FRONT OFFICE

Menerima telpon, membalas SMS/email/WA yang masuk terkait pertanyaan seputar kos all lokasi, sesuai standar SOP komunikasi

Mengoptimalkan penjualan kamar melalui aplikasi D’PARAGON, dengan tetap menjalankan proses penjualan kamar melalui jalur lainnya sebagai alternatif.

Mendukung pelaksanaan program promo yang telah ditetapkan oleh divisi marketing dan promo.

Berkomunikasi dengan PIC departemen terkait apabila membutuhkan solusi untuk menjawab permasalahan yang disampaikan oleh tamu

Berkoordinasi dengan seluruh FO kota dan FO lokasi terkait alotmen kamar dan ava kamar di setiap lokasi

Membuka dan menutup alotmen serta melakukan update harga jual kamar di OTA dan aplikasi

Memastikan permasalahan yang disampaikan oleh tamu diteruskan kepada PIC terkait, dan menyerahterimakan penyelesaian permasalahan tersebut kepada FO back up shift berikutnya apabila permasalahan yang muncul belum dapat diselesaikan dalam masa shift tugasnya.

Melakukan penginputan data reservasi via WIG berupa transfer.

Membuat laporan komunikasi dengan tamu pada shift tugasnya yang terdiri dari :

Nomor kontak tamu

Jenis komunikasi

Konten komunikasi

Sumber informasi

Permintaan khusus

Follow up

Hasil komunikasi

Status (booked/pending)

Untuk dikirimkan kepada Koordinator FO Back Up untuk direview dan dievaluasi serta kepada FO backup shift selanjutnya guna ditindaklanjuti/diFollowup ulang hingga tamu melakukan booking reservasi.

Membuat laporan rekapitulasi penerimaan reservasi melalui aplikasi, OTA ataupun walkin dalam masa shift tugasnya, untuk kemudian dikirimkan kepada Koordinator FO back up dan Head FO serta di CC kan ke all FO Kota dan FO Lokasi

Membuat laporan Rate Room Lokasi

Membuat laporan rekapitulasi pengaduan masalah yang diterima dalam masa shift tugasnya dan mencantumkan kondisi penanganan terakhir atas permasalahan tersebut, untuk kemudian dikirimkan kepada koordinator Fo Back Up dan head FO serta di CC kan kepada departemen terkait (teknis, inventori, Finance dll)

Meningkatkan penerimaan reservasi dengan menjalin komunikasi yang baik dengan tamu yang menghubungi D’PARAGON Manajemen GROUP melalui nomor back up.

Menerima reservasi tamu melalui Nomor backup dan mengkoordinir ulang reservasi tamu yang dilanjutkan penerimaannya melalui HK standby atau FO kota/lokasi lainnya,

Memastikan penerimaan pendapatan mengacu kepada rencana target bruto, okupansi, ARR dan target penerimaan reservasi

Membuat laporan rencana strategi penetapan rate dan alotmen kamar yang akan didisplay di OTA dan aplikasi berdasarkan referensi dari FO Kota/lokasi, untuk dikirimkan kepada Koordinator FO back up dan head FO guna mendapatkan approval

Mengirimkan laporan rencana strategi penetapan rate dan alotmen kamar yang akan didisplay di OTA dan aplikasi, untuk dikirimkan kepada Koordinator Fo back up dan head FO guna mendapatkan approval setiap pukul 09.00, 14.00, 16.00, 18.00, 20.00, dan 22.00

Menerima komplain, mencatat komplain dan melayani tamu yang mengajukan komplain dengan baik sesuai SOP baik secara mandiri atau dengan berkoordinasi melalui WA grup lokasi dengan menandai head divisi/departemen terkait.

Membuat rekapitulasi nomor kontak tamu baru yang masuk setiap hari untuk diupload dengan menandai head FO ke grup WA database nomor kontak

Melaksanakan tugas harian berdasarkan tugas dan tanggung jawab, SOP dan manual book FO.

Melakukan pengecekan bukti transfer customer dengan mutasi bank serta memastikan uang sudah masuk pada mutasi bank.

Melakukan verifikasi identitas tamu sesuai dengan identitas tamu yang di upload dengan reservasi yang masuk.

Tugas dan Tanggung Jawab Mingguan

Melaporkan data yang dibutuhkan/diminta oleh divisi Promo guna mendukung perencanaan promosi kepada head promo, di CC kan kepada Manager Operasional dan Manager Marketing dan Promo

Melaporkan hasil analisa pasar kepada kepada Koordinator FO back up secara berkala/mingguan,

Melaporkan data yang dibutuhkan untuk perencanaan promosi kepada koordinator FO Back Up guna diteruskan kepada head promo, serta di CC kan kepada Manager Operasional dan Manager Marketing dan Promo

Tugas dan Tanggung Jawab Bulanan

Membuat laporan analisa pasar terkait penentuan harga dasar ARR masing-masing lokasi, untuk kemudian diajukan kepada Koordinator FO Back Up.