Job description for Procurement & General Affairs (GA) Staff at PT ZAMRUD SINAR NUSANTARA
Posisi : Procurement & General Affairs (GA) Staff
Penempatan : Batam
Tujuan :
Bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan barang dan jasa perusahaan, pengelolaan aset, fasilitas kantor, serta kebutuhan operasional perusahaan agar seluruh aktivitas bisnis, khususnya operasional Shipping Agency, berjalan efektif, efisien, dan sesuai dengan standar perusahaan.
Tanggung Jawab :
1. Procurement
- Melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan.
- Melakukan pencarian, evaluasi, dan negosiasi dengan vendor untuk memperoleh harga, kualitas, dan waktu pengiriman terbaik.
- Membuat dan mengelola Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), serta dokumen pengadaan lainnya.
- Melakukan perbandingan penawaran (quotation comparison) dari beberapa vendor.
- Memastikan seluruh barang dan jasa diterima sesuai spesifikasi dan waktu yang telah disepakati.
- Melakukan evaluasi performa vendor secara berkala.
- Menjaga hubungan baik dengan supplier dan vendor.
- Mengontrol biaya pengadaan agar sesuai dengan anggaran perusahaan.
- Membuat laporan pengadaan secara berkala.
2. General Affair - Mengelola seluruh kebutuhan operasional kantor.
- Mengelola inventaris dan aset perusahaan.
- Mengatur pemeliharaan gedung kantor, kendaraan operasional, serta fasilitas perusahaan.
- Berkoordinasi dengan vendor maintenance, cleaning service, security, dan penyedia jasa lainnya.
- Mengelola pengadaan ATK, perlengkapan kantor, pantry, dan kebutuhan operasional lainnya.
- Mengurus perizinan operasional perusahaan apabila diperlukan.
- Mengawasi penggunaan aset perusahaan serta melakukan stock opname secara berkala.
- Mengelola administrasi kendaraan perusahaan, termasuk pajak, servis berkala, dan asuransi.
- Mendukung kegiatan perusahaan seperti meeting, training, audit, maupun event perusahaan.
Kualifikasi
- Pendidikan - Minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan, diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, Logistik, Supply Chain Management, atau bidang terkait.
- Pengalaman
- Minimal 2 tahun sebagai Procurement Staff, General Affairs Staff, atau posisi serupa.
- Diutamakan memiliki pengalaman di perusahaan Shipping Agency, Ship Management, Marine Services, Offshore, Logistics, atau Freight Forwarding.
- Memahami proses pengadaan barang dan jasa serta administrasi General Affairs.
- Kompetensi
- Memiliki kemampuan negosiasi yang baik.
- Mampu melakukan analisis harga dan evaluasi vendor.
- Memahami proses pembelian dan administrasi procurement.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Teliti, disiplin, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
- Terbiasa menggunakan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Mampu mengelola beberapa pekerjaan dengan target waktu yang ketat.
- Memiliki integritas dan etika kerja yang tinggi.
- Nilai Tambah
- Memiliki jaringan vendor di wilayah Batam menjadi nilai tambah.
- Memahami kebutuhan operasional industri maritim dan kepelabuhanan.
- Memiliki pengalaman menangani pengadaan yang bersifat urgent untuk operasional kapal.
- Memiliki kemampuan berbahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
