KEPALA UMUM / General Affairs, Manpower & Delivery Operation

KEPALA UMUM / General Affairs, Manpower & Delivery Operations

Tanggung Jawab Utama

General Affairs dan Fasilitas

• Memastikan fasilitas kantor, central kitchen, gudang, area produksi, dan area operasional selalu dalam kondisi aman, bersih, dan siap digunakan.
• Mengelola kebutuhan maintenance gedung, listrik, air, AC, exhaust, grease trap, genset, serta fasilitas pendukung lainnya.
• Menyusun jadwal preventive dan corrective maintenance.
• Menangani serta memonitor laporan kerusakan sampai selesai.
• Mengelola kebersihan, keamanan, pest control, limbah, serta fasilitas umum perusahaan.
• Memastikan pelaksanaan operasional sesuai standar keselamatan kerja, sanitasi, dan keamanan pangan.

Scheduling Delivery dan Kendaraan Operasional

• Menyusun jadwal pengiriman harian berdasarkan jumlah pesanan, lokasi customer, waktu pengiriman, jenis kendaraan, dan kapasitas armada.
• Mengatur pembagian rute dan area pengiriman untuk setiap driver.
• Menentukan kebutuhan kendaraan dan driver berdasarkan volume pesanan harian.
• Berkoordinasi dengan Sales, Sales Admin, Production, PPIC, Packing, Warehouse, dan Delivery terkait kesiapan pesanan.
• Memastikan kendaraan tiba di lokasi loading sesuai waktu yang telah ditentukan.
• Memastikan setiap pesanan dikirim tepat waktu, tepat jumlah, dan sesuai lokasi tujuan.
• Mengantisipasi keterlambatan pengiriman, kendaraan rusak, driver berhalangan, perubahan jadwal customer, dan kondisi darurat lainnya.
• Mengatur kendaraan serta driver pengganti apabila terjadi kendala operasional.
• Memonitor perjalanan, keberangkatan, waktu tiba, proses serah terima, dan kepulangan kendaraan.
• Melakukan evaluasi ketepatan waktu pengiriman dan efisiensi rute.
• Mengontrol biaya bahan bakar, tol, parkir, servis, serta biaya kendaraan operasional.
• Memastikan STNK, KIR, pajak kendaraan, SIM driver, dan dokumen kendaraan tetap berlaku.
• Mengatur jadwal servis serta preventive maintenance kendaraan.

Scheduling Shift dan Manpower

• Menyusun jadwal kerja dan pembagian shift manpower sesuai kebutuhan operasional.
• Mengatur shift driver, helper delivery, security, cleaning service, teknisi, office boy, dan tenaga pendukung lainnya.
• Menyesuaikan jumlah manpower berdasarkan forecast pesanan, jadwal produksi, event, pengiriman, dan kebutuhan operasional.
• Mengatur jadwal masuk, istirahat, pergantian shift, lembur, hari libur, dan manpower pengganti.
• Memastikan setiap shift memiliki jumlah tenaga kerja yang mencukupi.
• Mengantisipasi kekurangan manpower akibat cuti, sakit, izin, keterlambatan, atau ketidakhadiran karyawan.
• Mengatur redistribusi manpower antar-area apabila terjadi peningkatan kebutuhan operasional.
• Mengontrol absensi, kehadiran, kedisiplinan, lembur, dan produktivitas manpower.
• Berkoordinasi dengan HR terkait kebutuhan rekrutmen, tenaga harian, outsourcing, penilaian kinerja, dan tindakan kedisiplinan.
• Melakukan briefing sebelum operasional dan evaluasi setelah pekerjaan selesai.
• Memastikan pembagian kerja dilakukan secara adil, efektif, dan sesuai kompetensi personel.

Pengelolaan Aset dan Peralatan

• Mengelola pencatatan, pemeliharaan, mutasi, peminjaman, dan stock opname aset perusahaan.
• Memastikan peralatan dapur, mesin produksi, freezer, chiller, oven, kompor, mesin packaging, dan peralatan operasional dalam kondisi baik.
• Mengatur jadwal servis dan maintenance peralatan.
• Menyimpan histori kerusakan, perbaikan, dan biaya maintenance.
• Mengusulkan perbaikan, penggantian, atau penghapusan aset yang sudah tidak layak digunakan.

Vendor dan Pengadaan

• Mengelola vendor maintenance, kendaraan, keamanan, kebersihan, pest control, limbah, dan fasilitas lainnya.
• Melakukan seleksi, negosiasi, serta evaluasi kinerja vendor.
• Memastikan pekerjaan vendor sesuai standar, jadwal, anggaran, dan ruang lingkup pekerjaan.
• Mengontrol pengadaan perlengkapan umum, alat kebersihan, seragam, ATK, perlengkapan keamanan, dan kebutuhan non-bahan baku.
• Memastikan ketersediaan perlengkapan operasional dengan tetap menjaga efisiensi biaya.

Anggaran dan Pelaporan

• Menyusun anggaran General Affairs, manpower pendukung, kendaraan, maintenance, dan fasilitas.
• Mengontrol biaya operasional agar sesuai anggaran.
• Membuat laporan jadwal pengiriman, penggunaan kendaraan, keterlambatan, biaya delivery, absensi manpower, lembur, maintenance, dan fasilitas.
• Menganalisis kendala operasional serta menyusun tindakan perbaikan.
• Menyampaikan laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada manajemen.
• Menyusun rencana kerja serta kebutuhan operasional untuk periode berikutnya.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 Manajemen, Teknik Industri, Teknik Mesin, Logistik, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 4–5 tahun di bidang General Affairs, operasional, logistik, fleet management, atau facility management.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun pada posisi Senior Staff, Supervisor, Section Head, atau Kepala Bagian.
• Diutamakan memiliki pengalaman di perusahaan F&B, catering, restoran, central kitchen, retail, manufaktur makanan, atau logistik.
• Berpengalaman menyusun jadwal delivery dan pembagian rute kendaraan.
• Berpengalaman menyusun shift kerja dan mengelola manpower dalam jumlah besar.
• Memahami pengelolaan kendaraan, driver, maintenance, aset, fasilitas, dan vendor.
• Mampu menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk membuat jadwal dan laporan operasional.
• Memiliki kemampuan leadership, komunikasi, koordinasi, negosiasi, dan problem solving yang baik.
• Tegas, teliti, disiplin, responsif, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
• Bersedia bekerja dengan jam operasional yang fleksibel dan menangani kondisi darurat.
• Memiliki SIM A menjadi nilai tambah.

Kompetensi yang Dibutuhkan

• Manpower planning dan shift scheduling.
• Delivery planning dan route scheduling.
• Fleet dan driver management.
• Facility dan asset management.
• Vendor management.
• Budgeting dan cost control.
• Leadership dan team coordination.
• Problem solving dan decision making.
• Administrasi serta pelaporan operasional.
• Pemahaman dasar hygiene, sanitation, food safety, dan keselamatan kerja.