Job description for Project Management Officer (PMO) - 8 VICE at PT Mitra Mega Komunika
Job Description
Position: Project Management Officer (PMO)
Reports to: Founder & CEO
Purpose of the Role The Project Management Officer (PMO) is responsible for coordinating all operational aspects of projects within 8 Vice, ensuring smooth execution, effective communication, and timely follow-up across clients, partners, and internal teams.
Key Responsibilities
1. Project Coordination
• Menyusun timeline dan jadwal setiap proyek.
• Memastikan seluruh milestone proyek berjalan sesuai target.
• Mengoordinasikan kebutuhan internal maupun eksternal.
2. Calendar & Meeting Management
• Mengatur agenda Founder dan tim.
• Menjadwalkan meeting dengan klien, partner, dan stakeholder.
• Mengirim undangan dan memastikan kehadiran peserta.
3. Meeting Documentation
• Menyiapkan agenda rapat.
• Membuat notulen (minutes of meeting).
• Menyusun action items dan PIC.
• Mendistribusikan hasil rapat kepada seluruh pihak terkait.
4. Project Monitoring
• Melakukan monitoring progress setiap proyek.
• Menyusun weekly dan monthly project update.
• Mengidentifikasi potensi hambatan dan melakukan eskalasi kepada Founder.
5. Client Communication
• Menjadi penghubung utama antara klien, partner, dan tim internal.
• Menindaklanjuti hasil meeting.
• Menjaga komunikasi profesional dengan seluruh stakeholder.
6. Administrative Support
• Mengelola dokumen proyek.
• Mengarsipkan proposal, kontrak, MoU, invoice, dan laporan.
• Memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan baik.
7. Training & Event Coordination
• Mengoordinasikan pelaksanaan training, workshop, dan business matching.
• Mengatur jadwal narasumber, peserta, venue, serta kebutuhan operasional lainnya.
8. Reporting
• Menyusun laporan perkembangan proyek.
• Membuat dashboard status proyek.
• Memberikan update rutin kepada Founder.
Scope of Projects
PMO akan mengelola koordinasi untuk:
• China Business Projects
• Business Matching Program
• Corporate Training
• Government Projects
• Consulting Projects
• Strategic Partnership
• Executive Meetings
• Client Engagement Activities
Qualifications
• Pendidikan minimal S1.
• Pengalaman 2–5 tahun di bidang Project Management, Business Operations, Executive Assistant, atau Consulting.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (Mandarin menjadi nilai tambah).
• Mampu mengelola banyak proyek secara bersamaan.
• Teliti, terorganisir, dan proaktif.
• Menguasai Microsoft Office, Google Workspace, serta tools manajemen proyek seperti Trello, Asana, ClickUp, atau Notion.
Key Competencies
• Project Management
• Time Management
• Stakeholder Management
• Communication Skills
• Problem Solving
• Coordination & Follow-up
• Documentation
• Attention to Detail
• Multi-tasking
• Professionalism
Key Performance Indicators (KPIs)
• 100% meeting terjadwal tepat waktu.
• 100% notulen rapat dikirim maksimal 24 jam setelah meeting.
• ≥95% action items ditindaklanjuti sesuai target.
• Ketepatan pelaporan mingguan dan bulanan.
• Kepuasan klien dan stakeholder terhadap koordinasi proyek.
• Ketepatan administrasi dan dokumentasi proyek.
