Admin Direksi

Tujuan Jabatan

Memberikan dukungan administratif, koordinasi, dan monitoring terhadap kebutuhan Direksi, baik yang terkait operasional perusahaan, pengelolaan aset, maupun project dan kegiatan lain yang menjadi tanggung jawab Direksi dengan menjaga kerahasiaan informasi dan memastikan seluruh aktivitas berjalan tepat waktu.

Job Description

1. Administrasi Direksi

• Mengelola dan mengarsipkan dokumen Direksi baik dalam bentuk fisik maupun digital.
• Menyiapkan dokumen, surat, laporan, dan data yang dibutuhkan Direksi.
• Memastikan kelengkapan dan keamanan dokumen penting milik Direksi.

2. Pengelolaan Data dan Aset Direksi

• Mengelola database aset yang dimiliki Direksi.
• Memantau masa berlaku dokumen terkait aset seperti sertifikat, STNK, pajak, asuransi, dan dokumen legal lainnya.
• Menyusun laporan dan rekapitulasi aset secara berkala.

3. Monitoring Project dan Tindak Lanjut

• Memantau progress berbagai project yang menjadi perhatian Direksi.
• Melakukan follow up kepada pihak terkait mengenai target dan deadline yang telah ditetapkan.
• Menyusun laporan perkembangan project secara berkala kepada Direksi.

4. Koordinasi Internal dan Eksternal

• Berkoordinasi dengan departemen internal terkait kebutuhan data dan informasi Direksi.
• Berkomunikasi dengan pihak eksternal seperti vendor, notaris, konsultan, bank, maupun instansi terkait sesuai arahan Direksi.
• Membantu memastikan tindak lanjut atas instruksi Direksi berjalan sesuai jadwal.

5. Penyusunan Laporan dan Presentasi

• Mengumpulkan dan mengolah data yang dibutuhkan Direksi.
• Menyusun laporan, executive summary, dan bahan presentasi.
• Membuat dashboard atau rekap sederhana untuk memudahkan pengambilan keputusan.

6. Pemanfaatan Teknologi dan Artificial Intelligence (AI)

• Memanfaatkan berbagai tools Artificial Intelligence (AI) untuk meningkatkan produktivitas kerja dan efisiensi administrasi.
• Menggunakan AI untuk membantu penyusunan laporan, analisis data, pembuatan presentasi, ringkasan dokumen, dan otomatisasi pekerjaan administratif.
• Mengidentifikasi peluang penggunaan AI yang dapat mendukung efektivitas kerja Direksi.

Kualifikasi

Minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, Sistem Informasi, atau bidang terkait.

Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Admin Direksi, atau posisi sejenis.

Memiliki pengalaman dalam pengelolaan dokumen penting, aset, dan administrasi Direksi.

Terbiasa melakukan koordinasi lintas fungsi dan follow up kepada berbagai pihak.

Mahir menggunakan Microsoft Office, terutama Excel, Word, dan PowerPoint.

Memiliki pengalaman menggunakan teknologi Artificial Intelligence (AI) seperti ChatGPT, Copilot, Gemini, atau tools AI lainnya dalam mendukung pekerjaan sehari-hari.

Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengelolaan data yang baik.

Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan Direksi.

Teliti, proaktif, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, serta mampu bekerja secara mandiri.

Mohon maaf lebih disukai tidak berhijab.

(Nilai Tambah yang Dicari)

Memahami pengelolaan aset dan dokumen legal.

Terbiasa membuat dashboard dan monitoring project.

Memiliki kemampuan analisis data sederhana.

Adaptif terhadap perkembangan teknologi dan digitalisasi proses kerja.