RECEPTIONIST

RESEPSIONIS KLINIK KECANTIKAN (AESTHETIC CLINIC FRONT OFFICE)

1. Tujuan Jabatan

Menjadi garda terdepan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pasien, memastikan pengalaman pasien yang ramah, profesional, nyaman, serta membantu meningkatkan jumlah booking dan penjualan layanan klinik kecantikan.

2. Tanggung Jawab Utama (Fokus Pelayanan & Pasien)

Menyambut pasien dengan ramah, sopan, dan profesional (first impression klinik).

Mengelola pendaftaran pasien (baru & lama).

Mengatur jadwal appointment dokter/therapist.

Menjawab pertanyaan pasien terkait layanan, harga, dan promo.

Mengarahkan pasien sesuai alur pelayanan klinik.

Membantu meningkatkan konversi dari inquiry menjadi booking/treatment.

3. Tugas Harian (Front Office & Operasional)

Melayani pasien datang (check-in & registrasi).

Menginput data pasien ke sistem/rekam medis.

Mengelola jadwal praktik dokter & therapist.

Menjawab telepon, WhatsApp, dan DM media sosial.

Mengingatkan jadwal pasien (reminder H-1/H-0).

Mengelola antrian pasien agar tertib dan nyaman.

Menangani komplain ringan pasien dengan baik.

4. Tugas Penjualan (Sales Support & Conversion)

Menawarkan promo treatment, paket bundling, dan membership.

Memberikan informasi harga dan benefit treatment secara jelas.

Melakukan upselling & cross-selling (misal: facial + serum + paket lanjutan).

Follow up pasien yang belum booking atau belum datang.

Membantu closing pasien (dari tanya → booking → datang).

5. Tugas Administrasi & Keuangan Ringan

Membuat invoice/tagihan pasien.

Menerima pembayaran (cash, transfer, QRIS).

Melakukan pencatatan transaksi harian.

Rekap kunjungan pasien harian.

Koordinasi dengan bagian keuangan/kasir.

6. Kualifikasi

Minimal SMA/SMK (diutamakan D3 )

Tidak Sedang Kuliah / Sekolah

Berpengalaman sebagai resepsionis/frontliner (diutamakan klinik kecantikan ).

Berpenampilan rapi, menarik, dan profesional.

Komunikatif, ramah, dan percaya diri.

Mampu menggunakan komputer dan aplikasi (Excel, sistem klinik).

7. Skill Wajib

Customer service excellence (pelayanan premium)

Komunikasi & public speaking

Basic selling & closing pasien

Administrasi & input data

Multitasking & problem solving

Penggunaan WhatsApp Business & media sosial

8. KPI (Indikator Kinerja Utama)

Jumlah booking pasien harian/bulanan

Conversion rate (chat → booking → datang)

Kepuasan pasien (service front office)

Jumlah pasien repeat

Ketepatan jadwal & minim antrian

Respons time chat/telepon

9. Wewenang

Mengatur jadwal pasien sesuai slot tersedia

Memberikan informasi harga & promo

Menawarkan paket treatment sesuai arahan manajemen

Mengarahkan alur pasien di klinik

10. Hubungan Kerja

Internal: Dokter, therapist, admin, kasir, marketing

Eksternal: Pasien, calon pasien, partner (jika ada)

11. Standar Pelayanan (Wajib Dipatuhi)

Senyum, salam, sapa kepada setiap pasien

Respons cepat (chat maksimal <5 menit pada jam operasional)

Bahasa sopan, ramah, dan tidak kaku

Penampilan rapi & menarik (beauty clinic standard)

Menjaga privasi dan kenyamanan pasien

12. Fokus Khusus Klinik Kecantikan

Menciptakan pengalaman pasien yang “nyaman & premium”

Meningkatkan penjualan treatment melalui komunikasi yang persuasif

Membantu membangun trust pasien terhadap klinik

Mengedukasi pasien secara ringan sebelum konsultasi dokter

13. Risiko yang Harus Dikendalikan

Salah input data pasien

Jadwal bentrok / overbooking

Komplain pasien karena pelayanan kurang ramah

Kehilangan peluang closing karena respon lambat