Job description for Front Desk Receptionist at Mahika Jogja Villas
Tugas dan Tanggung Jawab Utama
1. Pelayanan Reservasi Tamu
Menerima dan memproses reservasi melalui WhatsApp, telepon, email, OTA (Traveloka, Agoda, Booking.com, Airbnb), dan walk-in guest.
Memberikan informasi terkait tipe kamar, fasilitas villa, harga, promo, serta kebijakan menginap.
Memastikan data reservasi tercatat dengan akurat pada sistem administrasi.
Melakukan konfirmasi pemesanan kepada tamu sebelum kedatangan.
2. Proses Check-in dan Check-out
Menyambut tamu dengan ramah dan profesional.
Memverifikasi identitas tamu sesuai prosedur.
Menjelaskan fasilitas villa, jam operasional, dan peraturan selama menginap.
Mengelola proses pembayaran, deposit, serta pengembalian deposit saat check-out.
Memastikan proses check-out berjalan cepat dan nyaman.
3. Guest Relation & Customer Service
Menjadi pusat informasi bagi tamu selama masa menginap.
Menangani pertanyaan, permintaan khusus, dan keluhan tamu dengan cepat dan tepat.
Menjaga kepuasan tamu melalui pelayanan yang ramah dan responsif.
Membangun hubungan baik dengan tamu untuk meningkatkan loyalitas dan ulasan positif.
4. Administrasi Front Office
Membuat laporan harian okupansi dan pendapatan.
Mengelola data tamu dan arsip administrasi.
Mengoperasikan Microsoft Word dan Excel untuk kebutuhan laporan operasional.
Memastikan seluruh transaksi tercatat dengan benar.
5. Koordinasi Antar Departemen
Berkoordinasi dengan Housekeeping terkait kesiapan kamar sebelum check-in.
Berkoordinasi dengan Maintenance apabila terdapat kerusakan fasilitas.
Menyampaikan kebutuhan atau permintaan tamu kepada departemen terkait.
Memastikan kelancaran operasional villa secara keseluruhan.
6. Penanganan Komunikasi Online
Merespons chat dan pesan dari calon tamu maupun tamu yang sedang menginap.
Menjawab pertanyaan melalui media sosial dan platform reservasi.
Memberikan informasi yang jelas, cepat, dan profesional kepada pelanggan.
7. Operasional Shift
Bekerja dengan sistem shift pagi, sore, atau malam.
Melakukan serah terima informasi antar shift.
Memastikan area Front Office tetap rapi, bersih, dan siap melayani tamu setiap saat.
Kompetensi yang Dibutuhkan
Komunikasi interpersonal yang baik.
Customer service dan hospitality.
Bahasa Inggris dasar hingga menengah.
Kemampuan administrasi dan pengoperasian Microsoft Office.
Problem solving dan complaint handling.
Teamwork dan koordinasi lintas divisi.
Manajemen waktu dan kemampuan bekerja dalam sistem shift.
Target Kinerja (KPI)
Tingkat kepuasan tamu.
Kecepatan respons terhadap pertanyaan dan keluhan.
Akurasi data reservasi dan transaksi.
Jumlah ulasan positif dari tamu.
Minimnya kesalahan administrasi dan operasional.
Tingkat hunian (occupancy) yang didukung oleh pelayanan Front Office yang optimal.
