「遠距工作一直都是可見的趨勢,疫情只是加速這個過程。」

—— Remote Taiwan 主理人 Andrew Yeh

COVID-19 疫情像是遠距工作的加速器

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在 COVID-19 疫情爆發之前,美國最大的 freelance 平台 Upwork 在2019年提出:在未來三年,約四成的人會開始遠距工作,到了2028年更有73%的人採用遠距工作模式。然而因為2020年的 COVID-19 疫情,讓原本的趨勢加速,遠距工作方式將成為我們生活常態。

年輕世代對這套相對彈性的工作模式感興趣,企業因為疫情也開始積極參與遠距工作的討論,社群上關於遠距工作的討論度越來越高——對於遠距工作從趨勢到進行式,關注遠距的社群 Remote Taiwan 主理人 Andrew 樂見其成。但許多企業被疫情打得措手不及,對遠距一竅不通,就要全公司實行 Work From Home (WFH);同時 Andrew 近期也常收到企業的詢問或活動邀約,代表遠距工作是眾人亟欲了解的議題。

因此, Glints 今天邀請 Andrew 聊聊從企業方的角度,遠距工作到底有哪些眉角?

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遠距工作團隊的必備特質

Andrew 認為,成功的遠距工作團隊其實共同的特質:開放且自由的企業文化和足夠彈性的團隊

當一個團隊的企業文化能夠保持開放心態,自然而然會願意學習新的事物,因此有新的潮流與趨勢,這類型的團隊都能夠迅速接納並且適應。具體例子就像是2017年時,澳洲的 Atlassian 收購 Trello,當時 Trello 已經是遠距工作團隊,而還是傳統辦公模式的 Atlassian 察覺到遠距工作會成為趨勢,於是學習 Trello 慢慢調整成為全遠距的工作團隊。雖然是一家軟體大廠收購新創公司,但 Atlassian 還是保持開放的態度,吸取 Trello 的遠距經驗。

此外,Andrew 還提到團隊要能在保持彈性的情況下,「對齊眾人的標準」。對齊標準意思是確認雙方需求,以保雙方對於這件事有著相同的認知,也就是“ Put everyone on the same page. ”許多遠距團隊同時也是跨國團隊,同事來自世界各地,上班時間不同的情況下,要如何溝通和指派任務,就非常考驗主管的智慧。

關於如何交派任務這件事情,Andrew 提供了一些方法。

許多人使用即時通訊習慣一句話一句話發送,但對閱讀者來說,如果沒有立即看到,又參雜後續其他人的訊息,訊息就變得難以閱讀。Andrew 建議可以用一段有因果關係句子完成一件任務交派,讓夥伴可以很明確知道這一段話就是指一件事情,舉例來說就是句子裡有「因為⋯⋯所以⋯⋯希望請你⋯⋯」,這類有清楚邏輯關係的句子。

如果是在成員較多的大群組不方便講細節,可以選擇私下一對一溝通,也可以使用 Notion、Trello 這類專案管理工具紀錄細節。

想要更即時的話,可以選擇用電話溝通。但 Andrew 提醒千萬要留文字記錄,就像每次開會都要做會議記錄一樣,電話討論的當下也要註記重點。因為討論的任務不一定馬上執行,留下紀錄可以在未來任務啟動時,快速了解過去討論的解決方案是什麼,不用重複溝通同一問題。

遠距工作團隊,從哪裡開始?

Photo by Annie Spratt on Unsplash

不管是因為遠距工作的方便性,還是因為疫情所以不得不轉向遠距,越來越多企業與組織嘗試遠距工作模式。但一個遠距團隊應該從何開始?Andrew 認為無痛的大方針都是「逐步、漸進推向遠距辦公型態」,針對不同情況有不同的應對措施。

如果原本是傳統辦公模式,想要嘗試遠距辦公,建議可以先採取一週一天遠距工作。全公司或整個團隊一起約同天在家遠距,測試的夥伴工作效率的差別,讓管理階層比較容易理解員工可能遇到什麼困難、流程要怎麼調整,之後可以逐步變成一週兩天、一週三天。同時 Andrew 也推薦《帶領遠端團隊:跨國、在家工作、自由接案時代的卓越成就法則》一書,裡頭提到管理者在進入遠距辦公模式,應該抱持什麼心態和用什麼方法。

如果從零開始建立遠距團隊,第一步可以外聘 freelancer 或 contractor,用外包當做測試。因為這個 contractor 不會在辦公室上班,管理者可以測試遠距辦公是否可行,也趁機鍛鍊管理者遠距工作的能力;如果雇主覺得這樣的模式可以繼續進行,便把 contractor 轉成正職員工。

有了團隊之後,還有遠距辦公的上班時間問題。關於這個議題,Andrew 認為上班時間應該是雇主和雇員彼此約定即可,因為很多僱員就是想要彈性的生活才選擇遠距工作。建議可以使用任務導向的工作模式,透過每天或兩天一次的 standups 例會,討論今天要做什麼、完成哪些任務,但不需要談論細節。

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遠距也要 Team Building 嗎?

Photo by Pascal Swier on Unsplash

不管是不是遠距辦公,團隊協作和合作,Team building 能增加團隊的和諧度,Andrew 認為是遠距團隊必要的環節。

如果是人與人之間的交流,Andrew 一開始會先約 1 on 1 的視訊會議,比較能了解對方的想法,且更接近於面對面溝通;如果是團隊內部的溝通,其實有很多方法可以拉近彼此的距離,舉例來說可以開個「茶水間」頻道,模擬實際辦公室的茶水間,大家可以在裡面暢所欲言,同事之間除了公事之外,有更多日常生活交流。

老話重提,遠距辦公的推薦工具

「工具不是問題,技術和心態才是問題。」每個工具的使用邏輯大不相同,和團隊的運行邏輯可能不一樣,所以沒有必備的工具,只有適不適合。Andrew 在分享三個他遠距辦公使用的工作前,強調這個大前提。

Google Calendar Google Keep

Google Calendar 就是行事曆功能,而 Google Keep 則有點像是備忘錄,用於記事與條列清單。坊間其實有許多功能類似的軟體,但 Andrew 之所以特別推薦這兩個,是因為 Google Calendar 和 Google Keep 可以合併使用,使用電腦時,兩者可以在同一個視窗瀏覽,把時間和任務管理同時進行。

根據Andrew的習慣,他會把各個專案切分成一個個任務,然後再把這些 to-do list 放進 Google Keep,與此同時又能看到 Google Calendar 上每個時間該做什麼,對自己的時間還有任務進度控管非常有幫助。

Notion

引用自 Notion 官網

適合用於專案管理,層級比較高。Notion 主要特色是畫面簡潔,同時兼具資料庫 wiki 的 UI,可做事件分層管理。同時 Database 功能也可把輸入的內容分類轉換成 calendar 、kanban 看版、列表模式,專案管理非常方便。

Slack

引用自 Slack 官網

有些公司會有自己的 Company Wiki,大家可以從裡面找同事的資料寄信,除了這個方法之外,還可以使用專門用於解決團隊內部溝通的 Slack,它可以把整個公司的人都加入 Slack,並且過去傳送過的資料都會一直留著。此外 Slack 還有許多自動化的功能和 bot,可以用於打卡或是 on board。

遠距辦公的團隊百百種,到底團隊要使用什麼工具,Andrew 認為還是端看團隊成員的科技使用熟練度和團隊屬性。

遠距工作者的心聲,主管們聽見了嗎?

許多團隊剛轉成遠距辦公,管理者尚未習慣遠距工作模式——一段訊息打出去之後,不會馬上被看到,也不會立即得到回覆。

「你在做什麼?」、「你是不是在摸魚?」這是剛轉換模式最容易遇到的溝通問題,如果雇主沒能習慣遠距的被動溝通模式,常常一直追問進度、訊息轟炸,這些緊迫盯人的行為容易產生摩擦,會讓員工覺得不被信任。

一般來說,遠距工作者都是腦力密集的產業,使用大腦思考需要耗費很多能量和時間,根據研究顯示,大腦要進入極致的專注狀態「心流」,其實需要一段時間的啟動期,這時候一但中斷,再次進入專注狀態就要另一段時間的啟動。所以說,工作時間突然被打擾不僅是讓人覺得被質疑,同時也會造成思考中斷、工作效率變差。

Andrew 會建議這時候要同步雙邊的計劃,有點像是向上管理的概念,遠距工作者定期告知主管預計花多少時間做什麼事,主動提出需求,提出要花多少時間。不懂的拒絕、不懂提出需求,就會很容易被打擾。

舉例而言,前陣子唐鳳的番茄鐘工作法(Pomodoro Technique)熱度非常高,意即25分鐘的高度專注工作時間和5分鐘的休息時間為一個時間單位。但它背後隱含的意思是:我現在在忙,這個25分鐘之後就會回你訊息,並不是說專注時間只有25分鐘,而是說25分鐘後我就有時間可以讀你的訊息。

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Photo by Simone Pellegrini on Unsplash

遠距辦公這件事,已經從一種趨勢變成進行式,曾經 Upwork 預測的時間點或許都會因為疫情大大提早,在未來可能遠距會像T型車、電腦、智慧型手機一樣變成生活中自然而然的事。

最後,關於執行遠距辦公模式,「沒有所謂的失敗,因為大家都在調整,還在讓一切變得更好。」Andrew 這樣說。

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