Job description for Admin Operational at GKeei Artisan Lamp
JOB DESCRIPTION
Admin Operasional – GKEEI Artisan Lamps (Jakarta)
Tanggung Jawab Utama
Administrasi Operasional
* Mengelola dan memproses pesanan customer dari tahap inquiry hingga pesanan selesai.
* Membuat quotation, invoice, purchase order, surat jalan, dan dokumen administrasi lainnya.
* Melakukan follow up pembayaran customer.
* Menginput dan memperbarui data pesanan, pengiriman, serta pembayaran secara akurat.
* Berkoordinasi dengan tim produksi, gudang, dan ekspedisi terkait status pesanan.
* Memastikan seluruh proses operasional berjalan sesuai timeline yang ditetapkan.
* Membantu pengadaan kebutuhan operasional showroom dan kantor.
Customer Service & Koordinasi Project
* Menjadi kontak pertama untuk customer melalui WhatsApp, email, dan media komunikasi lainnya.
* Memberikan informasi produk dan update progress pesanan kepada customer.
* Menjadwalkan meeting, showroom visit, dan koordinasi dengan tim terkait.
* Menjaga hubungan baik dengan customer selama proses pengerjaan proyek.
Pengelolaan Showroom
* Bertanggung jawab atas kerapihan, kebersihan, dan kesiapan showroom setiap hari.
* Memastikan seluruh display produk, katalog, dan material sample tertata dengan baik.
* Melakukan pengecekan rutin terhadap kondisi showroom dan produk display.
* Mengelola stok katalog, sample material, dan kebutuhan showroom lainnya.
* Melaporkan apabila terdapat kerusakan atau kebutuhan perbaikan pada area showroom.
Penerimaan Tamu
* Menyambut customer, interior designer, arsitek, developer, maupun tamu yang datang ke showroom.
* Memberikan penjelasan dasar mengenai produk, material, dan layanan GKEEI.
* Menyiapkan kebutuhan meeting dan showroom visit.
* Mendata kebutuhan dan hasil diskusi awal dari setiap tamu yang berkunjung untuk ditindaklanjuti oleh tim terkait.
* Memastikan setiap tamu mendapatkan pengalaman kunjungan yang nyaman dan profesional.
Reporting
* Membuat laporan operasional harian dan mingguan.
* Memantau status seluruh pesanan yang sedang berjalan.
* Mengelola arsip administrasi fisik maupun digital dengan rapi.
* Membantu owner dalam monitoring kegiatan operasional showroom Jakarta.
⸻
Kualifikasi
* Minimal SMA/SMK sederajat.
* Berpengalaman di bidang administrasi, customer service, atau operasional menjadi nilai tambah.
* Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel) dan Google Workspace.
* Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
* Teliti, rapi, dan terorganisir dalam bekerja.
* Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
* Ramah, sopan, dan nyaman berinteraksi dengan customer.
* Berpenampilan rapi dan profesional.
* Berdomisili di Jakarta dan sekitarnya.
Benefit
* Gaji kompetitif.
* BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan.
* Lingkungan kerja yang nyaman dan profesional.
* Kesempatan berkembang bersama brand artisan lighting yang melayani proyek villa, hotel, restoran, dan residential.
