Job description for Personal Assistant to Chairman at Nusva Digital Talenta
Nusva Digital Talenta mewakili klien kami mencari Personal Assistant for Roxy Group Chairman. Deskripsi pekerjaan sebagai berikut:
- Manajemen Kalender Mutlak: Mengatur, mengonfirmasi, dan menyinkronkan seluruh jadwal rapat bisnis, komitmen eksternal, dan agenda pribadi Chairman guna memastikan zero schedule conflict.
- Penyaringan Informasi (Gatekeeping): Menjadi pintu utama komunikasi dengan menyaring email, surat, telepon, dan tamu yang masuk, serta menentukan skala prioritas urusan yang harus diteruskan ke Chairman.
- Fasilitator Rapat Strategis: Menyiapkan ruang rapat, menyusun materi presentasi, mencatat Notulen Rapat (Minute of Meetings) secara akurat, serta mendistribusikannya ke jajaran Direksi Roxy Group.
- Pengawalan Rencana Aksi (Follow-up): Memantau kemajuan tugas dan proyek yang didelegasikan oleh Chairman kepada para Kepala Unit Bisnis (Apotek Roxy, Coslab, dll.) dan memberikan laporan berkala.
- Manajemen Perjalanan Komprehensif: Mengurus seluruh logistik perjalanan dinas maupun pribadi (tiket, hotel, visa, protokoler, itinerary) dengan akurasi 100% demi kenyamanan dan efisiensi waktu Chairman.
- Pengarsipan Data Konfidensial: Mengelola sistem penyimpanan dokumen penting, perjanjian kerja sama, dan surat keputusan dengan standar keamanan tinggi untuk mencegah kebocoran informasi strategis.
- Manajemen Finansial Pribadi: Menangani klaim pengeluaran bisnis (reimbursement), pembayaran tagihan rutin, serta pencatatan administrasi keuangan pribadi Chairman secara rapi dan transparan.
- Representasi & Hubungan Pemangku Kepentingan: Bertindak sebagai penghubung profesional yang representatif saat berhadapan dengan mitra bisnis VVIP, investor, instansi pemerintah, maupun asosiasi industri.
- Penyusunan Korespondensi Bisnis: Menyusun draft memo internal, surat resmi, dan komunikasi bisnis atas nama Chairman dengan tata bahasa yang profesional dan sesuai dengan arahan kepemimpinan.
- Penanganan Situasi Krisis (Ad-hoc & Emergency Support): Menyediakan dukungan taktis, cepat tanggap, dan solutif terhadap perubahan rencana mendadak atau urusan darurat Chairman, baik di dalam maupun di luar jam kerja reguler.
