Job description for admin HCGA at PT Garuda Jelajah Nusantara
Deskripsi Pekerjaan
Posisi Admin HCGA bertugas memberikan dukungan administratif secara menyeluruh untuk operasional divisi Human Capital dan General Affairs. Peran ini berfungsi untuk memastikan ketersediaan dan akurasi dokumentasi kepersonaliaan, kelancaran operasional kantor sehari-hari, serta pengelolaan fasilitas dan inventaris perusahaan agar sejalan dengan prosedur tata tertib yang berlaku.
Tanggung Jawab Utama
Administrasi Human Capital (HC)
Memperbarui dan memelihara rekam jejak data informasi karyawan di dalam sistem database kepersonaliaan secara akurat.
Mengelola rekapitulasi absensi harian, pengajuan cuti, izin, dan sakit karyawan sebagai data pendukung proses penggajian bulanan.
Membantu proses pengumpulan data untuk pendaftaran, perubahan, dan penonaktifan kepesertaan BPJS Kesehatan serta BPJS Ketenagakerjaan.
Mengarsipkan seluruh dokumen kekaryawanan mulai dari kontrak kerja, surat keputusan, hingga dokumen penilaian kinerja.
Menghubungi kandidat dan menyiapkan kelengkapan administrasi untuk jadwal wawancara proses rekrutmen.
Administrasi General Affairs (GA)
Melakukan pencatatan, pemantauan stok, dan pelaporan penggunaan Alat Tulis Kantor (ATK) serta perlengkapan kebersihan secara rutin.
Mengumpulkan penawaran harga dari vendor untuk proses pengadaan barang kebutuhan operasional kantor.
Memantau kelancaran jadwal pemeliharaan fasilitas gedung, perbaikan peralatan, kebersihan area kerja, dan perawatan kendaraan operasional.
Mengelola administrasi serah terima surat-menyurat, pengiriman paket, dan distribusi dokumen perusahaan.
Merekapitulasi seluruh bukti transaksi dan tagihan biaya operasional rutin seperti listrik, air, internet, dan kebersihan.
Kualifikasi Lengkap
Persyaratan Utama
Pendidikan minimal SMK (diutamakan dari program keahlian Administrasi Perkantoran, Akuntansi, atau Manajemen Bisnis).
Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang Administrasi, akan sangat disukai apabila memiliki pengalaman spesifik di lingkup HR atau GA.
Keahlian Teknis (Hard Skills)
Menguasai pengoperasian komputer, terutama Microsoft Office (Microsoft Excel, Word) dan layanan komputasi awan seperti Google Workspace.
Memiliki pemahaman dasar mengenai tata cara pengarsipan dokumen dan pengelolaan tata usaha kantor (filing management).
Terbiasa dan cekatan dalam menggunakan peralatan penunjang kantor seperti mesin cetak, pemindai dokumen, dan mesin fotokopi.
Karakteristik & Interpersonal (Soft Skills)
Memiliki tingkat ketelitian yang sangat tinggi dan rapi dalam mengelola banyak data administratif.
Mampu berkomunikasi secara proaktif, jelas, dan santun kepada pihak internal perusahaan maupun eksternal (vendor).
Mampu menyusun prioritas kerja dengan baik untuk menyelesaikan berbagai tugas administratif sesuai tenggat waktu.
Memiliki integritas tinggi, jujur, disiplin, dan mampu menjaga kerahasiaan data kepersonaliaan perusahaan.
