Job description for Sales Admin at SLS Bearindo
Key Responsibilities:
- Menangani panggilan telepon masuk (incoming calls) dari pelanggan secara profesional.
- Memantau status pesanan pelanggan untuk memastikan proses berjalan sesuai jadwal.
- Melakukan input Delivery Order (DO) berdasarkan Purchase Order (PO) yang diterima.
- Berkoordinasi dengan tim Logistik terkait proses pengiriman barang melalui email maupun media komunikasi lainnya.
- Melakukan tindak lanjut (follow-up) terhadap pesanan indent/back order hingga proses selesai.
- Mencatat nomor Delivery Order (DO) dan Purchase Order (PO) pada buku administrasi serta menyerahkan dokumen kepada tim Accounting sesuai prosedur.
- Membuat Goods Return Note (GRN) apabila terdapat kesalahan transaksi atau ketidaksesuaian stok setelah penerbitan DO maupun invoice.
- Melakukan follow-up terhadap pelanggan untuk memperoleh Purchase Order (PO) yang masih dalam status waiting PO.
- Memproses transaksi rework di dalam sistem sesuai dengan kebutuhan operasional.
- Membuat invoice cash sales untuk pelanggan yang tidak menggunakan faktur pajak.
- Memastikan seluruh dokumen penjualan dan administrasi diproses secara akurat, lengkap, dan tepat waktu.
- Berkoordinasi dengan tim Sales, Logistik, dan Accounting untuk memastikan kelancaran proses order hingga pengiriman.
Job Requirements
- Minimal lulusan SMA/SMK.
- Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Customer Service Officer, Sales Administration, Administrative Staff, atau posisi sejenis.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan.
- Memiliki kemampuan dasar berbahasa Inggris (minimal pasif), termasuk membaca dan memahami dokumen sederhana.
- Memahami proses administrasi penjualan, mulai dari Purchase Order (PO), Delivery Order (DO), Invoice, hingga proses pengiriman barang.
- Memiliki pengetahuan dasar mengenai produk menjadi nilai tambah.
- Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Proaktif, memiliki inisiatif tinggi, dan bersedia mempelajari hal-hal baru.
- Cepat tanggap, mampu bekerja di bawah tekanan, serta memiliki kemampuan mengelola beberapa pekerjaan sekaligus.
- Memiliki orientasi pada pelayanan pelanggan (customer-oriented).
