Job description for Project Management Office Secretary at SIMANTEK
Kami mencari seorang PMO Secretary yang tangguh, sangat disiplin, dan berorientasi pada teknologi. Peran ini adalah tulang punggung operasional PMO yang bertanggung jawab untuk memastikan ketertiban administrasi, ketepatan waktu koordinasi, serta efisiensi kerja melalui pemanfaatan teknologi kecerdasan buatan (AI).
Tanggung Jawab Utama
- Manajemen Penjadwalan: Mengelola kalender PMO dengan presisi, mengatur agenda rapat, dan memastikan seluruh stakeholder hadir tepat waktu.
- Notulensi & Tindak Lanjut: Mencatat hasil rapat secara akurat dan mendistribusikan Minutes of Meeting (MoM) serta daftar tugas (Action Items) dalam waktu kurang dari 24 jam.
- Kontrol Dokumentasi: Mengelola penyimpanan data proyek (Cloud & Fisik), melakukan pengarsipan berkas, serta memastikan penggunaan templat standar perusahaan.
- Monitoring Progres: Melakukan pengejaran (follow-up) secara tegas kepada Project Manager terkait pembaruan status proyek dan penyerahan laporan rutin.
- Dukungan Administratif: Membantu proses klaim biaya, manajemen faktur, koordinasi logistik tim, dan kebutuhan operasional kantor PMO lainnya.
Kualifikasi & Persyaratan
- AI Proficiency (Wajib): Terbiasa menggunakan alat AI (seperti Claude, ChatGPT, Gemini, atau AI productivity tools lainnya) dalam bekerja sehari-hari untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas pekerjaan (misal: merapikan notulensi, menyusun draf laporan, atau analisis data sederhana).
- Disiplin Waktu: Memiliki komitmen tinggi terhadap ketepatan waktu (Punctuality).
- Mentalitas Tahan Banting: Mampu bekerja di bawah tekanan tinggi, menangani konflik jadwal, dan tetap objektif dalam situasi mendesak.
- Keterampilan Teknis: Mahir menggunakan Microsoft Office Suite (khususnya Excel & PowerPoint) dan alat manajemen proyek (seperti Trello, Asana, atau Jira).
- Ketegasan: Memiliki keberanian untuk menegakkan aturan dan menagih komitmen dari tim maupun manajerial.
- Pendidikan/Pengalaman: Minimal Diploma/Sarjana dengan pengalaman minimal 2 tahun di bidang administrasi proyek atau kesekretariatan.
- bersedia bekerja di hari libur dan tgl merah jika di perlukan
- bersedia kerja overtime
- Fluent English
Kompetensi Inti
- Organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik.
- Kemampuan komunikasi profesional (lisan dan tulisan).
- Ketelitian tinggi terhadap detail (Attention to Detail).
- Inisiatif tinggi dalam mencari cara kerja yang lebih efisien menggunakan teknologi terbaru.
