Job description for HRGA Staff at Alcavella Indonesia
Di Alcavella, HRGA bukan sekadar administrasi. Kamu adalah penjaga utama agar setiap orang punya dokumen yang benar, hari pertama yang disiapkan dengan baik, momen penting yang dirayakan atau ditemani, dan tempat kerja yang bersih dan berfungsi. Misi kamu: memastikan tidak ada kontrak, data, atau aset yang jatuh.
Tanggung Jawab Kamu:
1. Onboarding 90 Hari: Menerima paket kandidat dari TA H-3 sebelum Day 1, Menyiapkan PKWT dari template, akses, dan buddy, Menjaga checkpoint harian Day 1-10 tercatat, Mengingatkan atasan di Day 10 / 20 / 30 / 60, Menyiapkan Berita Acara Gate H-21 sebelum hari ke-90
2. Kontrak Sepanjang Siklus: Mendata semua kontrak: tanggal mulai, berakhir, tahap, dan akumulasi masa PKWT, Pengingat H-30 ke atasan dan HR Lead, Menyiapkan addendum, surat berakhir, SKK, dan perjanjian bersama dari template, Memastikan tidak ada klausul terlarang: probasi di PKWT, BPJS ditunda, PHK dll
3.Dokumen dan Surat HRSP, PIP (administrasi, bukan penilaian), surat keterangan, dan surat lain terbit maks. 2 hari kerja, Semua surat bernomor di Register Nomor Surat dan tersimpan di folder yang benar
4. Database Karyawan dan Data Payroll: Menjaga satu sumber data karyawan yang lengkap dan terverifikasi, Menyiapkan rekap absensi fingerprint, izin, cuti, lembur, dan mutasi untuk payroll sebelum cut-off, Pendaftaran dan mutasi BPJS lengkap maks. 7 hari sejak Day 1
5. Employee Journey dan Engagement: Menjalankan 10 SOP momen karyawan: sambutan, selesai onboarding, ulang tahun, sakit, duka, kelahiran, promosi, perpisahan, dan lainnya, Menjalankan pulse survey bulanan dan membawa hasilnya ke Bi-weekly People & GA
6. HR Metrics: Membuat laporan satu lembar tiap tanggal 5: headcount, turnover, retensi 90 hari, absensi dan keterlambatan, kontrak jatuh tempo 60 hari, pipeline dari TA.
7. General Affairs Audit kebersihan harian, register aset dan jadwal maintenance: Mengelola vendor kebersihan dan perbaikan, Pembelian non-produksi sesuai batas pengeluaran, nota ke Finance H+1, Mengurus perizinan kecil kantor dan Studio LIVE adalah prioritas aset
8. Penjaga Aturan Main: Menjelaskan Peraturan Perusahaan dan Handbook ke karyawan dan atasan dengan bahasa yang hangat, Menandai praktik yang berisiko sebelum jadi masalah dan Tidak memutuskan sanksi sendiri
Kualifikasi:
- D3 / S1 Psikologi, Manajemen, Hukum, Administrasi disukai, atau pengalaman setara
- Minimal 1 tahun memegang sendiri administrasi HR di perusahaan min. 30 orang, dengan bukti dokumen yang pernah dibuat
- Paham PKWT dan PKWTT menurut PP 35/2021: jangka waktu, kompensasi, pencatatan
- Paham pendaftaran dan mutasi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, cuti dan izin, UMK dan Tahu bahwa UU Pelindungan Ketenagakerjaan baru akan mengubah sebagian aturan ini dan mau mempelajarinya
- Google Sheets / Excel sampai VLOOKUP, filter, dan pivot sederhana
- Menulis surat resmi Bahasa Indonesia yang rapi
- Menguasai Google Workspace
- Menjaga kerahasiaan data pribadi dan gaji, paham dasar UU PDP 27/2022
- Bersedia on-site Kab. Bandung, turun tangan untuk urusan GA (cek studio, dampingi vendor), dan hangat ke karyawan lini depan
