Job description for Account Payable (AP) Staff at KGG
Job Description
Kami mencari Account Payable (AP) Staff yang teliti, bertanggung jawab, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk mengelola proses pembayaran perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Kandidat diharapkan mampu berkoordinasi dengan berbagai divisi serta memberikan penjelasan terkait proses dan pengeluaran dana secara profesional.
Tanggung Jawab
- Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung pembayaran (invoice, PO, kontrak, BAST, dan dokumen terkait lainnya).
- Memastikan seluruh pengajuan pembayaran telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
- Memproses pembayaran kepada vendor, supplier, maupun pihak ketiga secara tepat waktu.
- Melakukan pencatatan transaksi Account Payable secara akurat ke dalam sistem akuntansi.
- Melakukan rekonsiliasi saldo hutang dengan vendor serta memastikan tidak terdapat selisih data.
- Menyiapkan laporan hutang usaha, jadwal pembayaran, dan laporan cash outflow secara berkala.
- Berkoordinasi dengan divisi terkait mengenai kelengkapan dokumen dan status pembayaran.
- Memberikan penjelasan mengenai proses, jadwal, maupun alasan penundaan pembayaran kepada user internal dan vendor dengan komunikasi yang tegas, jelas, dan profesional.
- Menjaga hubungan kerja yang baik dengan vendor serta membantu menyelesaikan permasalahan terkait pembayaran.
- Mendukung proses audit internal maupun eksternal dengan menyediakan dokumen yang dibutuhkan.
- Melaksanakan tugas administrasi dan pekerjaan lain yang berkaitan dengan fungsi Account Payable.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal S1 Akuntansi, Keuangan, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Account Payable Staff atau posisi yang sejenis.
- Memahami proses Account Payable, alur pembelian (Procure to Pay), perpajakan dasar, serta administrasi pembayaran.
- Mampu membaca dan memverifikasi dokumen keuangan dengan teliti.
- Menguasai Microsoft Excel (Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIF, dan fungsi pengolahan data lainnya).
- Terbiasa menggunakan software ERP atau sistem akuntansi (SAP, Oracle, Accurate, Odoo, atau sejenisnya) menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan analisis yang baik, teliti, serta mampu bekerja dengan target dan tenggat waktu.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, tegas namun tetap luwes, sehingga mampu menjelaskan kebijakan dan proses pengeluaran dana kepada user maupun vendor secara profesional tanpa menimbulkan konflik.
- Mampu bekerja sama dalam tim serta berkoordinasi dengan berbagai departemen.
- Memiliki integritas tinggi, menjaga kerahasiaan data keuangan perusahaan, dan bertanggung jawab terhadap setiap proses pembayaran.
