Learning Operation Assistant

Ruang Lingkup Kerja:

Learning Operation Assistant bertanggung jawab membantu memastikan kegiatan kelas Neon Bit berjalan dengan rapi, terkoordinasi, dan memberikan pengalaman yang nyaman bagi peserta, orang tua, mentor, serta tim internal.

Peran ini berfokus pada dua area utama, yaitu Administrasi Kelas dan Learner Experience.

Pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan secara online (daring) maupun offline (luring) sesuai kebutuhan program Neon Bit.

A. Administrasi & Operasional Kelas

1. Menjadi pusat informasi terkait jadwal, mentor, peserta, lokasi, dan kebutuhan operasional kelas.
2. Membantu mengatur, memperbarui, dan memastikan jadwal kelas terkoordinasi dengan baik.
3. Berkoordinasi dengan mentor terkait jadwal dan kebutuhan teknis kelas.
4. Mengirim reminder kelas kepada mentor, peserta, orang tua, dan pihak terkait.
5. Menyiapkan kebutuhan kelas online maupun offline, seperti:
1. link Zoom atau platform kelas;
2. reminder grup;
3. ruang kelas;
4. laptop;
5. koneksi internet;
6. serta perangkat pendukung lainnya.
6. Melakukan pengecekan kesiapan kelas sebelum kegiatan dimulai.
7. Membantu memantau pelaksanaan kelas sesuai standar operasional Neon Bit.
8. Mengisi Quality Control (QC) kelas sesuai kebutuhan.
9. Melakukan pengecekan ulang absensi mentor.
10. Mencatat kendala, perubahan, atau kejadian penting selama pelaksanaan kelas.
11. Melakukan koordinasi dengan PIC atau divisi terkait apabila terdapat kendala yang membutuhkan tindak lanjut.
12. Memastikan data dan informasi operasional kelas tercatat dengan baik pada sistem atau media administrasi yang digunakan Neon Bit.

B. Learner Experience & Customer Service

1. Menjadi salah satu titik layanan utama bagi peserta dan orang tua selama kegiatan pembelajaran.
2. Menyambut peserta dan orang tua dengan ramah, sopan, dan profesional.
3. Memberikan informasi terkait jadwal, kelas, mentor, fasilitas, dan kebutuhan operasional lainnya.
4. Membantu peserta sebelum maupun setelah kelas apabila dibutuhkan.
5. Menemani peserta yang masih menunggu orang tua atau penjemput sesuai kondisi operasional.
6. Membantu menciptakan pengalaman belajar yang aman, nyaman, dan menyenangkan bagi peserta.
7. Menerima pertanyaan, kendala, atau keluhan awal dari peserta dan orang tua.
8. Mendengarkan dan mencatat permasalahan yang disampaikan dengan baik.
9. Memberikan informasi atau solusi awal apabila masih berada dalam kewenangan Learning Operation Assistant.
10. Meneruskan permasalahan kepada PIC atau divisi terkait apabila membutuhkan keputusan atau tindak lanjut lebih lanjut.
11. Membantu menyampaikan perkembangan tindak lanjut kepada peserta atau orang tua apabila diperlukan.
12. Menjaga komunikasi yang ramah dan profesional dengan peserta, orang tua, mentor, serta tim internal.

Deliverables:

• Administrasi dan informasi kelas yang terkelola dengan baik.
• Jadwal serta komunikasi teknis kelas yang terkoordinasi.
• Kesiapan sarana dan prasarana kelas online maupun offline.
• Pengisian QC dan pengecekan absensi mentor.
• Dokumentasi kendala dan informasi penting terkait pelaksanaan kelas.
• Layanan informasi kepada peserta dan orang tua.
• Pengalaman layanan yang ramah dan nyaman bagi peserta.
• Penanganan awal serta eskalasi pertanyaan, kendala, atau keluhan customer.
• Kehadiran dan kesiapan sesuai jadwal operasional kelas.

Hak dan Kewajiban Tambahan:

• Neon Bit menyediakan pelatihan, onboarding, dan pendampingan agar Learning Operation Assistant memahami program, alur operasional, sistem administrasi, dan standar layanan.
• Neon Bit dapat melakukan evaluasi berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan.
• Learning Operation Assistant wajib mengikuti SOP, panduan, dan standar layanan yang berlaku.
• Learning Operation Assistant wajib menjaga komunikasi yang ramah dan profesional.
• Learning Operation Assistant wajib menjaga kerahasiaan data peserta, orang tua, mentor, dan informasi internal.
• Perubahan jadwal atau ketidakhadiran perlu diinformasikan kepada PIC sesuai ketentuan.
• Apabila terdapat kendala di luar kewenangan, Learning Operation Assistant perlu berkoordinasi dengan PIC atau tim terkait.
• Learning Operation Assistant tidak mengambil keputusan terkait kurikulum, refund, kompensasi, kebijakan, atau keputusan bisnis tanpa persetujuan pihak berwenang.
• Neon Bit dapat memberikan arahan dan evaluasi apabila terdapat hal yang perlu diperbaiki.
• Kerja sama dapat diakhiri apabila tanggung jawab dalam SOW tidak dijalankan atau terdapat pelanggaran etika profesional.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal SMA/SMK, D3/D4/S1 atau memiliki pengalaman yang relevan.
• Teliti dan cukup terorganisir dalam mengelola administrasi.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Ramah dan nyaman berinteraksi dengan anak serta orang tua.
• Memiliki orientasi terhadap pelayanan customer.
• Mampu menangani pertanyaan dan kendala operasional sederhana.
• Familiar dengan tools seperti Google Workspace, spreadsheet, WhatsApp, Zoom, dan tools pendukung lainnya.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memahami operasional pendidikan atau customer service menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.
• Bersedia bekerja secara online (daring) maupun offline (luring) sesuai kebutuhan Neon Bit.