Job description for NHÂN VIÊN CHỈNH LÝ SỐ HÓA TÀI LIỆU (ĐIỀU PHỐI) at TẬP ĐOÀN HCHOLDINGS
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Thu thập & Phân loại hồ sơ
- Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ các phòng ban
- Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ, thời hạn bảo quản và loại hình tài liệu
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi tiến hành chỉnh lý
- Loại bỏ tài liệu trùng lặp, không có giá trị theo quy định
2. Chỉnh lý & Sắp xếp tài liệu
- Lập mục lục, bìa hồ sơ và danh mục tài liệu theo tiêu chuẩn lưu trữ
- Đánh số hồ sơ, đơn vị bảo quản theo hệ thống phân loại của công ty
- Chỉnh lý tài liệu theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành
- Vào sổ đăng ký, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Scan, số hóa tài liệu giấy thành tài liệu điện tử khi cần thiết
3. Bảo quản & Khai thác tài liệu
- Sắp xếp, bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ đúng quy định về nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy
- Thực hiện các biện pháp phòng chống mối mọt, ẩm mốc, hư hỏng tài liệu
- Phục vụ nhu cầu tra cứu, mượn – trả hồ sơ của cán bộ công ty
- Thống kê, báo cáo định kỳ tình trạng kho lưu trữ cho cấp quản lý
4. Công việc hành chính liên quan
- Tham mưu xây dựng, cập nhật quy trình, quy định về công tác lưu trữ nội bộ
- Phối hợp với các phòng ban hướng dẫn lập hồ sơ và bàn giao tài liệu
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên
IV. YÊU CẦU TUYỂN DỤNG
1. Trình độ & Chuyên môn
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Lưu trữ học, Thư viện – Thông tin học, Quản trị Văn phòng hoặc liên quan
- Ưu tiên có chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ
- Am hiểu các quy định pháp luật về công tác lưu trữ (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định liên quan....)
2. Kinh nghiệm & Kỹ năng
- Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm công tác chỉnh lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ
- CÓ KINH NGHIỆM LÀM QUA CÁC GÓI THẦU SỐ HÓA LỚN
- Thành thạo MS Office (Word, Excel); biết sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử là lợi thế
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc
- Kỹ năng phân loại, sắp xếp, hệ thống hóa thông tin tốt
- Trung thực, bảo mật thông tin, có tinh thần trách nhiệm cao
V. QUYỀN LỢI
- Mức lương thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm
- Xét tăng lương định kỳ
- Tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định
- Thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết
- Du lịch hằng năm
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định lâu dài
- Được đào tạo và phát triển nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu
