Admin

1. Job Description (Tanggung Jawab Pekerjaan)

Tanggung jawab utama posisi ini adalah memastikan seluruh administrasi data, koordinasi pemeliharaan, dan alur kerja aplikasi berjalan dengan akurat dan tepat waktu.

● Manajemen Data & Database: Melakukan input data secara akurat ke dalam database penghuni (seperti pada file DATABASE CASA NAWASENA) serta memastikan seluruh fungsi pengelolaan kosan tercatat secara digital.

● Backend Administrator: Mengelola operasional backend aplikasi Urbanstyle, termasuk pembaruan status penyewaan kamar, koordinasi fitur Urbanride dan Urbanfood, serta monitoring modul pemeliharaan kamar.

● Koordinasi Pemeliharaan (Maintenance): Membuat tiket pemeliharaan berdasarkan laporan kerusakan dan melakukan pemantauan (reminder) secara berkala agar setiap keluhan penghuni segera ditangani oleh tim teknis.

● Administrasi Keuangan: Menyusun dan mengirimkan invoice (tagihan) serta menerbitkan kuitansi pembayaran secara tepat waktu untuk setiap transaksi.

● Layanan Aduan: Bertindak sebagai jembatan informasi untuk memastikan setiap komplain yang masuk mendapatkan respon dan tindak lanjut dari divisi terkait.

2. Job Specification (Spesifikasi Pekerjaan)

Kombinasi keahlian teknis dan karakter yang dibutuhkan agar operasional berjalan efektif:

● Keahlian Teknis (Hard Skills):

○ Data Management: Mahir mengoperasikan Google Sheets/Excel dengan fungsi logika menengah (VLOOKUP, Pivot Table) untuk mengelola data ribuan baris seperti pada database Casa Nawasena.

○ App Savvy: Cepat beradaptasi dalam menggunakan dashboard backend aplikasi (CMS) dan memahami alur kerja aplikasi digital.

○ Basic Accounting: Memahami prinsip dasar penagihan dan administrasi keuangan sederhana.

● Keahlian Non-Teknis (Soft Skills):

○ Ketelitian (Attention to Detail): Sangat teliti dalam memasukkan angka dan data untuk menghindari kesalahan pada invoice atau data penghuni.

○ Manajemen Waktu: Mampu mengatur skala prioritas antara tugas harian (data entry) dengan tugas insidental (komplain mendesak).

○ Proaktif: Memiliki inisiatif untuk memberikan reminder tanpa harus menunggu instruksi berulang.

3. Candidate Requirements (Kualifikasi Calon)

● Pendidikan: Minimal SMK Perkantoran, D3/S1 Administrasi, Manajemen, atau Sistem Informasi.

● Pengalaman: Minimal 1 tahun sebagai Admin Properti, Admin Operasional, atau posisi serupa (Pengalaman di bidang startup atau pengelolaan hunian menjadi nilai tambah).

● Karakter: Jujur, berintegritas tinggi dalam menjaga kerahasiaan data pribadi penghuni, dan memiliki komunikasi yang baik secara tulisan (untuk berinteraksi dengan penghuni melalui aplikasi/pesan).

4. Hal Recruitment Lainnya (Pendukung & KPI)

Untuk memastikan kandidat yang terpilih dapat langsung bekerja secara optimal, berikut adalah perangkat yang perlu disiapkan:

Alat Kerja & Akses

● Akses admin penuh ke akun Google Workspace (Spreadsheet/Drive).

● Akun admin khusus pada backend aplikasi Urbanstyle.

● Sistem atau aplikasi pembuat invoice (jika tidak dilakukan manual via Spreadsheet).

Indikator Keberhasilan (KPI)

Kategori

Target Output

Akurasi Data

0% kesalahan input pada database penghuni setiap bulannya.

Kecepatan Respon

Reminder komplain dikirimkan maksimal 30 menit setelah tiket masuk.

Ketepatan Waktu

Invoice dikirimkan paling lambat H-3 dari tanggal jatuh tempo.

Update Aplikasi

Status ketersediaan kamar di aplikasi diperbarui secara real-time.