×

5 LƯU Ý ĐỂ ĐIỀU HÀNH NHÂN VIÊN LÀM VIỆC NHÓM TỪ XA HIỆU QUẢ

April 10, 2020 | No Comments

Làm việc nhóm là một hoạt động mà doanh nghiệp nào cũng cần thực thi, nhưng không phải tổ chức nào cũng đang có đội ngũ nhân viên làm việc nhóm hiệu quả. 39% nhân viên tại các doanh nghiệp Mỹ cho rằng công ty của họ thiếu liên kết khi trong làm việc nhóm (Visix.com). Triển khai làm việc nhóm tại văn phòng khi tất cả nhân viên ở cùng một nơi đã không dễ, làm việc nhóm hiệu quả khi có đội ngũ phi tập trung lại càng khó khăn hơn. Với xu hướng làm việc phi tập trung (làm việc từ xa) sẽ trở nên ngày một phổ biến trong tương lai, các quản lý cần một công thức giúp đội nhóm làm việc hiệu quả ngay cả khi họ không gặp nhau. 

Hãy luôn luôn đề cao sự cam kết với mục tiêu của mỗi cá nhân

Ngay cả khi làm việc chung một địa điểm, mỗi cá nhân đều nên có một mục tiêu hoặc KPI đo lường mức độ thành công của mình trong công việc. Nếu từng cá nhân trong đội ngũ chỉ tập trung vào KPI của mình mà không quan tâm đến cộng tác chung? Khi KPI của các thành viên trong đội nhóm có tính bổ sung cho nhau, họ sẽ hỗ trợ nhau làm việc tốt hơn. Ví dụ: Nếu cá nhân A đảm nhận KPI là số lượng người dùng mới đăng ký sản phẩm hàng tháng, KPI của cá nhân B có thể là số lượng bài viết (hoặc content) chạy trên một kênh quảng cáo nào đó của sản phẩm. Như vậy, cá nhân A và cá nhân B sẽ hỗ trợ nhau và chủ động hơn trong công việc. 

Việc đặt mục tiêu và quản lý công việc dựa trên mục tiêu không chỉ giúp Nhà Quản lý có nhiều thời gian hơn vào những mảng khác, mà còn giúp nhân viên xây dựng tính chủ động. Nhờ đó, họ sẽ nỗ lực cải thiện khả năng làm việc nhóm hơn để đạt được KPI mà họ đã cam kết. Một khi nhân viên có ý thức với mục tiêu của mình, mọi phương tiện để đạt được mục tiêu đó như: học hỏi thêm kỹ năng, làm việc nhóm, thử cách thức mới, … đều có thể được họ tiếp nhận dễ dàng. 

Bắt đầu với những đội ngũ nhỏ hơn

three person sitting in-front of table with laptop computers
Nhóm nhỏ từ 2-3 người dễ dàng cộng tác từ xa. Nguồn: Unsplash

Khi làm việc tại công ty, một đội ngũ từ 5-7 người có thể làm việc chung trong một không gian và nhờ đó có thể cộng tác với nhau cùng lúc. Tuy nhiên, khi họ không gặp mặt, rất khó để cả 5-7 người này cùng giữ được cả năng giao tiếp năng suất như tại công ty. Một mẹo nhỏ để Nhà Quản lý có thể chia mục tiêu đó là tạo ra những đội nhỏ hơn chỉ từ 2-3 nhân sự. 

Bí quyết để đội ngũ làm việc nhóm hiệu quả đó là sự minh bạch và giao tiếp thường xuyên, cập nhật mọi thông tin và tiến độ theo thời gian thực. 2-3 nhân sự sẽ dễ dàng sắp xếp lịch làm việc và giao tiếp được thường xuyên hơn. Không chỉ có vậy, họ còn giúp giám sát chéo nhau, nhờ đó cấp quản lý sẽ không phải tiếp nhận thông tin từ quá nhiều nguồn. Cuối cùng, xây dựng đội ngũ nhỏ hơn với các trưởng nhóm nhỏ sẽ giúp nhân viên phát triển tính trách nhiệm và khả năng lãnh đạo, từ đó từng bước cống hiến cho tổ chức tốt hơn. 

Nhà Quản lý nắm vai trò điều phối công việc

4 Common Misconceptions About Online Meetings - Zoapi Hub
Nhà quản lý đóng vài trò đồng bộ công việc. Nguồn: Google

Khi tất cả nhân viên không làm việc tập trung, tính kết nối giữa những công việc phụ thuộc nhau rất dễ mất đi. Lúc này, Nhà Quản lý cần đứng ra với vai trò người điều phối. Cấp lãnh đạo nên nắm được đâu là những công việc cần được ưu tiên, quản lý được tiến độ chung của tất cả các công việc đang diễn ra trong đội ngũ. Khi nhân viên tập trung vào công việc của mình, rất khó để họ nắm được các thông tin tổng quan này. Do vậy, các trưởng nhóm, trưởng bộ phận rất quan trọng để điều phối ai nên ưu tiên việc gì, và cần làm việc gì quan trọng để tác động đến mục tiêu trước tiên. 

Giao tiếp ngay khi cần để tháo gỡ khó khăn

Cũng chính vì Nhà Quản lý có khả năng nắm được toàn cảnh công việc, họ nên lường trước được những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải để kịp thời phản ứng trước khi vấn đề xảy ra. Những dấu hiệu quan trọng như: Sự sụt giảm bất thường của một dữ liệu, hay sự khác thường trong báo cáo của nhân viên, … đều là những nguyên nhân nhỏ dẫn tới một hậu quả lớn hơn sau này. Khi làm việc tập trung, không khó để các trưởng nhóm nhắc nhở cấp dưới của mình. Nhưng với mô hình làm việc tại nhà, những thay đổi này có thể bị nhân viên bỏ qua và dần dần dẫn đến kết quả không tốt. Vì thế, các trưởng nhóm, trưởng bộ phận cần đoán trước, hoặc “linh cảm” được khó khăn để kịp thời tháo gỡ. 

Một mẹo nhỏ để giải quyết thực trạng này là những buổi check-in, báo cáo công việc hàng ngày từ 10-15 phút. Hoặc một cuộc họp bất thường vào giữa tuần để cập nhật tiến độ công việc. Những việc làm nhỏ này đôi khi giúp Nhà Quản lý tìm ra nhiều vấn đề còn chưa phát sinh trong cách làm việc tại nhà của nhân viên. Thậm chí, tỷ phú Elon Musk từng có lần họp công ty vào lúc 1h sáng để đảm bảo các sản phẩm trong nhà máy của SpaceX vẫn đang lắp ráp một cách trơn tru.

Liên kết nhân viên bằng các hoạt động tập thể là điều không thể thiếu

Liên kết nhân viên bằng một hoạt động vui vẻ mỗi buổi họp. Nguồn: Google

Sợi dây liên kết giữa các nhóm có thể mất đi khi họ không làm việc cùng nhau tại cùng một vị trí. Vậy nên vai trò của bộ phận Nhân sự và các cấp quản lý trong duy trì văn hóa công ty là cần thiết để đảm bảo năng suất làm việc nhóm trong dài hạn. Lúc này, không gian chat chung, hoặc những buổi họp công ty hàng tuần sẽ thực sự phát huy hiệu quả để gắn kết mọi người. Dưới đây là một số hoạt động tham khảo: 

  • Các cuộc thi: Thi ảnh bàn làm việc, thi tài nấu ăn, hoặc thi ảnh vật nuôi trong nhà, …
  • Các hoạt động tập thể: cùng nhau ăn trưa, cùng nhau ăn vặt buổi chiều, cùng nhau uống cà phê, cùng nhau chơi game online, chụp chung một bức ảnh mỗi buổi họp công ty online, …
  • Các hoạt động học hỏi: chia sẻ về những topic chuyên môn trong công việc, cùng nhau tham gia các workshop online, …

Xóa tan nỗi lo điều hành nhân viên từ xa với Ebook: “Nâng cao năng suất làm việc từ xa cho đội ngũ”

Gần đây, cụm từ “remote work” hay “work from home” đang được các công ty nhắc đến rất nhiều. Nắm được tâm lý này của doanh nghiệp, Glints xin chia sẻ với anh, chị cuốn Ebook: “Nâng cao năng suất làm việc từ xa cho đội ngũ” được Glints Việt Nam tổng kết lại từ kinh nghiệm làm việc trên 5 vùng lãnh thổ với 3 múi giờ khác nhau. Anh/chị có thể tải ebook tại đây. Glints xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của anh chị!

mẫu ứng viên tìm việc

YOU MAY ALSO LIKE

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

8.000+ việc làm đang chờ bạn

X
Scroll Up