Job description for Customer Service Fitness at PT AMERTA JIWA INDONESIA
TUJUAN
Customer Service Officer adalah menjadi pusat pelayanan dan informasi perusahaan dengan memberikan layanan yang profesional, ramah, cepat, dan akurat kepada member maupun calon member, serta memastikan seluruh proses administrasi layanan, transaksi, penjadwalan, dan komunikasi pelanggan berjalan sesuai standar operasional perusahaan guna meningkatkan kepuasan, loyalitas, dan citra brand perusahaan.
TANGGUNG JAWAB
A. Pelayanan & Pengalaman Pelanggan
1. Mengelola layanan front office meliputi penerimaan tamu, member, dan calon member, pemberian informasi produk, paket, promo, kebijakan, serta prosedur layanan perusahaan secara jelas dan konsisten
2. Menjalankan proses pelayanan pelanggan dari awal (inquiry, registrasi, booking), penggunaan layanan, hingga after service secara terstruktur sesuai SOP.
3. Menangani pertanyaan, permintaan, dan keluhan pelanggan dengan komunikasi yang profesional, empatik, solutif, serta menjaga hubungan jangka panjang dengan pelanggan
4. Memastikan standar service excellence diterapkan dalam seluruh interaksi baik secara langsung, telepon, maupun media digital perusahaan.
B. Administrasi Layanan & Transaksi
1. Mengelola administrasi pelanggan meliputi pendaftaran member, pembaruan data, kontrak keanggotaan, jadwal kelas, serta dokumentasi layanan
2. Menangani proses transaksi pembayaran, invoice, promo redemption, dan pencatatan sistem sesuai prosedur keuangan perusahaan.
3. Memastikan keakuratan data member, riwayat layanan, dan aktivitas transaksi dalam sistem operasional perusahaan.
4. Membantu koordinasi penjadwalan layanan, kelas, atau sesi training agar berjalan efektif dan sesuai kapasitas operasional.
C. Pengelolaan Informasi & Sistem
1. Mengoperasikan sistem internal (CRM, booking system, POS, database member) untuk mendukung kelancaran pelayanan dan pelaporan.
2. Memastikan seluruh informasi layanan, perubahan jadwal, promo, dan kebijakan terbaru tersampaikan dengan benar kepada pelanggan.
3. Menjaga kerapihan arsip data pelanggan baik digital maupun manual agar mudah diakses dan aman.
D, Koordinasi & Operasional
1. Berkoordinasi dengan Membership Sales Exevutive, Personal Trainer, GX, Dept. Marketing, dan Operasional terkait kebutuhan pelanggan, jadwal, serta program yang berjalan.
2. Menyampaikan masukan terkait kualitas layanan, pola keluhan, dan peluang peningkatan service kepada atasan.
3. Mendukung pelaksanaan event, promo, atau program operasional yang berkaitan langsung dengan pelayanan pelanggan.
E. Pelaporan
1. Menyusun laporan harian dan/atau mingguan terkait aktivitas layanan, transaksi, komplain, serta feedback pelanggan.
2. Memantau kepuasan pelanggan dan mengidentifikasi potensi risiko layanan untuk dilakukan perbaikan berkelanjutan.
3. Menjaga kepatuhan terhadap SOP, kebijakan perusahaan, dan standar etika pelayanan.
