Finance AP Supervisor

Responsibilities:

• Mengawasi dan memastikan seluruh transaksi hutang usaha (Accounts Payable) tercatat dengan benar dan lengkap.
• Memastikan proses pencatatan invoice supplier dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan dokumen pendukung.
• Memastikan kesesuaian antara invoice, purchase order, dan dokumen penerimaan barang/jasa sebelum dilakukan pembayaran.
• Mengatur jadwal pembayaran kepada supplier dan vendor sesuai dengan termin pembayaran yang berlaku.
• Melakukan verifikasi dan persetujuan atas dokumen pembayaran sebelum diproses lebih lanjut.
• Memastikan pembayaran dilakukan secara tepat waktu untuk menjaga hubungan baik dengan supplier.
• Mengawasi aktivitas tim Accounts Payable untuk memastikan seluruh pekerjaan berjalan sesuai dengan prosedur perusahaan.
• Melakukan pengecekan dan kontrol terhadap dokumen transaksi untuk menghindari kesalahan atau potensi fraud.
• Memastikan seluruh proses AP mematuhi kebijakan keuangan dan prosedur internal perusahaan.
• Melakukan rekonsiliasi saldo hutang dengan laporan supplier secara berkala.
• Menyusun laporan hutang usaha (AP Aging Report) secara rutin untuk kebutuhan manajemen.
• Menyediakan data dan laporan yang dibutuhkan untuk proses audit internal maupun eksternal.
• Berkoordinasi dengan departemen lain seperti Purchasing, Warehouse, dan Finance terkait dokumen transaksi dan pembayaran.
• Menjalin komunikasi yang baik dengan supplier terkait proses invoice dan pembayaran.
• Mengawasi, membimbing, dan mengevaluasi kinerja staf Accounts Payable.
• Membantu meningkatkan efisiensi proses kerja dalam tim AP.
• Memastikan seluruh dokumen keuangan tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
• Memastikan seluruh proses AP sesuai dengan standar akuntansi dan regulasi yang berlaku.

Requirements:

• Minimum Bachelor’s degree in Accounting, Finance, or related field.
• Having a minimum of 3–5 years of experience in finance or accounting, with at least 1–2 years in a supervisory role.
• Strong knowledge of financial accounting, payroll, fixed assets, and cash management.
• Proficiency in accounting software and MS Office applications, particularly Excel.
• Experience with foreign currency transactions and payment processing.
• Strong analytical and problem-solving skills.
• Excellent communication, leadership, and team management skills.
• High level of accuracy, attention to detail, and integrity.
• Ability to coordinate with multiple departments and external parties.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and deadlines.
• Proactive in identifying financial issues and proposing solutions.