắt, phân tích, xem hay so sánh, mẫu và xu hướng trong dữ liệu của mình.

Bạn có thể sử dụng PivotTable để sắp xếp, đếm, tổng hoặc dữ liệu trung bình được lưu trữ trong một bảng tính lớn và hiển thị chúng trong một bảng mới. PivotTable là một cách tương tác để:

• Trình bày và phân tích lượng lớn dữ liệu theo nhiều cách thân thiện với người dùng
• Tóm tắt và sắp xếp dữ liệu theo danh mục và danh mục con
• Tạo các phép tính và công thức tùy chỉnh để áp dụng cho tập dữ liệu
• Lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu để tập trung vào thông tin bạn cần
• Trình bày báo cáo ngắn gọn, hấp dẫn và có minh họa

Sử dụng biểu đồ và đồ thị

Các nhà tuyển dụng luôn mong đợi những các ứng viên tiềm năng có các kỹ năng Excel cơ bản về cách đọc, tạo biểu đồ và đồ thị. Điều này hữu ích khi bạn cần thảo luận về dữ liệu với nhóm hoặc đồng nghiệp của mình. Khi biểu đồ và đồ thị được biểu diễn trong Excel, chúng sẽ giúp người đọc dễ hiểu hơn nhờ các phương tiện trực quan được sử dụng. 

Đọc thêm: Các Chứng Chỉ Tin Học Văn Phỏng Phổ Biến Và Hữu Ích

Sử dụng Macro

Macro là một chương trình máy tính thực hiện một hành động hoặc một tập hợp các hành động nhiều lần nếu cần. Nó được ghi lại và sử dụng để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Chẳng hạn, Macro thường được các nhà phân tích tài chính sử dụng để tạo báo cáo bán hàng hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý.

Macro được viết thông qua Visual Basic for Applications (VBA)—một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng cho các ứng dụng Microsoft Office. Các công cụ Macro và VBA được tìm thấy trong tab Developer. Với VBA, bạn có thể tham khảo Đối tượng Excel và sử dụng các thuộc tính, phương thức và sự kiện được liên kết với chúng để tự động hóa hầu hết mọi tác vụ.

Bạn có thể tạo Macro bằng cách ghi lại các lần nhấp chuột và tổ hợp phím của mình. Sau khi bạn đã tạo Macro, Excel sẽ thực hiện các hướng dẫn đó trên bất kỳ dữ liệu nào bạn cung cấp cho nó. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nó để thay đổi cách nó hoạt động. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Macro để nhanh chóng dọn dẹp và định dạng dữ liệu, tự động hóa các thuộc tính và hành động trong PivotTable cũng như tạo và sửa đổi biểu mẫu người dùng.

Định dạng và lọc có điều kiện

Định dạng và lọc có điều kiện làm cho việc đánh dấu các giá trị cụ thể trở nên đơn giản bằng cách thay đổi hình thức của một phạm vi ô dựa trên các tiêu chí cụ thể. Ví dụ: bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các ngày sau một tuần cụ thể, các số từ 50 đến 100 hoặc 10% giá trị dưới cùng trong dữ liệu của bạn. Hoặc như ví dụ dưới đây, bạn có thể lọc ra được danh sách những người trong cùng một nhóm:

Hơn nữa, định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để tạo thang màu trong đó cường độ màu của ô phản ánh vị trí của nó đối với đầu hoặc cuối phạm vi, ví dụ như số lượng doanh thu được tạo ra.

Lời kết

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu top các kỹ năng Excel cơ bản bắt buộc phải có dành cho dân văn phòng. Nếu thành thạo được các kỹ năng trên, bạn sẽ trở thành một ứng viên vô cùng tiềm năng trong mắt nhiều nhà tuyển dụng.

Glints còn nhiều bài viết hấp dẫn khác mà bạn có thể tham khảo tại Blog của chúng mình. Hãy cùng đón đọc thêm nhiều nội dung bổ ích khác tại Glints nhé!