Job description for Staff Dokumen LPK (Japanese Speaker) at lpk yonasindo intra pratama
Ringkasan Pekerjaan
Staf Dokumen LPK bertanggung jawab atas seluruh siklus pengelolaan dokumen peserta pelatihan, mulai dari pengumpulan, verifikasi kelengkapan, pengarsipan (fisik dan digital), hingga pengurusan dokumen keberangkatan (jika LPK berfokus pada program pemagangan atau penempatan kerja ke luar negeri). Posisi ini menuntut tingkat ketelitian yang tinggi, kerapian, serta kemampuan berkoordinasi dengan berbagai instansi terkait.
Tanggung Jawab Utama
Pengumpulan & Verifikasi: Mengumpulkan, memeriksa kelengkapan, dan memvalidasi keabsahan dokumen pribadi peserta pelatihan (seperti KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Ijazah, transkrip nilai, dan surat izin orang tua/wali).
- Pengurusan Administrasi Keberangkatan: Membantu dan memproses pengajuan dokumen untuk keperluan ke luar negeri seperti Paspor, Visa, Certificate of Eligibility (CoE).
- Manajemen Arsip: Mengelola pengarsipan dokumen fisik maupun digital (scanning dan input data) secara sistematis agar data peserta aman, rapi, dan mudah ditelusuri kapan saja.
- Koordinasi Instansi: Menjalin komunikasi dan berkoordinasi dengan pihak internal maupun instansi eksternal (Dinas Tenaga Kerja, Imigrasi, BP2MI, Kedutaan Besar, atau pihak lembaga penerima di luar negeri).
- Pembaruan Data: Memperbarui basis data (database) peserta pelatihan secara berkala dan memastikan status setiap dokumen tercatat dengan akurat.
Kualifikasi & Persyaratan
- Pendidikan: Diploma/S1 (Sastra Jepangmenjadi nilai tambah).
- Memiliki Sertifikasi bahasa Jepang JLPT Minimal N3
- Memahami alur dan birokrasi pengurusan paspor, visa, dan dokumen ketenagakerjaan lainnya.
- Memiliki tingkat ketelitian (attention to detail) yang sangat tinggi, jujur, cekatan, dan mampu menjaga kerahasiaan data pribadi peserta.
- Mampu bekerja dengan target waktu (deadline) yang ketat dan bersedia melakukan mobilitas ke instansi terkait jika diperlukan.
Keahlian yang Dibutuhkan
- Dapat mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel dan Word), Google Workspace (Drive, Spreadsheet), serta aplikasi pengelolaan database dasar.
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik untuk berkorespondensi secara profesional.
WAJIB MEMILIKI KEMAMPUAN BERBAHASA JEPANG
