Job description for Administrasi Tender at PT Duta Rakin Sentosa
Duta Rakin Sentosa membuka kesempatan bagi kandidat profesional untuk bergabung sebagai Admin Tender. Posisi ini berperan penting dalam mendukung proses administrasi tender, pengadaan, dan kelengkapan dokumen penawaran, khususnya untuk kebutuhan proyek, pelanggan, dan sektor Oil & Gas maupun industri terkait.
Kami mencari kandidat yang teliti, rapi dalam pengelolaan dokumen, mampu bekerja dengan deadline, serta memahami proses administrasi tender dan pengadaan, baik melalui sistem manual maupun platform e-procurement.
Tanggung Jawab Utama
- Mengelola administrasi dan dokumentasi tender secara rapi, lengkap, dan sistematis.
- Menyiapkan, memeriksa, dan mengorganisir dokumen tender, seperti dokumen legalitas perusahaan, dokumen administrasi, dokumen teknis, dokumen komersial, serta dokumen pendukung lainnya.
- Membantu proses pendaftaran tender, pengisian dokumen kualifikasi, serta upload dokumen melalui platform e-procurement atau sistem tender online.
- Memantau jadwal tender, batas waktu pemasukan dokumen, agenda aanwijzing, klarifikasi, negosiasi, hingga pengumuman hasil tender.
- Melakukan koordinasi dengan tim internal, termasuk sales, operasional, finance, dan manajemen, terkait kebutuhan dokumen dan informasi tender.
- Melakukan komunikasi dan korespondensi dengan customer, vendor, principal, maupun pihak eksternal lainnya terkait proses tender dan pengadaan.
- Memastikan seluruh dokumen tender telah sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh customer atau penyelenggara tender.
- Mengelola arsip dokumen tender, dokumen penawaran, kontrak, purchase order, dan dokumen pendukung lainnya agar mudah ditelusuri saat dibutuhkan.
- Membantu persiapan dokumen penawaran harga, dokumen teknis, dan dokumen pendukung lainnya sesuai arahan tim terkait.
- Membuat rekap, laporan, dan monitoring aktivitas tender secara berkala.
- Menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan, harga penawaran, data customer, dan informasi penting lainnya.
Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Pendidikan minimal D3/S1.
- Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di bidang administrasi tender, procurement, kontrak, sales support, atau administrasi proyek.
- Diutamakan memiliki pengalaman menangani tender di sektor Oil & Gas, EPC, konstruksi, industri, trading, atau supply barang teknik.
- Memahami alur administrasi tender, pengadaan, dokumen legalitas perusahaan, dokumen penawaran, serta dokumen kontrak.
- Memiliki pengalaman menggunakan system CIVD, e-procurement, e-tendering, atau platform tender online menjadi nilai tambah.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Word, Excel, dan PowerPoint.
- Teliti, detail-oriented, rapi dalam pengarsipan dokumen, dan terbiasa bekerja dengan deadline.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta dapat berkoordinasi dengan berbagai pihak.
- Memiliki integritas, tanggung jawab, dan mampu menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan.
- Bersedia bekerja secara full WFO di area Graha Raya, Tangerang Selatan.
