Job description for Executive Secretary & Business Development Admin at KGG
Executive Secretary & Business Development Admin
Departemen: Sales & Marketing
Laporan Kepada: Principal Architect / Managing Director
Tujuan Jabatan: Mengelola efisiensi operasional harian pimpinan, memastikan dokumentasi proyek tertata rapi, dan mendukung strategi akuisisi klien baru melalui administrasi kontrak dan pemasaran yang proaktif.
1. Fungsi Personal Assistant (PA) & Sekretaris
- Memastikan kelancaran agenda pimpinan agar operasional studio tetap berjalan efektif.
- Manajemen Kalender: Mengatur jadwal meeting dengan klien, kontraktor, dan vendor serta memastikan tidak ada overlap.
- Gatekeeping: Menjadi titik kontak pertama (telepon/email) dan menyaring korespondensi yang masuk.
- Travel Management: Mengatur logistik perjalanan dinas (tiket, hotel, transportasi) terutama untuk survei lokasi atau kunjungan proyek di luar kota.
- Notulensi & Dokumentasi: Mencatat poin-poin penting dalam rapat teknis maupun rapat desain, lalu mendistribusikannya kepada tim terkait.
2. Administrasi Business Development (BD)
- Mendukung pertumbuhan firma dengan mengelola prospek dan dokumen legal-komersial.
- Penyusunan Proposal & Quotation: Membantu menyiapkan dokumen penawaran harga (Fee Proposal) berdasarkan arahan Head of BD Dept.
- Administrasi Tender: Menyiapkan dokumen legalitas perusahaan untuk keperluan lelang/tender proyek besar.
- CRM (Customer Relationship Management): Mengelola database klien, melakukan follow-up awal pada calon klien potensial, dan menjaga hubungan baik dengan klien lama.
- Support Marketing: Membantu tim desain mengumpulkan foto progres proyek untuk kebutuhan portfolio atau update media sosial perusahaan.
3. Operasional & Administrasi Proyek
- Menjaga kerapian administrasi khas industri konsultan kreatif.
- Manajemen Kontrak: Mengelola arsip kontrak kerja (SPK/PKS) antara perusahaan dengan klien maupun dengan sub-konsultan (MEP, Struktur, dll).
- Invoicing & Payment Tracking: Berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk memastikan tagihan termin proyek dikirim tepat waktu sesuai progres di lapangan.
- Transmittal Document: Mengelola keluar-masuknya gambar kerja (blueprints) dan material sample agar terdokumentasi dengan baik.
Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Pendidikan: Min. D3/S1 Sekretaris, Administrasi Bisnis, atau Komunikasi. (Latar belakang Arsitektur/Desain menjadi nilai plus besar).
- Pengalaman: Minimal 2-3 tahun di posisi serupa, diutamakan dari industri jasa konstruksi, konsultan, atau kreatif.
- Soft Skills: Multitasking, ketelitian tinggi (detail-oriented), kemampuan komunikasi diplomatis, dan problem-solving.
- Hard Skills: Menguasai MS Office (khususnya PPT dan Excel). Familiar dengan Canva atau software basic design adalah poin tambahan.
- Bahasa: Fasih berbahasa Inggris (lisan & tulisan) untuk korespondensi dengan klien internasional/ekspatriat.
Key Performance Indicators (KPI)
- Ketepatan Waktu: Pengiriman proposal dan invoice tepat sebelum tenggat waktu.
- Kerapian Arsip: Dokumen proyek (fisik & digital) dapat ditemukan dalam waktu kurang dari 2 menit.
- Efisiensi Agenda: Penurunan tingkat missed meeting atau konflik jadwal pimpinan hingga 0%.
- Conversion Support: Kecepatan respon terhadap inquiry klien baru yang masuk.
