Operation (Project) Admin

TANGGUNG JAWAB UTAMA

• Mengelola administrasi proyek secara lengkap, akurat, dan terorganisir

• Menyiapkan, mengarsipkan, dan mengendalikan dokumen proyek baik dalam bentuk fisik maupun digital

• Membuat dan memperbarui laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait progres proyek sesuai kebutuhan

• Mengumpulkan data progress pekerjaan dari Site Leader dan tim lapangan untuk keperluan pelaporan

• Membantu penyusunan dokumen administrasi proyek seperti surat tugas, berita acara, checklist, dan dokumen pendukung lainnya

• Melakukan monitoring kelengkapan dokumen proyek yang dibutuhkan oleh internal maupun klien

• Mengelola administrasi kehadiran, timesheet, lembur, dan data tenaga kerja proyek sesuai prosedur Perusahaan

• Membantu proses administrasi pengadaan material, alat kerja, dan kebutuhan operasional proyek

• Berkoordinasi dengan Finance terkait administrasi tagihan, pembayaran vendor, reimbursement, dan kebutuhan administrasi proyek lainnya

• Memastikan seluruh data proyek terdokumentasi dan tersimpan dengan baik untuk keperluan audit maupun evaluasi

• Membantu pengelolaan korespondensi proyek dengan pihak internal maupun eksternal

• Menjaga kerahasiaan data dan dokumen Perusahaan

• Melaksanakan pekerjaan ad hoc lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup jabatan

​

2. OUTPUT

• Dokumentasi proyek lengkap dan rapi

• Laporan progress proyek yang akurat dan tepat waktu

• Data administrasi terpelihara dengan baik

• Jadwal dan administrasi proyek yang terkelola dengan baik

• Administrasi kehadiran dan timesheet proyek terdokumentasi dengan benar

• Kebutuhan administrasi operasional proyek terpenuhi sesuai jadwal

• Dokumen pendukung penagihan dan pelaporan tersedia secara lengkap

• Tingkat kepatuhan administrasi proyek sesuai standar Perusahaan

3. OTORITAS PEKERJAAN

• Mengelola dan mendistribusikan dokumen proyek

• Meminta update data dari tim terkait proyek

• Mengingatkan timeline dan deadline administrasi

• Monitoring kelengkapan dokumen operasional proyek

a. Approve and/or Implement

• SPPL tim jika ada

• Ijin Karyawan keluar kantor

• Surat Tugas Luar Kota jika ada

• Korespondensi dengan internal/external

4. SPESIFIKASI PEKERJAAN

a. Kualifikasi Umum

• Minimal S1/D3 Administrasi Bisnis, Manajemen, Teknik Industri, atau bidang terkait

• Pengalaman minimal 1 – 2 tahun sebagai Project Admin, Admin Operasional, Admin Proyek, atau posisi sejenis (fresh graduate dipertimbangkan untuk posisi junior)

• Memahami dasar-dasar dan pelaporan administrasi yang rapi

• Mampu mengoperasikan Microsoft Office dengan baik

• Memiliki ketelitian tinggi, integritas dan teknik problem solving yang baik

• Disiplin dan mampu bekerja dengan deadline

• Bersedia ditempatkan di kantor maupun lokasi proyek sesuai kebutuhan Perusahaan

b. Keahlian

• Administrasi

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)

• Document Control

• Data Entry & Filing Management

• Project Reporting

• Time management

• Analytical thinking

• Communication skill