Job description for Training Assistant at PT. Kata Suhu Kita
Tugas dan Tanggung Jawab Utama:
Operasional & Kelas Pelatihan
- Memahami secara utuh informasi dari Tim Sales terkait kelas pelatihan yang akan berjalan.
- Mencari Instruktur yang tepat sebagai pengajar sekaligus mengkoordinasikan kebutuhan sebelum dan ketika pelatihan dilaksanakan.
- Menyiapkan venue kelas yang sesuai dengan kebutuhan, baik di lingkungan Kantor maupun Hotel.
- Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengontrol penyediaan konsumsi untuk kebutuhan kelas dengan dibantu oleh GA, CC, atau Sales.
- Menyiapkan akomodasi transportasi jika dibutuhkan untuk grup dengan berkoordinasi bersama Driver.
- Membuat dan mengelola daftar presensi kehadiran seluruh peserta kelas pelatihan.
- Menyediakan, memastikan pengisian, mengumpulkan kembali, serta merekap form feedback peserta kelas dengan dibantu oleh CC.
- Senantiasa berkoordinasi secara aktif ke tim Sales selama semua proses pelaksanaan kelas berjalan.
Teknis & Project Management
- Melakukan komunikasi intensif dengan PIC dari Customer sebelum dan selama kelas berlangsung.
- Membuat timeline kerja yang jelas terkait pemenuhan kebutuhan kelas.
- Berkoordinasi dengan PIC Customer serta dibantu oleh Sales untuk menyelenggarakan kelas Inhouse maupun kelas Project.
- Memantau proses mengajar agar berjalan dengan baik dan menyampaikan masukan konstruktif ke instruktur apabila ada hal yang kurang.
- Mendelegasikan tugas ke divisi lainnya terkait pemenuhan kebutuhan operasional kelas.
Marketing & Support
- Berkoordinasi dalam penyelenggaraan kegiatan marketing bersama dengan Marketing Communication.
- Memastikan pelaksanaan seluruh kegiatan marketing berjalan dengan sukses sesuai dengan objective yang ditentukan.
Kualifikasi Umum
- S1 Administrasi, Ilmu Komunikasi, Manajemen atau bidang lain yang relevan.
- Minimal 1 tahun pengalaman di bidang Learning Operation, namun lulusan baru (Fresh Graduate) dipersilahkan melamar.
- Memiliki rasa ingin belajar dan rasa ingin tahu (curiosity) yang besar.
- Seorang pendengar aktif yang memiliki empati tinggi dan pengaruh yang kuat.
- Mampu bekerja di lingkungan kerja yang bergerak cepat (fast-paced), penuh ketidakpastian, kolaboratif, transparan, serta mampu mendorong aktivitas secara mandiri dan proaktif.
- Komunikator yang energik dan positif yang dapat mengartikulasikan, beradaptasi, dan menyusun komunikasinya dengan baik.
- Sangat terorganisir dan efisien dalam bekerja.
- Memiliki keterampilan pemecahan masalah (problem solving) yang baik, terutama dalam menangani situasi konflik atau isu lainnya.
- Memiliki pemahaman yang baik mengenai Manajemen Proyek (Project Management) dan Operasi Aplikasi Zoom.
