Sales & Marketing Administration Coordinator

Lowongan Kerja – Sales & Marketing Administration Coordinator

Status: Full-Time (Onsite)

Lokasi: Stay.vie Living HQ – Jl. Dinoyo 131–133, Surabaya

Hari Kerja: Selasa s.d. Minggu (Senin libur)

Jam Kerja: 8 jam/hari, fleksibel mengikuti kebutuhan event & onboarding

Ringkasan Peran

Mendukung tim Sales & Marketing pada fase pasca-penjualan dengan porsi 70% administrasi (terutama BEO/kelengkapan dokumen) dan 30% operasi lapangan untuk event serta onboarding calon penghuni co-living. Fokus utama: ketelitian pencatatan, sinkronisasi lintas divisi/vendor, kontrol dokumen yang rapi, serta pelayanan hospitality yang profesional (memberi arahan jelas, menjaga pengalaman tamu/penghuni berjalan mulus).

Hospitality mindset adalah kunci dalam posisi ini. Kandidat dituntut memiliki komunikasi yang sopan dan rapi, responsif, mampu menenangkan situasi, dan siap bekerja dalam ritme operasional yang dinamis termasuk perubahan mendadak di lapangan.

Tanggung Jawab Utama

A. Administrasi Penjualan & Event (BEO, Dokumen, dan Handover)

• Menangani pekerjaan administratif hasil serah-terima dari Divisi Sales & Marketing, termasuk seluruh dokumen pasca-penjualan yang wajib siap sebelum event/onboarding berjalan.
• Menyusun, memperbarui, dan mengarsip BEO dengan kontrol versi (nomor, revisi, tanggal, PIC) secara disiplin dan konsisten.
• Menyusun BEO untuk kebutuhan operasional lapangan, memastikan detail acara tertulis jelas, terukur, dan dapat dieksekusi tim operasional (FO/F&B/Housekeeping/AV).
• Menjaga konsistensi data antara quotation–BEO–invoice–termin–bukti bayar–addendum hingga post-event charge (tidak ada data yang “beda-beda” antar dokumen).
• Menyusun rundown, room layout, daftar kebutuhan AV/dekor/signage, serta house rules vendor agar eksekusi lapangan rapi dan minim miskomunikasi.
• Menyiapkan undangan/daftar hadir test food, merekap feedback, keputusan menu, dan memastikan hasil final terdokumentasi jelas.
• Menjadwalkan technical meeting (TM) antar vendor/divisi; membuat MoM (Minutes of Meeting), action list, serta checklist eksekusi yang terukur.
• Menjaga arsip digital rapi di Drive (struktur folder, penamaan, versi, akses) agar dokumen mudah dicari, aman, dan siap audit internal.
• Memutakhirkan CRM/lead tracker untuk status pasca-sales, termasuk handover yang jelas ke tim operasional dan keuangan bila diperlukan.

B. Operasi Event & Customer Handling (On-site Coordination)

• Co-PIC on-site: verifikasi setup sesuai BEO, koordinasi lintas divisi (FO/F&B/Housekeeping/AV), serta melakukan final check pra-acara.
• Melakukan koordinasi aktif dengan customer dan berbagai vendor (EO, dekorasi, dokumentasi, MC/entertainment, AV, dll.) untuk memastikan BEO akurat, realistis, dan sesuai kondisi venue.
• Memahami alur event perhotelan end-to-end: briefing, technical meeting, load-in/load-out, akses vendor, jalur logistik, kebutuhan operasional, hingga sign-off dan post-event follow-up.
• Memimpin test food on-site: memastikan alur berjalan, form penilaian tersedia, dokumentasi keputusan lengkap, dan tidak ada detail yang “abu-abu”.
• Memfasilitasi TM: briefing vendor terkait jadwal, akses, SOP venue, serta memastikan seluruh pihak paham aturan dan batasan operasional.
• Menemui/menjawab klien terkait perubahan minor dan memastikan sign-off dokumen dilakukan dengan tertib untuk menghindari dispute.

C. Co-Living Onboarding & Hospitality Service

• Menjadi kontak utama pra-check-in calon penghuni: konfirmasi tanggal check-in, jam kedatangan, kebutuhan khusus, dan kesiapan administrasi.
• Menyediakan panduan profesional (house rules, fasilitas, pembayaran/termin, deposit, dokumen identitas) dengan komunikasi yang sopan dan jelas.
• Menyusun pre-move-in checklist: kesiapan kamar/amenities, akses kunci, Wi-Fi, utilitas, welcome kit, dan sinkronisasi dengan tim operasional.
• Melakukan orientasi singkat saat kedatangan dan menyusun rekap onboarding (H+1) untuk FO/Operasional & Keuangan agar tindak lanjut terkontrol.
• Catatan: Ruang lingkup dapat berkembang sesuai kebutuhan (mis. dukungan kampanye tematik, koordinasi merchandise suvenir, pengayaan template BEO/onboarding).

Kualifikasi & Kompetensi

• D3/S1 Administrasi/Manajemen/Perhotelan/Komunikasi atau pengalaman relevan (event/venue/hospitality/administrasi proyek).
• Hospitality-minded (wajib): komunikatif, empatik, mampu memberi arahan yang jelas, sopan, dan profesional kepada klien/penghuni.
• Sangat teliti & rapi: terbiasa dengan dokumen multi-versi (BEO, termin, MoM, checklist) dan sanggup menjaga konsistensi data.
• Terbiasa koordinasi lintas divisi & vendor, follow-up proaktif, responsif pada perubahan mendadak, dan mampu menjaga tone komunikasi tetap baik.
• Menguasai Google Workspace (Sheets/Docs/Drive), WhatsApp Business; CRM dasar.
• Fleksibel jam kerja (shift pagi/siang/malam) mengikuti agenda event & jadwal check-in; bekerja Selasa–Minggu (Senin libur).
• Nilai tambah (tidak wajib): pengalaman test food/TM, floor-plan sederhana, signage menu, atau onboarding tenant co-living/apartemen.
• Grooming rapi dan profesional (wajib): karena akan tampil mendampingi tamu/klien saat event, walkthrough venue, dan agenda onboarding.

Kompensasi & Fasilitas

• Gaji pokok: Rp4.000.000 – Rp4.500.000 per bulan.
• Bonus: peluang bonus berbasis evaluasi kinerja dan kebutuhan operasional.
• BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, THR.
• Fee transport apabila dibutuhkan terkait penugasan/event.
• Fasilitas kerja sesuai kebijakan (atribut/seragam on-site bila berlaku).

Tambahan Informasi:

Posisi ini dibuka untuk penugasan efektif mulai Februari 2025, dengan target maksimal penempatan hingga 15 Februari 2025. Kandidat yang dinyatakan diterima akan menjalani masa penyesuaian dan evaluasi selama 1–2 bulan sebagai periode pembelajaran terstruktur sekaligus pembuktian kelayakan kinerja, meliputi pemahaman alur kerja, ketepatan administrasi (BEO & dokumen pendukung), koordinasi lintas pihak, serta kesiapan operasional di lapangan sesuai standar hospitality Stay.vie Living.

Ketentuan Fleksibilitas Event:

Pada periode event, kandidat dapat diminta standby di luar jam kerja standar sesuai kebutuhan operasional (dengan kompensasi/ketentuan internal).