Procurement Admin

Bisa Group is Hiring — Procurement Admin

Procurement Admin bertanggung jawab dalam mengelola seluruh proses administrasi pembelian dan pencatatan persediaan secara akurat, terstruktur, dan tepat waktu. Posisi ini memastikan ketersediaan barang operasional melalui proses purchasing yang efisien, serta menjaga keakuratan data inventory melalui pencatatan dan kontrol stok yang disiplin. Peran ini membutuhkan ketelitian tinggi, kemampuan administrasi yang kuat, serta koordinasi yang baik dengan vendor dan tim internal untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Posisi ini akan bertanggung jawab dalam menangani kebutuhan purchasing dan inventory untuk beberapa outlet, termasuk Briq, Bebop Bar + Kitchen, serta unit operasional lainnya.

Tugas & Tanggung Jawab

1. Administrasi Pembelian

• Membuat dan memproses Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) secara akurat dan tepat waktu.
• Melakukan perbandingan harga, kualitas, dan lead time dari beberapa vendor.
• Berkoordinasi dengan vendor terkait pemesanan, pengiriman, dan invoice.
• Mengelola dan mengarsipkan seluruh dokumen pembelian (PO, invoice, delivery note, kontrak vendor) secara rapi dan sistematis.
• Memastikan kesesuaian antara PO, barang diterima, dan invoice (3-way matching).

2. Administrasi & Kontrol Inventory

• Melakukan pencatatan keluar-masuk barang secara real-time dan akurat di sistem.
• Melakukan stock opname rutin (harian/mingguan/bulanan) dan membuat laporan selisih stok.
• Memastikan data inventory selalu update dan sesuai dengan kondisi fisik.
• Mengontrol minimum stock level dan melakukan koordinasi pembelian untuk restock.
• Mengelola dokumen inventory seperti Goods Receipt, Stock Transfer, dan Adjustment.

3. Reporting & Dokumentasi

• Menyusun laporan pembelian dan inventory secara berkala (daily/weekly/monthly).
• Menyiapkan data untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal.
• Mengelola database vendor dan histori pembelian.
• Membuat filing system yang rapi (digital & hardcopy) untuk seluruh dokumen terkait.

4. Koordinasi & Kepatuhan

• Berkoordinasi dengan tim operational, finance, dan warehouse terkait kebutuhan barang.
• Memastikan seluruh proses purchasing & inventory sesuai SOP perusahaan.
• Membantu evaluasi vendor berdasarkan performa (harga, kualitas, ketepatan waktu).

Kualifikasi

1. Pendidikan minimal Diploma/Bachelor (D3/S1) di bidang Administrasi, Akuntansi, Manajemen, atau terkait.
2. Pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang purchasing/inventory/admin (F&B/retail/hospitality jadi nilai plus).
3. Memiliki kemampuan administrasi yang sangat rapi, detail, dan terstruktur.
4. Terbiasa mengelola dokumen dalam jumlah besar dan memastikan akurasi data.
5. Menguasai Microsoft Excel (VLOOKUP, Pivot Table, basic formulas).
6. Terbiasa menggunakan sistem inventory / ERP (seperti SAP, Accurate, atau sejenisnya).
7. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan vendor & internal team.
8. Mampu bekerja dengan deadline dan memiliki sense of urgency yang tinggi.
9. Jujur, teliti, dan memiliki integritas tinggi (karena berhubungan dengan data & barang).
10. Memiliki kemampuan analisa dasar untuk membaca data pembelian & stok.