Job description for Personal Assistant to B2B IT at Vesperia Global Merdeka
Ringkasan Peran:
Bertanggung jawab untuk mendampingi Direktur/Pimpinan B2B IT dalam mengelola komunikasi harian, membalas pesan dari klien B2B, serta memastikan seluruh koordinasi operasional dan layanan proyek berjalan lancar. Posisi ini berfokus pada kecepatan respon, ketelitian administrasi, serta kemampuan menjaga hubungan profesional dengan klien perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Manajemen Chat & Komunikasi Klien: Membalas pesan, chat, dan email masuk dari klien B2B (WhatsApp Business, Slack, email) secara cepat, sopan, dan profesional atas nama pimpinan atau perusahaan.
- Filter & Prioritaskan Pesan: Menyaring pesan masuk, mengidentifikasi kebutuhan mendesak klien, dan mengeskalasi kendala teknis atau bisnis ke pimpinan atau tim internal yang relevan.
- Penjadwalan & Koordinasi: Mengatur jadwal pertemuan, online meeting, atau update session antara pimpinan dengan klien B2B.
- Tindak Lanjut & Administrasi Proyek: Melakukan follow-up terkait status penawaran, dokumen administrasi (MOU, kontrak, atau invoice), serta memastikan poin kesepakatan chat terdokumentasi dengan baik.
- Pelaporan Berkala: Menyusun ringkasan harian/mingguan mengenai daftar klien yang berinteraksi, kendala utama yang dihadapi, dan status penanganan masalah.
Requirement:
- Pengalaman: Minimal 1–2 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Client Relation, atau Customer Success, diutamakan pada perusahaan B2B atau industri IT/teknologi.
- Kemampuan Komunikasi Teks: Sangat mahir menyusun komunikasi tertulis yang profesional, lugas, dan bebas typo, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris dasar/aktif.
- Pemahaman Bisnis & IT: Memahami etika komunikasi B2B serta memiliki pemahaman umum mengenai konsep produk/layanan IT (seperti software development, SaaS, atau IT managed services).
- Manajemen Waktu & Multi-Tasking: Mampu mengelola banyak obrolan secara bersamaan (multi-chatting), disiplin, serta memiliki inisiatif tinggi dalam menyelesaikan tugas tanpa terus-menerus diawasi.
Keahlian Alat Kerja: Terbiasa menggunakan aplikasi perpesanan bisnis (WhatsApp Business, Slack, Telegram), Google Workspace/Microsoft Office, serta alat manajemen tugas (Trello, Notion, atau CRM).
