Job description for CUSTOMER SERVICE & RETURN ADMIN at PT VIN TEKNOLOGI SUKSES MAKMUR
PT VIN TEKNOLOGI SUKSES MAKMUR adalah perusahaan yang menyediakan layanan end to end mulai dari importir, distributor hingga retailer langsung ke end user. Kami menjual berbagai produk gaming ternama seperti REXUS, FANTECH, LOGITECH, RAZER, dan STEELSERIES. Selain itu, kami juga merupakan pemegang Official Store di e-commerce untuk Logi Store Official (Logitech OS) serta empat brand lainnya yang masih dirahasiakan. Kami sedang mencari individu yang kompeten dan antusias untuk bergabung dalam tim kami sebagai Customer Service & Return Admin. Posisi ini sangat penting dalam memastikan pengalaman pelanggan yang baik dan efisiensi proses pelayanan serta pengembalian barang.
Uraian Tugas
- Customer Service & Handling Komplain
- Merespons pertanyaan, keluhan, dan chat pelanggan di marketplace (Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, dll) dan channel lain sesuai SLA
- Memberikan informasi produk, status pesanan, dan solusi atas kendala pelanggan secara ramah dan profesional
- Menangani komplain pelanggan dengan cepat, tepat, dan solutif untuk menjaga rating toko/performa marketplace
2. Pengelolaan Retur & Refund
- Memproses pengajuan retur dan refund pelanggan sesuai SOP dan kebijakan perusahaan
- Melakukan pengecekan dan verifikasi kondisi barang retur bersama tim gudang
- Menginput dan memonitor status retur/refund pada sistem/sheet tracking yang ditentukan
- Memastikan proses retur/refund diselesaikan tepat waktu dan sesuai ketentuan marketplace
3. Koordinasi & Monitoring Order
- Berkoordinasi dengan tim gudang, admin e-commerce, dan customer service marketplace terkait status pesanan bermasalah
- Memantau performa toko (rating, chat response rate, komplain) dan melaporkan isu berulang ke atasan
- Membantu menjaga standar kualitas layanan sesuai kebijakan masing-masing platform marketplace
4. Reporting & Administrasi
- Membuat laporan harian/mingguan terkait komplain, retur, dan refund
- Melakukan pengarsipan dokumen dan data terkait retur/refund secara rapi dan terstruktur
- Menjalankan tugas administratif lain terkait customer service dan operasional e-commerce
Kualifikasi
- Min. SMA/SMK/D3, semua jurusan (Komunikasi/Administrasi Bisnis nilai plus)
- Min. 1 tahun pengalaman sebagai Customer Service, Admin Retur, atau Admin E-commerce (fresh graduate dengan kemampuan komunikasi baik dapat dipertimbangkan)
- Familiar dengan sistem chat/CS marketplace (Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, dll)
- Memahami alur proses retur dan refund di marketplace
- Terbiasa menggunakan Excel/Google Sheets untuk pencatatan dan pelaporan
- Komunikatif, sabar, dan ramah dalam menghadapi pelanggan dengan berbagai karakter
- Teliti dan cekatan dalam memverifikasi kondisi barang retur
- Mampu bekerja dengan target SLA dan tetap tenang di bawah tekanan (volume komplain tinggi)
- Jujur dan bertanggung jawab dalam menangani data pelanggan dan transaksi retur/refund
