Warehouse Administration and Operational Coordinator

Istana Kancing mencari Warehouse Administration & Operations Coordinator yang kuat dalam administrasi inventory sekaligus operasional gudang. Posisi ini akan menjadi partner kerja dan support utama Operational Lead dalam memastikan aktivitas gudang berjalan secara efektif serta menjaga kesesuaian antara stok fisik, administrasi, dan data pada sistem. Kami mencari kandidat yang tidak hanya memahami aktivitas gudang, tetapi juga memiliki kemampuan teknis dalam Microsoft Excel/Google Sheets, administrasi stok, stock opname, inventory reconciliation, reporting, serta penggunaan Accurate atau sistem inventory/ERP lainnya. Posisi ini cocok untuk Anda yang teliti terhadap data dan angka, memiliki kemampuan problem solving, mampu mengkoordinasikan tim, tetapi tetap bersedia terjun langsung ke aktivitas operasional ketika diperlukan.

Tanggung Jawab

Warehouse Administration & Inventory Control

* Memastikan pencatatan barang masuk, keluar, mutasi, retur, dan adjustment dilakukan secara akurat dan tepat waktu.

* Memastikan kesesuaian antara stok fisik, dokumen transaksi, dan data sistem.

* Mengelola administrasi inventory, stock movement, database SKU, dan dokumen gudang.

* Melakukan rekonsiliasi dan tracing apabila ditemukan selisih stok.

* Mengolah data dan membuat laporan inventory menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets.

* Mengoperasikan serta memastikan akurasi data pada Accurate dan/atau sistem inventory perusahaan.

Stock Opname & Data Accuracy

* Mempersiapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan stock opname berkala.

* Mengatur proses counting, recount, dan validasi hasil stock opname.

* Menganalisis variance antara stok fisik dengan sistem.

* Menelusuri penyebab selisih dan membuat laporan serta rekomendasi perbaikan.

* Membantu membangun kontrol inventory untuk meminimalkan kesalahan berulang.

Warehouse Operations

* Mengkoordinasikan aktivitas receiving, checking, putaway, storage, picking, packing, QC, outbound, dan retur.

* Memastikan penempatan barang sesuai rak/bin/location yang telah ditentukan.

* Memastikan proses picking dan QC berjalan dengan akurat.

* Membantu menjaga kerapihan, keteraturan, keamanan, dan efisiensi area gudang.

* Mendukung penataan layout, relokasi barang, dan optimalisasi gudang sesuai kebutuhan operasional.

Team Coordination

* Membantu Operational Lead mengatur pembagian pekerjaan dan prioritas harian tim gudang.

* Memantau progress dan ketepatan penyelesaian pekerjaan.

* Menjadi PIC maupun backup untuk proses administrasi dan inventory yang kritikal.

* Membimbing staf dalam administrasi gudang, penggunaan sistem, inventory control, dan product knowledge.

* Berkoordinasi dengan divisi terkait untuk memastikan pergerakan barang dan data inventory berjalan dengan baik.

Persyaratan

* Pendidikan minimal SMA/SMK/D3/S1.

* Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam warehouse administration, inventory control, logistics, atau operasional gudang.

* Pengalaman sebagai Senior Warehouse Admin, Inventory Controller, Warehouse Coordinator, atau posisi sejenis menjadi nilai tambah.

* Memahami proses inbound, outbound, stock movement, stock opname, inventory reconciliation, dan warehouse administration.

* Wajib menguasai Microsoft Excel/Google Sheets minimal level intermediate, termasuk Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIF/SUMIFS, COUNTIF, Filter/Sorting, dan pengolahan data.

* Pengalaman menggunakan Accurate, ERP, WMS, atau inventory system menjadi nilai tambah kuat.

* Teliti terhadap angka, jumlah barang, SKU, dan data inventory.

* Memiliki kemampuan analisis dan problem solving, terutama dalam menelusuri penyebab selisih stok.

* Mampu mengatur prioritas dan mengkoordinasikan pekerjaan tim.

* Cepat mempelajari produk dan SKU dalam jumlah banyak.

* Bersedia terlibat langsung dalam aktivitas operasional gudang apabila diperlukan.

* Memiliki karakter jujur, disiplin, cekatan, bertanggung jawab, detail-oriented, dan kolaboratif.

Kenapa Bergabung dengan Istana Kancing?

Di Istana Kancing, Anda tidak hanya menjalankan rutinitas administrasi gudang. Anda memiliki kesempatan untuk ikut membangun dan menyempurnakan sistem warehouse & inventory yang semakin terstruktur.

Anda akan mendapatkan kesempatan untuk:

* Berkembang dari sisi warehouse operation, inventory control, data analysis, dan team coordination.

* Terlibat langsung dalam pengembangan sistem administrasi dan pengelolaan inventory.

* Mengembangkan kemampuan Excel/Google Sheets, Accurate, inventory system, dan product knowledge melalui pekerjaan nyata.

* Bekerja bersama berbagai divisi sehingga memperoleh pemahaman proses bisnis yang lebih luas.

* Memiliki ruang untuk memberikan ide, improvement, dan solusi terhadap proses kerja.

* Bertumbuh menuju tanggung jawab yang lebih besar seiring perkembangan kompetensi dan perusahaan.

Kami percaya warehouse yang kuat bukan hanya tentang barang yang tersimpan dengan rapi, tetapi tentang people, process, data, dan system yang bekerja secara akurat dan terintegrasi. Jika Anda menyukai pekerjaan yang memadukan data, sistem, problem solving, koordinasi tim, dan aktivitas operasional, kami mengundang Anda untuk tumbuh bersama Istana Kancing.