Job description for Purchasing Staff at Grogol Sarana Transjaya
TUGAS & TANGGUNGJAWAB:
- Melakukan pemesanan tiket dan pengaturan perjalanan serta hal administrasi lainnya terkait kegiatan dinas karyawan
- Menerima dan membuat tanda terima dari supplier travel
- Membuat voucher atau BKK dan kelengkapan lainnya untuk pengajuan pembayaran tagihan
- Membuat voucher atau BKM apabila ada pengembalian uang refund
- Follow Up tiket yang direfund
- Membuat pengajuan Bon Sementara
- Melakukan pembelian material bahan bangunan
- Mengelola siklus pengadaan barang/jasa dari Purchase Request (PR) hingga penerimaan barang.
- Menerima permintaan pembelian berdasarkan pengajuan yang telah disetujui oleh atasan sampai dengan diterbitkannya order pembelian ( PO )
- Membuat laporan harian untuk pembelian dan outstanding PO sebagai bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan
- Melakukan proses negosiasi harga terhadap penawaran yang diberikan vendor terkait harga, minimum order, kualitas dan pengiriman
- Menganalisa vendor / supplier untuk mencari vendor yang terbaik dari sisi harga dan kualitas
- Melakukan pencarian (sourcing) vendor baru dan mempertahankan hubungan strategis dengan pemasok lokal maupun global.
- Mencari supplier baru yang dapat menunjang pengembangan kualitas pembelian
- Menangani korespondensi, pembuatan kontrak kerja sama, dan negosiasi harga langsung dengan vendor luar negeri.
KUALIFIKASI:
- Minimal D3 atau S1 dari jurusan relevan seperti Manajemen, Akuntansi, Teknik Industri, atau Supply Chain.
- Diutamakan yang memiliki pengalaman minimal 1-2 tahun di bidang purchasing atau procurement
- Memiliki kemampuan Bahasa Inggris dan Mandarin ( nilai plus )
- Kemampuan mendapatkan harga terbaik dan syarat pembayaran (payment terms) yang menguntungka
- Memiliki pengalaman dibidang reservasi tiket, hotel dan pembayaran corporate minimal 4 tahun
- Pembuatan voucher dan menerbitkan Purchase Order dan memastikan barang/jasa diterima user sesuai spesifikasi
- Mahir dalam melakukan pemesanan tiket dan pengaturan perjalanan (e.g., ticketing & itinerary, reissued, rebooking, cancel, refund) serta hal administrasi lainnya terkait kegiatan dinas karyawan serta Direksi dan kebutuhan material perusahaan
- Memahami prosedur reservasi tiket, hotel dan memperhatikan detail barang, harga, dan tanggal pengiriman secara akurat, Memperhatikan detail barang, harga, dan tanggal pengiriman secara akurat.
- Familiar dengan aplikasi web dan email
- Mampu mengoperasikan komputer dan aplikasinya (Microsoft Office, dsb.)
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang sangat baik serta Cakap berkomunikasi dengan berbagai divisi internal maupun vendor/supplier.
- Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah, perhatian yang tinggi terhadap detail, teliti dan tekun
- Memiliki integritas tinggi serta mampu bekerja secara efisien dan tenang di bawah tekanan untuk memenuhi tenggat waktu
- Fleksibilitas untuk bekerja pada akhir pekan atau diluar jam kerja sesuai kebutuhan ( secara on call )
- Siap bergabung dengan segera
- Penempatan di Surabaya
