Job description for Operational Office Supervisor at CAHAYA BOGA UTAMA CV
Operational Supervisor
Kami mencari **Operational Supervisor** yang memiliki kemampuan untuk mengelola serta memonitor operasional administrasi perusahaan secara menyeluruh.
Posisi ini bertanggung jawab memastikan seluruh proses operasional serta administrasi kantor, monitoring tagihan, dokumen, pembayaran, serta kebutuhan operasional berjalan dengan **rapi, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan prosedur perusahaan**.
Selain memiliki kemampuan analisa keuangan dan administrasi, kandidat diharapkan memiliki kemampuan koordinasi yang baik karena akan berinteraksi dengan berbagai departemen, vendor, supplier, dan pihak internal perusahaan.
Tanggung Jawab Utama
1. Monitoring Operasional Kantor
* Melakukan monitoring aktivitas operasional kantor secara menyeluruh agar berjalan lancar dan sesuai prosedur.
* Memastikan kebutuhan operasional kantor tersedia dan terkontrol dengan baik.
* Mengawasi administrasi umum, dokumen, fasilitas, perlengkapan, dan kebutuhan operasional perusahaan.
* Mengidentifikasi kendala operasional dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk penyelesaiannya.
* Memastikan seluruh proses operasional terdokumentasi dengan baik dan dapat ditelusuri.
2. Monitoring Tagihan & Pembayaran
* Melakukan monitoring seluruh tagihan perusahaan dari vendor, supplier, dan pihak ketiga.
* Memastikan invoice dan dokumen pendukung diterima, diperiksa, dan diproses secara tepat waktu.
* Melakukan pengecekan kesesuaian invoice dengan PO, surat jalan, kontrak, atau dokumen pendukung lainnya.
* Membuat dan memonitor **payment schedule** serta memastikan pembayaran dilakukan sesuai jatuh tempo.
* Melakukan follow-up terhadap invoice yang belum lengkap atau belum dapat diproses.
* Memantau outstanding payable dan memberikan laporan kepada atasan secara berkala.
* Mengkoordinasikan proses pembayaran dengan Finance/Accounting.
3. Administrasi & Dokumentasi
* Memastikan seluruh dokumen administrasi perusahaan tersimpan dengan rapi, lengkap, dan mudah diakses.
* Mengawasi sistem filing dokumen fisik maupun digital.
* Memastikan dokumen seperti invoice, kontrak, PO, surat jalan, bukti pembayaran, dan dokumen operasional lainnya terdokumentasi dengan baik.
* Membantu melakukan kontrol terhadap masa berlaku dokumen, kontrak, perizinan, dan kebutuhan administrasi perusahaan.
* Membuat dan menjaga sistem administrasi yang efektif dan efisien.
4. Koordinasi Antar Departemen
* Menjadi penghubung antara Operational/Finance/Accounting dengan departemen lain dalam proses administrasi dan pembayaran.
* Berkoordinasi dengan Procurement, Warehouse, Purchasing, Sales, HR, dan departemen lainnya terkait kebutuhan operasional.
* Memastikan setiap pengajuan biaya dan pembayaran telah mengikuti prosedur yang berlaku.
* Melakukan follow-up terhadap pihak terkait untuk memastikan proses administrasi berjalan tepat waktu.
* Membantu menyelesaikan kendala administratif yang terjadi antar departemen.
5. Monitoring Biaya Operasional
* Melakukan monitoring biaya operasional kantor secara berkala.
* Membantu memastikan pengeluaran operasional sesuai dengan budget yang telah ditetapkan.
* Mengidentifikasi pengeluaran yang tidak wajar atau berpotensi menyebabkan pemborosan.
* Membuat laporan monitoring biaya operasional dan memberikan informasi kepada management.
* Membantu mencari peluang efisiensi biaya operasional perusahaan.
6. Reporting & Control
* Membuat laporan rutin terkait status tagihan, pembayaran, administrasi, dan operasional kantor.
* Menyusun monitoring dashboard sederhana untuk membantu management melihat kondisi operasional secara menyeluruh.
* Melakukan rekonsiliasi data administratif dengan data Finance/Accounting apabila diperlukan.
* Memastikan tidak ada tagihan, dokumen, atau proses administrasi penting yang terlewat.
* Memberikan laporan terkait kendala dan risiko operasional kepada atasan.
7. Improvement & SOP
* Membantu membuat dan memperbaiki SOP terkait proses administrasi dan operasional.
* Mengidentifikasi proses yang tidak efisien dan memberikan rekomendasi perbaikan.
* Membantu membangun sistem kontrol administrasi yang lebih terstruktur.
* Memastikan implementasi SOP berjalan konsisten di seluruh departemen terkait.
Kualifikasi
* Pendidikan minimal **S1 Akuntansi, Keuangan, Manajemen, atau bidang terkait**.
* Memiliki pengalaman minimal **3–5 tahun** di bidang Finance, Accounting, Administration, atau Operational Support.
* Memiliki pengalaman sebagai **Supervisor atau posisi koordinasi** menjadi nilai tambah.
* Memahami proses **invoice, payment, account payable, petty cash, budgeting, dan administrasi keuangan**.
* Memiliki kemampuan monitoring dan kontrol administrasi yang kuat.
* Terbiasa bekerja dengan dokumen dan data dalam jumlah besar secara teliti dan sistematis.
* Menguasai Microsoft Excel/Google Sheets dengan baik.
* Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi lintas departemen.
* Memiliki kemampuan problem solving dan follow-up yang baik.
* Teliti, disiplin, bertanggung jawab, proaktif, dan memiliki integritas tinggi.
* Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
* Pengalaman menggunakan **Odoo atau ERP system** menjadi nilai tambah.
Kompetensi Utama
* Financial & Administrative Control
* Operational Monitoring
* Invoice & Payment Management
* Account Payable Monitoring
* Documentation Management
* Cross-Department Coordination
* Reporting & Data Analysis
* Problem Solving
* Process Improvement
* Attention to Detail
