Job description for Personal Assistant at PT. SUMBER BANYU BIRU
Kualifikasi Personal Assistant (PA)
- Pendidikan minimal S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait).
- Memiliki pengalaman sebagai Personal Assistant / Executive Assistant atau posisi administrasi minimal 2 tahun.
- Mampu mengelola jadwal Direksi, korespondensi, dan kebutuhan administratif dengan sangat baik.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan follow-up yang kuat.
- Terampil menggunakan Microsoft Office, Google Workspace, dan aplikasi penunjang kerja.
- Terbiasa bekerja dengan timeline cepat, multitasking, dan menghadapi pekerjaan yang berubah-ubah.
- Memahami dan mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan maupun Direksi.
- Teliti, rapi, berinisiatif, dan memiliki etika kerja yang tinggi.
- Diutamakan yang mampu menggunakan AI tools (ChatGPT, Notion AI, tools automasi, dll) untuk mendukung efisiensi kerja.
- Bersedia bekerja full time, mengikuti kebutuhan agenda Direksi, serta siap koordinasi di luar jam kerja apabila diperlukan.
Tugas dan Tanggung Jawab Personal Assistant (PA)
- Mengelola jadwal dan agenda Direksi, termasuk meeting, perjalanan dinas, dan aktivitas harian.
- Menyiapkan dokumen, bahan presentasi, laporan, serta kebutuhan administrasi Direksi.
- Melakukan korespondensi (email, surat, pesan) atas nama Direksi secara profesional.
- Melakukan follow-up kepada departemen terkait untuk memastikan tugas dan instruksi Direksi terlaksana dengan baik.
- Menyusun notulen rapat, mendistribusikan hasil rapat, serta memastikan tindak lanjutnya.
- Mengatur perjalanan dinas, termasuk tiket, akomodasi, transportasi, dan itinerary.
- Mengelola arsip dan data Direksi, baik fisik maupun digital, secara rapi dan terstruktur.
- Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan keputusan strategis perusahaan.
- Menjadi penghubung antara Direksi dan internal/eksternal perusahaan.
- Melakukan monitoring pekerjaan yang didelegasikan Direksi dan memberikan laporan progres secara berkala.
- Melakukan riset ringan, termasuk penyusunan summary, rekomendasi, atau data pendukung keputusan.
- Menggunakan AI tools (ChatGPT, Notion AI, task automation, dan sejenisnya) untuk membantu pembuatan laporan, drafting dokumen, manajemen jadwal, serta efisiensi pekerjaan.
- Menangani kebutuhan personal Direksi (jika diperlukan dan sesuai arahan).
- Mendukung tugas tambahan lainnya sesuai kebutuhan operasional Direksi.
