Job Requirements
Job benefits
-
Free food & beverages
Avoid wasting time and energy to buy food at the restaurant or hawker center by yourself. We'll provide the best food for you and your team. Make better use of your valuable time to rest, bond, and do other things that matter to you.
-
Team-building events
Our company simply cannot function well without teams of people working together. That said, we provide numerous team-building activities and events for you and your team to nurture meaningful relationships between every individual.
-
Career growth
Ever feel stuck with your career? We don't hire you simply because we needed to fill an empty slot. Together, we will help you shape and grow your career so you can progress further and rediscover your true sense of purpose at work.
-
Insurance
Unexpected things may happen at unexpected times. We cover basic insurance costs for you and your loved ones in case of emergencies or unfortunate events. You can also upgrade your plan any time you want.
This job post is managed by
Skills
Job description for Nhân viên Hành Chính Tổng Hợp at Idocean Co.,ltd
- Tiếp nhận, luân chuyển công văn, tài liệu đến/ đi cho các bộ phận liên quan kịp thời và nhanh chóng;
- Tiếp nhận kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu, cấp số văn bản và vào sổ công văn các văn bản hành chính;
- Soạn thảo công văn, thông báo, tờ trình;
- Lập sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ, tài liệu, thư tín;
- Lưu giữ hồ sơ pháp lý của Công ty, cung cấp bản sao hồ sơ pháp lý khi có yêu cầu của các phòng;
- Thực hiện công tác hướng dẫn đón tiếp khách tế nhị hòa nhã, chuyên nghiệp để giữ gìn hình ảnh công ty với khách hàng, đối tác.
- Thực hiện thủ tục cấp thẻ thang máy, thẻ xe cho CBNV;
- Lập danh sách và xác định định mức của các văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng;
- Theo dõi các Hợp đồng dịch vụ đã ký và ngày hết hạn của Hợp đồng để gia hạn;
- Thực hiện công tác lễ tân, hậu cần cho các sự kiện, hội nghị, hội thảo,…của Công ty;
- Thường xuyên rà soát cập nhật đầy đủ danh bạ điện thoại/email của CBNV;
- Tiếp nhận, thực hiện các yêu cầu về sử dụng phòng họp và sử dụng xe công vụ của các phòng ban/đơn vị;
- Thực hiện công tác đặt vé máy bay cho BGĐ, CBNV công ty, theo dõi việc sử dụng thẻ taxi, đặt hoa khi có nhu cầu đề nghị của các bộ phận;
- Kiểm tra và thanh toán các khoản chi phí phát sinh liên quan;
- Triển khai chương trình 5S và kiểm tra việc thực hiện 5S tại Công ty.
- Quản lý nhập/xuất kho các loại tài sản và cập nhật danh mục tài sản thường xuyên vào phần mềm quản lý tài sản (nếu có) khi có sự thay đổi như bàn giao, thu hồi, điều chuyển, nâng cấp hay thanh lý tài sản…;
- Thực hiện thủ tục điều chuyển như thu hồi/cấp phát tài sản theo yêu cầu đã được phê duyệt cho người sử dụng có nhu cầu hoặc người sử dụng không còn nhu cầu sử dụng/ hoặc theo thông báo chấm dứt HĐLĐ/ điều chuyển công tác để tái sử dụng hoặc đề xuất thanh lý theo quy định của Công ty;
- Phối hợp với các bộ phận lập kế hoạch kiểm kê theo định kỳ hoặc bất thường do hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp;
- Định kỳ/ đột xuất kiểm tra hệ thống báo cháy, cảnh quan môi trường làm việc, vệ sinh tòa nhà, cung cấp nước uống cho văn phòng.
- Phối hợp và trực tiếp xây dựng các quy trình, quy định của phòng;
- Thực hiện, phối hợp với CBNV phụ trách C&B trong việc rà soát chấm công, ngày phép, lịch công tác CBNV trong Công ty;
- Lập bảng theo dõi và thanh toán chi phí thuê văn phòng, điện, nước, internet và các chi phí hành chính khác hàng tháng của Công ty;
- Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất khác theo yêu cầu Quản lý trực tiếp hoặc BGĐ Công ty.
- Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học chuyên ngành hành chính - văn thư hoặc khối ngành kinh tế;
- ít nhất 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương;
- Kỹ năng Quản trị văn phòng, soạn thảo văn bản;
- Có khả năng làm việc độc lập;
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office, Outlook;
- Sử dụng tiếng Anh trong công việc là một lợi thế.
Glints Safety Tips
Don't provide your bank or credit card details when applying for jobs. Legitimate employers and hiring managers do not require an application fee or expect you to pay for training.
Learn More